Outlook: Mail zurückrufen – so geht's

Es ist schneller passiert als man denkt: Sie verfassen eine E-Mail und verschicken sie sofort, weil es eilig ist. Und dann merken Sie, dass Sie den Anhang vergessen oder die Mail an die falsche Adresse geschickt haben. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine irrtümlich versendete E-Mail in Microsoft Outlook oder Microsoft Outlook 2021 ganz einfach wieder zurückrufen können.

E-Mail zurückrufen in Outlook Wann ist es möglich, eine gesendete Nachricht zurückzuholen

Grundsätzlich ist es möglich, eine E-Mail in Outlook auch im Nachhinein zurückzuholen. Das funktioniert aber nur, wenn

sowohl Sie als auch der Empfänger ein Microsoft 365- beziehungsweise ein Microsoft Exchange-Mail-Konto in der gleichen Organisation nutzen.
der Empfänger die Nachricht noch nicht gelesen hat.

Tipp: Auch in Microsoft Outlook 2019 (Multilanguage Version) gibt es die Möglichkeit, Mails zurückzurufen.

Outlook-Nachricht zurückrufen Schritt-für-Schritt-Anleitung

Sind die genannten Bedingungen erfüllt, gehen Sie nun wie folgt vor:

Öffnen Sie zunächst die Mail, die Sie zurückholen möchten. Sie finden sie im Ordner „Gesendete Elemente“.
Klicken Sie dann am oberen Rand in der Menüleiste im Abschnitt „Verschieben“ auf den Eintrag „Aktionen“.
Wählen Sie nun „Diese Nachricht zurückrufen…“ Es öffnet sich ein Fenster.
Sie können nun entscheiden, ob Sie die Outlook-Mail zurückziehen – also komplett löschen – oder sie durch eine andere Mail ersetzen möchten.
Mit einem Häkchen können Sie bestimmen, ob Sie den Empfänger über den Rückruf der Email benachrichtigen möchten.
Wollen Sie statt der ursprünglichen Mail eine Ersatznachricht versenden, ist dies in einem neuen Fenster möglich.

Microsoft Outlook zeigt Ihnen anschließend eine Meldung darüber, dass Sie versucht haben, Ihre Mail zurückzurufen.

Tipp: Sie möchten mit Outlook möglichst effizient arbeiten? Dann empfehlen wir Ihnen diese Betriebssysteme:

Windows 11 Enterprise

Windows 11 Pro for Workstation

E-Mail in Outlook zurückziehen So erkennen Sie fehlgeschlagene und erfolgreiche Rückholversuche

Haben Sie die entsprechenden Aktionen ausgeführt, um eine irrtümlich verschickte E-Mail in Outlook zurückzufordern, erhalten Sie eine Nachricht. Darin erkennen Sie, ob der Rückruf erfolgreich war – oder nicht.

Ein weiteres Kriterium, das über das Gelingen Ihres Rückholversuches entscheidet, sind die Mail-Einstellungen des Empfängers:

Hat der Empfänger in Microsoft Outlook die Standardeinstellungen beibehalten: dann ist automatisch die Funktion „Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen und -abrufe automatisch bearbeiten“ aktiviert. In diesem Fall sieht er in seinem Posteingang trotzdem die ursprüngliche Nachricht. Aber auch eine Nachricht darüber, dass jemand versucht hat, die Mail zurückzurufen. Hat er bis dahin Ihre Mail noch nicht gelesen, wird sie durch die Rückruf-Benachrichtigung ersetzt. Eine Information über die zurückgerufene Mail erhält er zusätzlich. Anders sieht es aus, wenn der Empfänger Ihre Outlook-Mail bereits geöffnet und gelesen hat. Dann ist es nicht möglich, die mit Outlook gesendete Mail zurückzurufen. Sie verbleibt im Postfach des Empfängers, und er wird lediglich darüber informiert, dass ein Rückruf-Versuch stattgefunden hat.
Die Einstellung „Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen und -abrufe automatisch bearbeiten“ ist deaktiviert. In diesem Fall findet der Empfänger sowohl die ursprüngliche Mail als auch die Rückruf-Benachrichtigung in seinem Postfach. Je nachdem, welche dieser Nachrichten er zuerst öffnet, kann der Rückruf erfolgreich sein oder nicht. Klickt er als erstes auf die Rückrufnachricht, löscht Outlook die E-Mail automatisch. Öffnet er jedoch zuerst die ursprüngliche Mail, kann er diese wie gewohnt lesen. Der Rückruf ist dann also fehlgeschlagen.
Outlook verschiebt die Mails automatisch in einen anderen Ordner. Mit dieser Einstellung ist es leider nicht möglich, eine mit Outlook versandte E-Mail zurückzurufen.
In den Voreinstellungen kann man ebenfalls festlegen, dass Outlook sowohl die Nachricht als auch die Rückruf-Information verschiebt. Ist diese Regel beim Empfänger definiert, kommt es wieder darauf an, welche der beiden Nachrichten zuerst geöffnet wird.

