Juli 2022 - Blitzhandel24 Blog

PDF in Word umwandeln: So geht's

Der größte Vorteil eines PDF-Dokuments ist, dass die Formatierung unabhängig vom Betriebssystem immer gleichbleibt. Um ein PDF (Portable Document Format) bearbeiten zu können, müssen Sie es jedoch zunächst umwandeln. Und zwar in ein Word-Dokument. Wir erklären, wie das geht.

PDF: Der Alleskönner unter den Dateiformaten

Verträge, Bewerbungen, Broschüren, Flyer, Rechnungen und nicht selten sogar offizielle Dokumente mit sensiblen Daten. PDF’s begegnen uns heute überall. Tatsächlich sind damit erstellte Inhalte schon seit den früher 90er-Jahren unglaublich beliebt und von kaum einem Rechner wegzudenken.

Das liegt natürlich an den zahlreichen Vorteilen, die dieses Dateiformat zu bieten hat:

Einer der wichtigsten ist sicher seine Übertragbarkeit. Unabhängig vom benutzten Betriebssystem oder Endgerät bleibt das Layout immer gleich. Das heißt, dass Schriften Grafiken oder Bilder sowohl auf dem Bildschirm als auch auf einem Ausdruck gleich aussehen.
Auch mit welcher Software ein PDF erstellt wurde, ist egal.
PDF-Dokumente benötigen nur wenig Speicherplatz.
Zudem ist ein PDF siche Sie können es beispielsweise mit einem Passwort schützen. Dabei können Sie auch festlegen, ob ein anderer Nutzer die Datei öffnen, drucken oder bearbeiten kann.

Doch bei all diesen Vorzügen gibt es beim PDF auch einen kleinen Nachteil: Es lässt sich nicht so einfach bearbeiten. Das kann beispielsweise nötig sein, wenn Sie einen Rechtschreibfehler entdecken und ihn korrigieren wollen. Dann müssen Sie es in eine Version umwandeln, die einfach zu bearbeiten ist. Am besten eignet sich dafür Microsoft Word, zum Beispiel unter Windows 11.

PDF zu Word konvertieren: Programme für eine schnelle Umwandlung

Möchten Sie ein PDF in Word umwandeln, brauchen Sie dafür ein Konvertierungsprogramm. Hier haben Sie die Qual der Wahl, entsprechende Programme gibt es viele.

Haben Sie die kostenpflichtige Version von Adobe Acrobat Reader installiert, können Sie ganz einfach eine PDF-Datei in Word umwandeln (Achtung: Das klappt nicht bei der Gratisversion):

Dazu öffnen Sie zunächst mit dem Acrobat Reader das Dokument, das Sie konvertieren wollen.
Rechts unter „Werkzeuge“ klicken Sie dann auf „PDF-Datei exportieren“.
Im nächsten Schritt wählen Sie „MS-Word“ als Ausgabeformat und die Option „Word-Dokument“.
Nach einem Klick auf „Exportieren“ müssen Sie die Word-Datei nur noch benennen und an einem Speicherort absichern.

Um ganz sicher zu gehen und noch wesentlich mehr Funktionen nutzen zu können, gibt es jedoch spezielle Konvertierungsprogramme wie beispielsweise:

PDF-Datei online in Word umwandeln: Internetseiten – eine gute Alternative?

Im Internet treiben sich so manche Programme herum, mit denen die Umwandlung PDF in Word ebenfalls klappen soll. Hierbei ist allerdings Vorsicht geboten!

Vom Grundsatz her funktionieren diese Websites alle ungefähr gleich: Sie laden ein PDF hoch und können es anschließend in Form einer Word-Datei wieder herunterladen.

Was so schnell und einfach klingt, hat aber einen Haken: Sie können nämlich nicht sicher sein, dass die Daten dann auch wirklich wieder von der Website verschwinden.

