PDF in Word umwandeln

PDF in Word umwandeln: So geht's

PDF in Word umwandeln: So geht's

Der größte Vorteil eines PDF-Dokuments ist, dass die Formatierung unabhängig vom Betriebssystem immer gleichbleibt. Um ein PDF (Portable Document Format) bearbeiten zu können, müssen Sie es jedoch zunächst umwandeln. Und zwar in ein Word-Dokument. Wir erklären, wie das geht.

PDF: Der Alleskönner unter den Dateiformaten

Verträge, Bewerbungen, Broschüren, Flyer, Rechnungen und nicht selten sogar offizielle Dokumente mit sensiblen Daten. PDF’s begegnen uns heute überall. Tatsächlich sind damit erstellte Inhalte schon seit den früher 90er-Jahren unglaublich beliebt und von kaum einem Rechner wegzudenken.

Das liegt natürlich an den zahlreichen Vorteilen, die dieses Dateiformat zu bieten hat:

  • Einer der wichtigsten ist sicher seine Übertragbarkeit. Unabhängig vom benutzten Betriebssystem oder Endgerät bleibt das Layout immer gleich. Das heißt, dass Schriften Grafiken oder Bilder sowohl auf dem Bildschirm als auch auf einem Ausdruck gleich aussehen.
  • Auch mit welcher Software ein PDF erstellt wurde, ist egal.
  • PDF-Dokumente benötigen nur wenig Speicherplatz.
  • Zudem ist ein PDF siche Sie können es beispielsweise mit einem Passwort schützen. Dabei können Sie auch festlegen, ob ein anderer Nutzer die Datei öffnen, drucken oder bearbeiten kann.

Doch bei all diesen Vorzügen gibt es beim PDF auch einen kleinen Nachteil: Es lässt sich nicht so einfach bearbeiten. Das kann beispielsweise nötig sein, wenn Sie einen Rechtschreibfehler entdecken und ihn korrigieren wollen. Dann müssen Sie es in eine Version umwandeln, die einfach zu bearbeiten ist. Am besten eignet sich dafür Microsoft Word, zum Beispiel unter Windows 11.

PDF zu Word konvertieren: Programme für eine schnelle Umwandlung

Möchten Sie ein PDF in Word umwandeln, brauchen Sie dafür ein Konvertierungsprogramm. Hier haben Sie die Qual der Wahl, entsprechende Programme gibt es viele.

Haben Sie die kostenpflichtige Version von Adobe Acrobat Reader installiert, können Sie ganz einfach eine PDF-Datei in Word umwandeln (Achtung: Das klappt nicht bei der Gratisversion):

  • Dazu öffnen Sie zunächst mit dem Acrobat Reader das Dokument, das Sie konvertieren wollen.
  • Rechts unter „Werkzeuge“ klicken Sie dann auf „PDF-Datei exportieren“.
  • Im nächsten Schritt wählen Sie „MS-Word“ als Ausgabeformat und die Option „Word-Dokument“.
  • Nach einem Klick auf „Exportieren“ müssen Sie die Word-Datei nur noch benennen und an einem Speicherort absichern.

Um ganz sicher zu gehen und noch wesentlich mehr Funktionen nutzen zu können, gibt es jedoch spezielle Konvertierungsprogramme wie beispielsweise:

PDF-Datei online in Word umwandeln: Internetseiten – eine gute Alternative?

Im Internet treiben sich so manche Programme herum, mit denen die Umwandlung PDF in Word ebenfalls klappen soll. Hierbei ist allerdings Vorsicht geboten!

Vom Grundsatz her funktionieren diese Websites alle ungefähr gleich: Sie laden ein PDF hoch und können es anschließend in Form einer Word-Datei wieder herunterladen.

Was so schnell und einfach klingt, hat aber einen Haken: Sie können nämlich nicht sicher sein, dass die Daten dann auch wirklich wieder von der Website verschwinden.

PDF ganz einfach in Word öffnen

Zum Schluss hier ein Tipp für alle, die noch Microsoft Office 2013 nutzen: Sie brauchen nicht unbedingt ein externes Tool oder eine Website, um PDF in Word umwandeln zu können:

  • Wählen Sie einfach über den Reiter „Datei“ „Öffnen“.
  • Klicken Sie dann auf das Ordnersymbol und auf „Durchsuchen“.
  • Dann wechseln Sie Sie in den Ordner, in dem sich das entsprechende PDF befindet.
  • Es erscheint ein Warnhinweis, den Sie mit „OK“ bestätigen.
  • Wenige Augenblicke später öffnet sich eine Word-Datei. Die Konvertierung ist damit abgeschlossen.
  • Mit „Speichern unter“ können Sie diese im gleichen Ordner erstellen, in dem sich auch die original PDF-Datei befindet.