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Outlook: Abwesenheitsnotiz in einrichten

Richten Sie in Microsoft Outlook ganz einfach eine Abwesenheitsnotiz für Ihre E-Mails ein. So erhalten Mail-Absender automatisch eine vorgefertigte Antwort. Besonders praktisch ist dies, wenn Sie etwa im Urlaub sind oder aus anderen Gründen wie aufgrund von Krankheit einige Zeit nicht persönlich antworten können.

Outlook: Automatische Abwesenheitsnotiz einstellen

So richten Sie Schritt für Schritt die Abwesenheitsnotiz in Outlook ein:

Öffnen Sie Outlook, zum Beispiel Microsoft Outlook 2021.
Klicken Sie links oben auf „Datei“.
Im Menüfenster wählen Sie die Schaltfläche „Automatische Antworten“.
Es öffnet sich ein weiteres Menüfenster. Hier aktivieren Sie Ihre automatische Antwort und legen den Zeitraum fest, in dem Outlook eine Abwesenheitsnotiz versenden soll.
Mit „OK“ bestätigen.

Tipp: Probieren Sie gerne auch die Microsoft Outlook 2019 Multilanguage-Vollversion aus.

Für Fortgeschrittene: Regeln für die Abwesenheitsnotiz in Outlook festlegen

Es können sich Situationen ergeben, in denen Sie keine Mails von Kolleg:nnen nd Kund:nnen erhalten wollen. Gleichzeitig müssen Sie aber für bestimmte Mails dennoch erreichbar sein. Auch für solche Sonderfälle hat Outlook unter Microsoft Office 2021 eine Lösung parat:

Wählen Sie dafür zunächst das Dialogfeld „Automatische Antworten“ und klicken dann auf „Regeln…“.

Mit dem Button „Regel hinzufügen“ haben Sie jetzt die Möglichkeit, mehrere Ausnahmen für bestimmte Kontakte oder E-Mails festzulegen. Ihnen stehen dabei folgende Absender-Optionen zur Verfügung:

Von…: Nachrichten von hier festgelegten Mail-Adressen werden so bearbeitet, wie Sie es in den Regeln festgelegt haben.
Gesendet an…: Mit dieser Funktion bestimmen Sie die Regeln für E-Mails, die Sie beispielsweise über einen Verteiler erhalten.
Betreff: Tauchen in der Betreffzeile festgelegte „Trigger-Worte“ („Wichtig“, „Dringend“ o.ä.) auf, gelten dafür ebenfalls die von Ihnen festgelegten Regeln.
Nachrichtentext: Ähnlich wie bei der Betreffzeile können Sie bestimmte Formulierungen im Nachrichtentext festlegen, bei denen die Sonderregelungen greifen. Das können zum Beispiel Wortfolgen wie „dringende Antwort“, „melden Sie sich umgehend“ oder „Nur bis … gültig“ sein.
Im nächsten Schritt legen Sie im gleichen Fenster die Aktionen fest, mit denen Outlook auf eingehende Mails reagieren soll.
Hinweisen mit: Hier bestimmen Sie, welche Ihrer Antwort-Mails einen zusätzlichen Hinweistext erhalten sollen.
Löschen: Wählen Sie diese Option, werden entsprechende E-Mails automatisch gelöscht.
Verschieben in: Zur späteren Ansicht bestimmen Sie hier einen anderen Speicherort für Ihre Mail-Eingänge.
Kopieren in: Mit dieser Option erstellt Outlook eine Kopie der gekennzeichneten Mail und behält das Original im Posteingang.
Weiterleiten: Mails mit entsprechender Markierung werden beispielsweise an die Adresse eines Kollegen/einer Kollegin weitergeleitet.
Antworten mit: Möchten Sie bestimmten Absendern eine besondere Abwesenheitsnotiz zukommen lassen, ist dies die Option, die Sie dafür benötigen.
Benutzerdefiniert: Profis in Sachen Outlook laden hiermit speziell implementierte Vorlagen.