PDF ganz einfach in Word öffnen

Zum Schluss hier ein Tipp für alle, die noch Microsoft Office 2013 nutzen: Sie brauchen nicht unbedingt ein externes Tool oder eine Website, um PDF in Word umwandeln zu können:

Wählen Sie einfach über den Reiter „Datei“ „Öffnen“.
Klicken Sie dann auf das Ordnersymbol und auf „Durchsuchen“.
Dann wechseln Sie Sie in den Ordner, in dem sich das entsprechende PDF befindet.
Es erscheint ein Warnhinweis, den Sie mit „OK“ bestätigen.
Wenige Augenblicke später öffnet sich eine Word-Datei. Die Konvertierung ist damit abgeschlossen.
Mit „Speichern unter“ können Sie diese im gleichen Ordner erstellen, in dem sich auch die original PDF-Datei befindet.

Nutzen Sie alle Funktionen von Microsoft Word auch in folgenden Paketen:

Header Bild: © AdobeStock_471840747_Andreas Prott

by Redaktion Backlinked

Datenbanken erstellen mit Microsoft Access

Erstellen und verwalten Sie mit Microsoft Access ganz einfach selbst umfangreiche Datenbanken. Eine kurze Einweisung genügt in der Regel, um auch als Laie eine Access-Datenbank erstellen zu können. Diese Datenbanken lassen sich anschließend auch Kollegen oder Vereinsmitgliedern zugänglich machen. Wie das funktioniert, zeigt unser Access-Tutorial.

Vorteile und Funktionen von Microsoft Access

Informationen lassen sich am besten in Datenbanken speichern. So können Sie beispielsweise Einkäufe im Unternehmen, gezahlte Mitgliedsbeiträge oder Spenden exakt dokumentieren, strukturieren und berechnen.

Microsoft Access 2021 bietet auch die Möglichkeit festzulegen, wer auf welche der damit erstellten Datenbank Zugriff hat. Auch kann man entscheiden, wer das Recht bekommen soll, eine Datenbank zu bearbeiten. Gerade bei der Zusammenarbeit mit mehreren Personen zeigt sich also die Stärke dieses Tools:

Die Handhabe von Microsoft Access ist sehr einfach. Wollen Sie sich intensiver mit dem Programm beschäftigen, stehen Ihnen aber auch weitere Funktionen zur Verfügung.
Die Benutzeroberfläche ist optisch und funktional an die anderer Microsoft-Produkte angepasst.
Es stehen viele kostenlose Access-Vorlagen zur Verfügung.
Auch Microsoft Access 2019 (Multilanguage Vollversion) ist problemlos in Windows zu integrieren und entsprechend kompatibel.

Standardmäßig kommt Jet Engine von Microsoft als Backend zum Einsatz. Bei großen Datenbanken oder wenn mehr als zehn Personen gleichzeitig an einer Datenbank arbeiten sollen, empfiehlt sich die Migration zu einem MS-SQL-Server.

Tipp: Microsoft Access erhalten Sie beispielsweise als Teil der folgenden Office-Pakete:

Access-Datenbank erstellen: Tutorial

Bevor Sie eine MS-Access-Datenbank erstellen, sollten Sie diese sorgfältig planen. Legen Sie zuerst eine Tabelle an, um die einzelnen Daten zu erfassen. Mit einem Formular können Sie die Bestände der Daten dann beliebig erweitern. Über gezielte Abfragen lassen sich die Daten wiederum filtern und als Bericht übersichtlich darstellen.

1. Schritt: Planung ist die halbe Miete

Überlegen Sie, welche Informationen beziehungsweise Daten in der Datenbank erscheinen sollen. Denken Sie dabei auch an die Zusammenhänge zwischen den Daten. Am besten fertigen Sie zunächst von Hand ein „Scribble“ an. Legen Sie fest, welche Informationen in welcher Reihenfolge aufgenommen werden sollen.

Beispiel: „Wareneinkauf“, „Einkaufspreis“, „Datum“, „Lagerplatz“, „Verkaufspreis“, „Umsatz“.