Nutzen Sie alle Funktionen von Microsoft Word auch in folgenden Paketen:

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Datenbanken erstellen mit Microsoft Access

Datenbanken erstellen mit Microsoft Access

Datenbanken erstellen mit Microsoft Access

Erstellen und verwalten Sie mit Microsoft Access ganz einfach selbst umfangreiche Datenbanken. Eine kurze Einweisung genügt in der Regel, um auch als Laie eine Access-Datenbank erstellen zu können. Diese Datenbanken lassen sich anschließend auch Kollegen oder Vereinsmitgliedern zugänglich machen. Wie das funktioniert, zeigt unser Access-Tutorial.

Vorteile und Funktionen von Microsoft Access

Informationen lassen sich am besten in Datenbanken speichern. So können Sie beispielsweise Einkäufe im Unternehmen, gezahlte Mitgliedsbeiträge oder Spenden exakt dokumentieren, strukturieren und berechnen.

Microsoft Access 2021 bietet auch die Möglichkeit festzulegen, wer auf welche der damit erstellten Datenbank Zugriff hat. Auch kann man entscheiden, wer das Recht bekommen soll, eine Datenbank zu bearbeiten. Gerade bei der Zusammenarbeit mit mehreren Personen zeigt sich also die Stärke dieses Tools:

  • Die Handhabe von Microsoft Access ist sehr einfach. Wollen Sie sich intensiver mit dem Programm beschäftigen, stehen Ihnen aber auch weitere Funktionen zur Verfügung.
  • Die Benutzeroberfläche ist optisch und funktional an die anderer Microsoft-Produkte angepasst.
  • Es stehen viele kostenlose Access-Vorlagen zur Verfügung.
  • Auch Microsoft Access 2019 (Multilanguage Vollversion) ist problemlos in Windows zu integrieren und entsprechend kompatibel.

Standardmäßig kommt Jet Engine von Microsoft als Backend zum Einsatz. Bei großen Datenbanken oder wenn mehr als zehn Personen gleichzeitig an einer Datenbank arbeiten sollen, empfiehlt sich die Migration zu einem MS-SQL-Server.

Tipp: Microsoft Access erhalten Sie beispielsweise als Teil der folgenden Office-Pakete:

Access-Datenbank erstellen: Tutorial

Bevor Sie eine MS-Access-Datenbank erstellen, sollten Sie diese sorgfältig planen. Legen Sie zuerst eine Tabelle an, um die einzelnen Daten zu erfassen. Mit einem Formular können Sie die Bestände der Daten dann beliebig erweitern. Über gezielte Abfragen lassen sich die Daten wiederum filtern und als Bericht übersichtlich darstellen.

1. Schritt: Planung ist die halbe Miete

Überlegen Sie, welche Informationen beziehungsweise Daten in der Datenbank erscheinen sollen. Denken Sie dabei auch an die Zusammenhänge zwischen den Daten. Am besten fertigen Sie zunächst von Hand ein „Scribble“ an. Legen Sie fest, welche Informationen in welcher Reihenfolge aufgenommen werden sollen.

Beispiel: „Wareneinkauf“, „Einkaufspreis“, „Datum“, „Lagerplatz“, „Verkaufspreis“, „Umsatz“.

2. Schritt: Anlegen einer Tabelle

  1. Rufen Sie Microsoft Access auf und wählen Sie im Startfenster „Leere Datenbank“. Im Dialogfenster, das daraufhin erscheint, geben Sie Ihrer Datenbank einen Namen, dann auf „Erstellen“ Es öffnet sich eine leere Tabelle, die sich nun genau wie in Excel anpassen, füllen und erweitern lässt.
  2. Erst in der zweiten Spalte geben Sie per Doppelklick zum Beispiel „Wareneinkauf“ Die anderen Spalten füllen Sie dann entsprechend Ihres „Scribbles“.
  3. Mit einem Klick auf das Diskettensymbol oben rechts speichern Sie Ihre Tabelle. Um zur Entwurfsansicht zu gelangen, klicken Sie in der Spalte „Tabelle“ mit einem Rechtsklick auf „Tabelle_Dateiname“. Hier können Sie nun weitere Einstellungen wie Feldname oder Felddatentyp festlegen.
  4. Um nun beispielsweise einer Ware ihren Platz im Lager zuzuordnen, klicken Sie mit rechts in die passende Spalte. Wählen Sie dort „Anlage verwalten“ und tragen Sie im neuen Fenster, das sich öffnet, den Speicherort ein. Bestätigen Sie die Aktion mit OK.