Office-Pakete, mit denen Sie alle Vorteile von Outlook nutzen können:

Persönliche Outlook-Abwesenheitsnotiz einrichten: Beispieltext und Vorlagen

Nutzen Sie die Abwesenheitsnotiz in Outlook eher privat, lassen sich auch ein paar Urlaubsbilder, Emojis oder witzige Sprüche unterbringen. Ein „Schreibt so viel ihr wollt – ich melde mich in ca. 99 Jahren zurück“ oder etwas wie „Vorerst hat sich’s ausgemailt! Glückwünsche nehme ich dieses Jahr nur persönlich entgegen“ bringen fast alle Menschen zum Lächeln.

Beruflich aber sollte es dann doch schon formeller zugehen. Hier bieten sich Abwesenheitsnotizen an, die in etwa so klingen können:

„Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Mail. Aktuell befinde ich mich im Urlaub und bin erst ab dem (Datum) wieder erreichbar. Ihre Mail wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen/ meine Kollegin (Name und E-Mailadresse)“

Mit freundlichen Grüßen

Oder:

„Liebe Kolleg:nnen,

ich bin im Urlaub. Erst ab dem (Datum) bin ich wieder für euch da! Sollte euer Anliegen dringend sein, wendet euch doch bitte an meinen Vertreter (Name und Mail-Adresse). Bis bald, (Name)“

Tipp: Speziell für Mac-Nutzer gibt’s auch Microsoft Office für Mac!

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Outlook Signatur ändern - so geht's!

Microsoft Outlook Signatur ändern - schnell und einfach erklärt!

Wie kann man die Outlook Signatur ändern? Früher, als man noch alle Briefe in Papierform verschickte, durfte die sogenannte Abschiedsformel auf keinen Fall fehlen. So etwas wie „Liebe Grüße“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ und dazu die persönliche Unterschrift war ein Muss. Aber wer sagt eigentlich, dass das heute im E-Mail-Verkehr nicht mehr so sein sollte? Wer mit Microsoft Outlook zum Beispiel in Windows 11 oder Windows 11 Home arbeitet, kann ganz einfach eine Outlook Signatur erstellen und jederzeit diese Outlook Signatur ändern.

Muss man eine Outlook Signatur erstellen?

Das kommt ganz darauf an, ob man eine rein private oder eine geschäftliche E-Mail schreibt. Im geschäftlichen Bereich ist eine Signatur unter E-Mails seit 2007 Pflicht.

Das heißt, dass für Selbstständige, Freiberufler oder Gesellschaften, sobald sie eine Rechnung oder ein Angebot per Mail versenden, als Absenderangabe die gleichen Informationen wie in einem Impressum stehen müssen.

Zwingend vorgeschrieben sind dabei diese Mindestangaben:

Name des Unternehmens
vollständiger Name des Inhabers
ladungsfähige Anschrift

Zum Glück lässt sich das mit Microsoft Outlook 2021 fast im Handumdrehen bewerkstelligen. Und ein tolles Firmenlogo, eine vorgefertigte Unterschrift oder auch ein Porträt des Absenders kann man auch ganz einfach integrieren, wenn man die Outlook Signatur erstellen will.

Und so wird’s gemacht

Beispielsweise in der Microsoft Outlook 2019 Multilanguage Vollversion mit dem Betriebssystem Windows 11 Pro oder Windows 11 Pro N lassen sich Signaturen automatisch an alle ausgehenden Mails anhängen. Auch ist es möglich, nur einzelne E-Mails mit einer Signatur zu versehen. Will man eine Outlook Signatur ändern, geht man ebenfalls so vor:

Dazu muss zunächst eine neue E-Mail-Nachricht geöffnet werden.
Im Menü „Nachricht“ die Option „Signatur“ auswählen.
Unter „Signatur zum Bearbeiten“nun die Option „Neu“ auswählen.
Im Dialogfeld „Neue Signatur“ der Signatur nun einen Namen geben.
Mit „Signatur bearbeiten“ die persönliche Abschiedsformel verfassen. Dabei lassen sich die Schriftart, Schriftgröße, Textausrichtung und Farbe einfach festlegen. Will man später die Outlook Signatur ändern, lässt sich jeder einzelne Punkt auch nachträglich noch bearbeiten.
Mithilfe der Option „Standardsignatur auswählen“im Dropdown-Menü „E-Mail-Konto“ nun zunächst das entsprechende Konto auswählen, dem die Signatur zugeordnet werden soll.

Tipp: Jedes E-Mail-Konto in Outlook, zum Beispiel in Windows 11 Education, kann man mit einer eigenen individuellen Signatur versehen. Je individueller und spezifischer diese ausfallen, desto persönlicher fühlen sich die Empfänger angesprochen. Im Business-Kontext kann das professioneller wirken.

Sollen alle Nachrichten die Signatur erhalten, im Dropdown-Menü „Neue Nachrichten“ eine der Signaturen auswählen.
Sollen nicht alle neuen Nachrichten automatisch eine Signatur erhalten, einfach (keine) anklicken
Soll die Signatur auch auf Antwortmails oder Weiterleitungen gezeigt werden, unter „Antworten/Weiterleitungen“eine entsprechende Signatur auswählen.
Ist das nicht erforderlich, die Standardoption (ohne) wählen.

Bild: ©PhotoGranary, stock.adobe.com

Signatur einzeln manuell hinzufügen

Hat man sich dafür entschieden, dass nicht jede Mail automatisch mit einer entsprechenden Signatur versehen werden soll, lassen sich auch im Nachhinein noch einzelne Mails mit Unterschrift, Adresse, Bild etc. versehen.

Eine einzelne Mail auswählen und auf der Registerkarte „Nachricht“ die Option „Signatur“ wählen.

Im Flyoutmenü kann nun jede erstellte Signatur ausgewählt werden, um unter der einzelnen Nachricht angezeigt zu werden.

Bild, Logo und Unterschrift hinzufügen

Mit Microsoft Outlook lässt sich auch unter Windows 11 Enterprise und Windows 11 Pro for Workstation eine Signatur mit Bildern erstellen oder entsprechend die Outlook Signatur ändern.

Dazu in einer neuen E-Mail Signatur> Signaturen auswählen.
Im Feld „Signatur zum Bearbeitenauswählen“ die Signatur anklicken, die mit einem Logo, einem Bild oder mit der digitalisierten Unterschrift (als Bild) versehen werden soll.
Mit dem Symbol Bild nun eine entsprechende Bilddatei auf dem PC aussuchen und per „Einfügen“ mit der Signatur verbinden.
Mit einem rechten Mausklick auf das Bild unter der Registerkarte „Größe“ die Fläche des Bildes anpassen.

Tipp: Ist das Kontrollkästchen „Seitenverhältnis sperren“ aktiviert, bleiben die Bildverhältnisse erhalten.

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Outlook, Word und Excel verknüpfen

Outlook, Word und Excel verknüpfen – so klappt's!

Wie man Microsoft Outlook, Word und Excel verknüpfen kann, zeigen wir in diesem Beitrag. Ob privat oder geschäftlich – die Office Suite auf dem PC erleichtert viele Arbeitsgänge und ermöglicht eine saubere Darstellung verschiedenster Dokumente. Mit Microsoft Word lassen sich formatierte Texte erstellen, Microsoft Excel ist das top Programm für Tabellenkalkulationen, Berechnungen und Datenverarbeitung. Und mit Microsoft Outlook schließlich werden sämtliche E-Mails verwaltet und mithilfe des integrierten Kalenders Termine organisiert.

Word und Excel verknüpfen

Gerade im Büroalltag ist es oft nötig, in ein Dokument von Microsoft Word eine Tabelle zu integrieren. Die kann man dann entweder im Programm selbst erstellen – oder ganz einfach mit einer Tabelle in Microsoft Excel verknüpfen.

Dazu zunächst die entsprechende Excel-Datei öffnen. Die Tabelle oder auch einzelne Abschnitte der Tabelle nun markieren und mit dem Tastaturbefehl „STRG+C“ kopieren.

