Outlook: Abwesenheitsnotiz in einrichten

Richten Sie in Microsoft Outlook ganz einfach eine Abwesenheitsnotiz für Ihre E-Mails ein. So erhalten Mail-Absender automatisch eine vorgefertigte Antwort. Besonders praktisch ist dies, wenn Sie etwa im Urlaub sind oder aus anderen Gründen wie aufgrund von Krankheit einige Zeit nicht persönlich antworten können.

Outlook: Automatische Abwesenheitsnotiz einstellen

So richten Sie Schritt für Schritt die Abwesenheitsnotiz in Outlook ein:

  1. Öffnen Sie Outlook, zum Beispiel Microsoft Outlook 2021.
  2. Klicken Sie links oben auf „Datei“.
  3. Im Menüfenster wählen Sie die Schaltfläche „Automatische Antworten“.
  4. Es öffnet sich ein weiteres Menüfenster. Hier aktivieren Sie Ihre automatische Antwort und legen den Zeitraum fest, in dem Outlook eine Abwesenheitsnotiz versenden soll.
  5. Mit „OK“ bestätigen.

Tipp: Probieren Sie gerne auch die Microsoft Outlook 2019 Multilanguage-Vollversion aus.

Für Fortgeschrittene: Regeln für die Abwesenheitsnotiz in Outlook festlegen

Es können sich Situationen ergeben, in denen Sie keine Mails von Kolleg:nnen nd Kund:nnen erhalten wollen. Gleichzeitig müssen Sie aber für bestimmte Mails dennoch erreichbar sein. Auch für solche Sonderfälle hat Outlook unter Microsoft Office 2021 eine Lösung parat:

Wählen Sie dafür zunächst das Dialogfeld „Automatische Antworten“ und klicken dann auf „Regeln…“.

Mit dem Button „Regel hinzufügen“ haben Sie jetzt die Möglichkeit, mehrere Ausnahmen für bestimmte Kontakte oder E-Mails festzulegen. Ihnen stehen dabei folgende Absender-Optionen zur Verfügung:

  • Von…: Nachrichten von hier festgelegten Mail-Adressen werden so bearbeitet, wie Sie es in den Regeln festgelegt haben.
  • Gesendet an…: Mit dieser Funktion bestimmen Sie die Regeln für E-Mails, die Sie beispielsweise über einen Verteiler erhalten.
  • Betreff: Tauchen in der Betreffzeile festgelegte „Trigger-Worte“ („Wichtig“, „Dringend“ o.ä.) auf, gelten dafür ebenfalls die von Ihnen festgelegten Regeln.
  • Nachrichtentext: Ähnlich wie bei der Betreffzeile können Sie bestimmte Formulierungen im Nachrichtentext festlegen, bei denen die Sonderregelungen greifen. Das können zum Beispiel Wortfolgen wie „dringende Antwort“, „melden Sie sich umgehend“ oder „Nur bis … gültig“ sein.
  • Im nächsten Schritt legen Sie im gleichen Fenster die Aktionen fest, mit denen Outlook auf eingehende Mails reagieren soll.
  • Hinweisen mit: Hier bestimmen Sie, welche Ihrer Antwort-Mails einen zusätzlichen Hinweistext erhalten sollen.
  • Löschen: Wählen Sie diese Option, werden entsprechende E-Mails automatisch gelöscht.
  • Verschieben in: Zur späteren Ansicht bestimmen Sie hier einen anderen Speicherort für Ihre Mail-Eingänge.
  • Kopieren in: Mit dieser Option erstellt Outlook eine Kopie der gekennzeichneten Mail und behält das Original im Posteingang.
  • Weiterleiten: Mails mit entsprechender Markierung werden beispielsweise an die Adresse eines Kollegen/einer Kollegin weitergeleitet.
  • Antworten mit: Möchten Sie bestimmten Absendern eine besondere Abwesenheitsnotiz zukommen lassen, ist dies die Option, die Sie dafür benötigen.
  • Benutzerdefiniert: Profis in Sachen Outlook laden hiermit speziell implementierte Vorlagen.

Office-Pakete, mit denen Sie alle Vorteile von Outlook nutzen können:

Persönliche Outlook-Abwesenheitsnotiz einrichten: Beispieltext und Vorlagen

Nutzen Sie die Abwesenheitsnotiz in Outlook eher privat, lassen sich auch ein paar Urlaubsbilder, Emojis oder witzige Sprüche unterbringen. Ein „Schreibt so viel ihr wollt – ich melde mich in ca. 99 Jahren zurück“ oder etwas wie „Vorerst hat sich’s ausgemailt! Glückwünsche nehme ich dieses Jahr nur persönlich entgegen“ bringen fast alle Menschen zum Lächeln.

Beruflich aber sollte es dann doch schon formeller zugehen. Hier bieten sich Abwesenheitsnotizen an, die in etwa so klingen können:

„Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Mail. Aktuell befinde ich mich im Urlaub und bin erst ab dem (Datum) wieder erreichbar. Ihre Mail wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen/ meine Kollegin (Name und E-Mailadresse)“

Mit freundlichen Grüßen

Oder:

„Liebe Kolleg:nnen,

ich bin im Urlaub. Erst ab dem (Datum) bin ich wieder für euch da! Sollte euer Anliegen dringend sein, wendet euch doch bitte an meinen Vertreter (Name und Mail-Adresse). Bis bald, (Name)“

Tipp: Speziell für Mac-Nutzer gibt’s auch Microsoft Office für Mac!

Header Bild: © AdobeStock_331796823, bychykhin