2. Schritt: Anlegen einer Tabelle

Rufen Sie Microsoft Access auf und wählen Sie im Startfenster „Leere Datenbank“. Im Dialogfenster, das daraufhin erscheint, geben Sie Ihrer Datenbank einen Namen, dann auf „Erstellen“ Es öffnet sich eine leere Tabelle, die sich nun genau wie in Excel anpassen, füllen und erweitern lässt.
Erst in der zweiten Spalte geben Sie per Doppelklick zum Beispiel „Wareneinkauf“ Die anderen Spalten füllen Sie dann entsprechend Ihres „Scribbles“.
Mit einem Klick auf das Diskettensymbol oben rechts speichern Sie Ihre Tabelle. Um zur Entwurfsansicht zu gelangen, klicken Sie in der Spalte „Tabelle“ mit einem Rechtsklick auf „Tabelle_Dateiname“. Hier können Sie nun weitere Einstellungen wie Feldname oder Felddatentyp festlegen.
Um nun beispielsweise einer Ware ihren Platz im Lager zuzuordnen, klicken Sie mit rechts in die passende Spalte. Wählen Sie dort „Anlage verwalten“ und tragen Sie im neuen Fenster, das sich öffnet, den Speicherort ein. Bestätigen Sie die Aktion mit OK.

3. Schritt: Mehr Übersichtlichkeit durch Formulare

Um ein Formular zu erstellen, klicken Sie auf die Registerkarte „Erstellen“, danach auf „Formularentwurf“. In den Rastern des leeren Blattes platzieren Sie nun Ihre Schaltflächen und Eingabeflächen. Dazu wählen Sie „Vorhandene Felder hinzufügen“ und suchen am rechten Rand des Programmfensters „Feldliste“. Jetzt sehen Sie die zuvor definierten Kategorien, die Sie per Doppelklick im entsprechenden Rasterfeld einbauen.
Für jeden Eintrag werden zwei Felder angelegt: Eines als Textbeschreibung, das andere als Anzeige für den letzten Wert, der in der Tabelle unter dem Spaltennamen eingegeben wurde.
Im nächsten Schritt bestimmen Sie die Navigationsschaltflächen wie zum Beispiel Nächster/Vorheriger/Erster/Letzter Datensatz, Speichern, Anwendung schließen sowie „Neuen Datensatz hinzufügen“. Fahren Sie dazu im Entwurf/Schaltfläche mit dem Cursor dahin, wo die Schaltflächen platziert werden sollen. Wenn Sie nun mit der Maus ein Rechteck aufziehen, kommen Sie zu den Befehlsschaltflächen. Hier finden Sie die Optionen für die einzelnen Schaltflächen.
Wählen Sie zunächst die Kategorie (etwa Datensatznavigation), dann die Aktion (zum Beispiel Gehe zum ersten Datensatz).
Auf „Fertig stellen“ klicken.
Wählen Sie als nächstes die Schaltflächen auf dem Raster und positionieren sie. Speichern und per Doppelklick auf „Formular_Dateiname“ in die Formularansicht wechseln. Neue Positionen/Informationen geben Sie über die Schaltfläche „Neuen Datensatz hinzufügen“ ein.

Daten in Access suchen… und finden

Um in Microsoft Access bestimmte Daten zu finden, rufen Sie den „Abfrage“-Assistenten auf der Registerkarte „Erstellen“ auf. Hier wählen Sie „Auswahlabfrage“ und im Ausklappmenü „Tabelle: Tabelle_Dateiname“. Nun können Sie bestimmte Tabellenfelder abfragen (beispielsweise „Einkaufspreis“).

Microsoft Access: Datenauswertung in Form von Berichten

Unter „Erstellen“ rufen Sie den „Berichts“-Assistenten auf. Wählen Sie unter „Tabellen/Abfrage“ den Eintrag „Tabelle: Tabelle_Dateiname“ Jetzt übernehmen Sie die Felder, über die Sie den Bericht erstellen möchten.
Danach dreimal auf „Weiter“

Es erscheint die Frage „Welches Layout soll Ihr Bericht haben?“, Sie wählen die Option „Tabellarisch“ und „Hochformat“. Zweimal „Weiter“ klicken. Danach dem Bericht einen Namen geben und auf „Fertig stellen“ klicken.