Dann das Microsoft Word Dokument öffnen, in das die Tabelle oder Teile davon eingefügt werden sollen. Den Cursor jetzt an die Stelle lenken, an der die Tabelle erscheinen soll. Mit dem Tastaturbefehl „ STRG+V “ kann man sie nun genau da platzieren.

Der Nachteil ist allerdings, dass sich Änderungen an der Tabelle nun nur noch mit den Funktionen von Microsoft Word bewerkstelligen lassen. Komfortabler ist es, eine Excel Verknüpfung in Word einfügen zu können.

Wie man Word mit Excel verknüpfen kann:

Als erstes wieder die entsprechende Tabelle in Microsoft Excel markieren und per Kurzbefehl kopieren.
Im Dokument von Microsoft Word nun im Reiter „Start“ auf den Pfeil unter „Einfügen“ klicken und im Drop-Down Menü „Inhalte einfügen“ auswählen.
Im neuen Fenster auf den Punkt „Verknüpfung einfügen“ klicken.
Dann im Menüfenster „Microsoft Excel Arbeitsmappe Objekt“ auswählen und mit „Ok“ bestätigen.
Änderungen, die nun in Microsoft Excel an der Tabelle vorgenommen werden, erscheinen automatisch im Microsoft Word Dokument.

Microsoft Outlook mit Word und Excel verknüpfen

Mit einem Microsoft Konto ist es einfach, die Funktionen aller drei Tools miteinander zu harmonisieren. So lassen sich nicht nur Excel Verknüpfungen in Word einfügen. Sondern Aufgaben, Termine und Änderungen an verschiedenen Endgeräten von unterschiedlichen Mitarbeitern eingesehen werden.

Im ersten Schritt muss dazu die Symbolleiste für den Schnellzugriff vorbereitet werden.

Dazu mit der rechten Maustaste auf ein Symbol in der Symbolleiste klicken.
Die Option „Passen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an“ auswählen. Daraufhin öffnet sich ein neues Dialogfeld (je nach gewähltem Programm in Microsoft Word oder Microsoft Excel).
Im Eintrag „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ in der Navigationsleiste im Listenfeld „Befehle auswählen“ den Punkt „Nicht im Menüband enthaltene Befehle“ wählen.
In der Liste „Microsoft Outlook-Aufgabe erstellen“ anklicken und aktivieren.

Einer der Vorteile dieser Option liegt darin, dass das Dokument, welches per Microsoft Outlook versendet wurde, auf dem ursprünglichen PC erhalten bleibt. Vor der Versendung kann man es „freigeben“ oder „sperren“, sodass eine Bearbeitung von anderen verhindert oder ermöglicht wird. Auf diese Weise lassen sich Aufgaben schnell und ohne Aufwand durch einen Programmwechsel verteilen.

Sinnvoll ist das Verteilen von Aufgaben beispielsweise, wenn gerade an einem Word Dokument oder einer Excel Tabelle gearbeitet wird. Und der Mitarbeiter zum Beispiel über eine aktuelle Terminänderung informiert werden soll. Dann muss diese neue Aufgabe nicht erst in Microsoft Outlook angelegt werden. Sondern kann direkt im gerade zu bearbeitendem Dokument angezeigt werden.

Hängen mit dem Dokument keine weiteren Aufgaben zusammen, lässt es sich an alle oder auch an einzelne Kontakte aus dem Adressbuch in Outlook versenden – ohne dass das Programm dafür gewechselt werden muss.

Über die Tabellenfunktion lassen sich zudem jederzeit neue Empfänger hinzufügen.

Tipp: Im Microsoft Word Dokument mit Textmarkern arbeiten

Arbeiten mehrere an einem Microsoft Word Dokument zusammen, ist es sinnvoll, besonders wichtige Textpassagen durch Marker zu kennzeichnen. Solche Lesezeichen ermöglichen gerade bei einem umfangreichen Dokument oder einem geteilten Verzeichnis, das mit Outlook geteilt wurde, die schnelle Auffindbarkeit bestimmter Abschnitte im Text. An diesen kann dann auch von bisher unbeteiligten Kontakten als Aufgabe zum Beispiel weiter gearbeitet oder Änderungen vorgenommen werden.