3. Schritt: Mehr Übersichtlichkeit durch Formulare

  1. Um ein Formular zu erstellen, klicken Sie auf die Registerkarte „Erstellen“, danach auf „Formularentwurf“. In den Rastern des leeren Blattes platzieren Sie nun Ihre Schaltflächen und Eingabeflächen. Dazu wählen Sie „Vorhandene Felder hinzufügen“ und suchen am rechten Rand des Programmfensters „Feldliste“. Jetzt sehen Sie die zuvor definierten Kategorien, die Sie per Doppelklick im entsprechenden Rasterfeld einbauen.
  2. Für jeden Eintrag werden zwei Felder angelegt: Eines als Textbeschreibung, das andere als Anzeige für den letzten Wert, der in der Tabelle unter dem Spaltennamen eingegeben wurde.
  3. Im nächsten Schritt bestimmen Sie die Navigationsschaltflächen wie zum Beispiel Nächster/Vorheriger/Erster/Letzter Datensatz, Speichern, Anwendung schließen sowie „Neuen Datensatz hinzufügen“. Fahren Sie dazu im Entwurf/Schaltfläche mit dem Cursor dahin, wo die Schaltflächen platziert werden sollen. Wenn Sie nun mit der Maus ein Rechteck aufziehen, kommen Sie zu den Befehlsschaltflächen. Hier finden Sie die Optionen für die einzelnen Schaltflächen.
  4. Wählen Sie zunächst die Kategorie (etwa Datensatznavigation), dann die Aktion (zum Beispiel Gehe zum ersten Datensatz).
  5. Auf „Fertig stellen“ klicken.
  6. Wählen Sie als nächstes die Schaltflächen auf dem Raster und positionieren sie. Speichern und per Doppelklick auf „Formular_Dateiname“ in die Formularansicht wechseln. Neue Positionen/Informationen geben Sie über die Schaltfläche „Neuen Datensatz hinzufügen“ ein.

Daten in Access suchen… und finden

Um in Microsoft Access bestimmte Daten zu finden, rufen Sie den „Abfrage“-Assistenten auf der Registerkarte „Erstellen“ auf. Hier wählen Sie „Auswahlabfrage“ und im Ausklappmenü „Tabelle: Tabelle_Dateiname“. Nun können Sie bestimmte Tabellenfelder abfragen (beispielsweise „Einkaufspreis“).

Microsoft Access: Datenauswertung in Form von Berichten

  1. Unter „Erstellen“ rufen Sie den „Berichts“-Assistenten auf. Wählen Sie unter „Tabellen/Abfrage“ den Eintrag „Tabelle: Tabelle_Dateiname“ Jetzt übernehmen Sie die Felder, über die Sie den Bericht erstellen möchten.
  2. Danach dreimal auf „Weiter“

Es erscheint die Frage „Welches Layout soll Ihr Bericht haben?“, Sie wählen die Option „Tabellarisch“ und „Hochformat“. Zweimal „Weiter“ klicken. Danach dem Bericht einen Namen geben und auf „Fertig stellen“ klicken.

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Dropdown-Menü: Auswahllisten in Excel

Dropdown-Menü: Auswahllisten in Excel erstellen: So geht's

Dropdown-Menü: Auswahllisten in Excel erstellen: So geht's

Wollen Sie in einer oder in mehreren Zellen einer Excel-Datei immer die gleichen Werte eingeben oder nur bestimmte Werte zulassen? Dann ist eine Dropdown-Liste eine hervorragende Möglichkeit, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. Sie können einfach aus einem Klappmenü einen Zelleneintrag wählen und eintragen. Lesen Sie hier, wie das ganz leicht funktioniert.

Auswahllisten in Excel: Mehr Komfort dank Dropdown

Mit dem Dropdown-Menü in Microsoft Excel können Sie bestimmte Werte beziehungsweise Inhalte per Klick aus einer Liste auswählen. Die Vorteile liegen dabei auf der Hand:

  1. Sie sparen sich das Eintippen des ganzen Begriffes oder der gesamten Zahl.
  2. Dadurch lassen sich Tippfehler vermeiden.
  3. Durch die vorgegebenen Werte können andere Nutzer keine Fehler durch falsche Eingaben machen.
  4. Viele Formulare bekommen dadurch ein professionelleres Erscheinungsbild.
  5. Zeitersparnis

Tipp: Hier finden Sie das Tabellen-Kalkulationsprogramm Excel:

Excel: Dropdown-Liste erstellen

Vielen erscheint das Tabellenkalkulationsprogramm Excel auf den ersten Blick etwas unübersichtlich. Wenn Sie jedoch ein Excel-Dropdown erstellen, wird die Arbeit mit dem Programm wesentlich einfacher.

Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt, wie’s geht:

  1. Markieren Sie die Zellen (oder eine einzelne Zelle) in der Excel-Tabelle, die Sie mit der Dropdown-Liste füllen wollen.
  2. Im Menüleisten-Reiter „Daten“ dann „Datenüberprüfung…“ wählen.
  3. Im neuen Fenster klicken Sie nun unter „Zulassen:“ auf den Pfeil des Dropdown-Menüs, der neben „Jeden Wert“ zu sehen ist.
  4. Gehen Sie auf die Option „Liste“.
  5. Direkt unter „Quelle:“ fügen Sie nun Ihre gewünschten Optionen für die Excel Dropdown Liste ein. Trennen Sie die einzelnen Begriffe mit einem Semikolon oder geben Sie den Zellbereich direkt an.
  6. Mit „OK“ bestätigen.

Klicken Sie ab jetzt auf eines der Felder, die mit dem Dropdown ausgestattet sind. Dann sehen Sie rechts davon einen Pfeil. Sie müssen nur noch darauf klicken, um eine Auswahl an Möglichkeiten zum Ausfüllen des Feldes zu erhalten.

Tipp: Am zuverlässigsten funktioniert Excel mit einem aktuellen Betriebssystem, beispielsweise unter Windows 11.

Dropdown-Listen in Excel bearbeiten

Um Dropdown in Excel nutzen zu können, benötigen Sie eine Liste (optimalerweise als Tabelle formatiert) in der gleichen Arbeitsmappe. Sobald Sie einen Eintrag in einer Zelle der Tabelle ändern, überträgt sich diese Änderung unmittelbar auf die verknüpfte Dropdown-Liste.

Wollen Sie Zellen hinzufügen oder entfernen, ist es außerdem erforderlich, den verknüpften Bereich entsprechend anzupassen.

Markieren Sie dafür die Zellen mit der Dropdown-Funktion und wechseln Sie im Menübereich „Daten“ in „Datenüberprüfung“. Unter dem Begriff „Quelle“ passen Sie den Bereich nun neu an. Hierfür können sie den neuen Bezug eintippen oder ihn mit der Auswahlfunktion markieren.

Inhalte anpassen

Kommt der Inhalt einer Excel Dropdown-Liste aus einem bereits benannten Bereich, passen Sie den Inhalt folgendermaßen an:

  1. Wechseln Sie zunächst zum Arbeitsblatt mit dem benannten Bereich.
  2. Jetzt können Sie die Liste anpassen.
  3. Über „Formeln“ rufen Sie nun den „Namens-Manager“ auf.
  4. Wählen Sie den zu aktualisierenden Bereich.
  5. Nach einem Klick auf „Verweist auf“ können Sie die Zellen markieren, deren Einträge für die Dropdown-Liste bestimmt sind.
  6. Dann auf „Schließen“ klicken.

Bearbeiten von zellenbasierten Dropdown-Listen

Die Bearbeitung einer Excel Dropdown-Liste, die auf einem Zellbereich basiert, funktioniert etwas anders:

  1. Gehen Sie zum Arbeitsblatt mit den Daten für die Dropdown-Liste und passen Sie diese entsprechend an.
  2. Aktivieren Sie dann eine Zelle innerhalb der Dropdown-Excel-Liste.
  3. Über die Registerkarte „Daten“ rufen Sie nun die Funktion „Datenüberprüfung“
  4. Als nächstes passen Sie den Quellbereich an und setzen bei „Änderung auf alle Zellen mit gleichen Einstellungen anwenden“ einen Haken.
  5. Mit „Ok“ bestätigen.

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Outlook: Mail zurückrufen

Outlook: Mail zurückrufen – so geht's

Outlook: Mail zurückrufen – so geht's

Es ist schneller passiert als man denkt: Sie verfassen eine E-Mail und verschicken sie sofort, weil es eilig ist. Und dann merken Sie, dass Sie den Anhang vergessen oder die Mail an die falsche Adresse geschickt haben. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine irrtümlich versendete E-Mail in Microsoft Outlook oder Microsoft Outlook 2021 ganz einfach wieder zurückrufen können.

E-Mail zurückrufen in Outlook Wann ist es möglich, eine gesendete Nachricht zurückzuholen

Grundsätzlich ist es möglich, eine E-Mail in Outlook auch im Nachhinein zurückzuholen. Das funktioniert aber nur, wenn

  • sowohl Sie als auch der Empfänger ein Microsoft 365- beziehungsweise ein Microsoft Exchange-Mail-Konto in der gleichen Organisation nutzen.
  • der Empfänger die Nachricht noch nicht gelesen hat.

Tipp: Auch in Microsoft Outlook 2019 (Multilanguage Version) gibt es die Möglichkeit, Mails zurückzurufen.

Outlook-Nachricht zurückrufen Schritt-für-Schritt-Anleitung

Sind die genannten Bedingungen erfüllt, gehen Sie nun wie folgt vor:

  • Öffnen Sie zunächst die Mail, die Sie zurückholen möchten. Sie finden sie im Ordner „Gesendete Elemente“.
  • Klicken Sie dann am oberen Rand in der Menüleiste im Abschnitt „Verschieben“ auf den Eintrag „Aktionen“.
  • Wählen Sie nun „Diese Nachricht zurückrufen…“ Es öffnet sich ein Fenster.
  • Sie können nun entscheiden, ob Sie die Outlook-Mail zurückziehen – also komplett löschen – oder sie durch eine andere Mail ersetzen möchten.
  • Mit einem Häkchen können Sie bestimmen, ob Sie den Empfänger über den Rückruf der Email benachrichtigen möchten.
  • Wollen Sie statt der ursprünglichen Mail eine Ersatznachricht versenden, ist dies in einem neuen Fenster möglich.

Microsoft Outlook zeigt Ihnen anschließend eine Meldung darüber, dass Sie versucht haben, Ihre Mail zurückzurufen.

Tipp: Sie möchten mit Outlook möglichst effizient arbeiten? Dann empfehlen wir Ihnen diese Betriebssysteme:

Windows 11

Windows 11 Home

Windows 11 Pro

Windows 11 Pro N

Windows 11 Education

Windows 11 Enterprise

Windows 11 Pro for Workstation

E-Mail in Outlook zurückziehen So erkennen Sie fehlgeschlagene und erfolgreiche Rückholversuche

Haben Sie die entsprechenden Aktionen ausgeführt, um eine irrtümlich verschickte E-Mail in Outlook zurückzufordern, erhalten Sie eine Nachricht. Darin erkennen Sie, ob der Rückruf erfolgreich war – oder nicht.

Ein weiteres Kriterium, das über das Gelingen Ihres Rückholversuches entscheidet, sind die Mail-Einstellungen des Empfängers:

  1. Hat der Empfänger in Microsoft Outlook die Standardeinstellungen beibehalten: dann ist automatisch die Funktion „Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen und -abrufe automatisch bearbeiten“ aktiviert. In diesem Fall sieht er in seinem Posteingang trotzdem die ursprüngliche Nachricht. Aber auch eine Nachricht darüber, dass jemand versucht hat, die Mail zurückzurufen. Hat er bis dahin Ihre Mail noch nicht gelesen, wird sie durch die Rückruf-Benachrichtigung ersetzt. Eine Information über die zurückgerufene Mail erhält er zusätzlich. Anders sieht es aus, wenn der Empfänger Ihre Outlook-Mail bereits geöffnet und gelesen hat. Dann ist es nicht möglich, die mit Outlook gesendete Mail zurückzurufen. Sie verbleibt im Postfach des Empfängers, und er wird lediglich darüber informiert, dass ein Rückruf-Versuch stattgefunden hat.
  2. Die Einstellung „Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen und -abrufe automatisch bearbeiten“ ist deaktiviert. In diesem Fall findet der Empfänger sowohl die ursprüngliche Mail als auch die Rückruf-Benachrichtigung in seinem Postfach. Je nachdem, welche dieser Nachrichten er zuerst öffnet, kann der Rückruf erfolgreich sein oder nicht. Klickt er als erstes auf die Rückrufnachricht, löscht Outlook die E-Mail automatisch. Öffnet er jedoch zuerst die ursprüngliche Mail, kann er diese wie gewohnt lesen. Der Rückruf ist dann also fehlgeschlagen.
  3. Outlook verschiebt die Mails automatisch in einen anderen Ordner. Mit dieser Einstellung ist es leider nicht möglich, eine mit Outlook versandte E-Mail zurückzurufen.
  4. In den Voreinstellungen kann man ebenfalls festlegen, dass Outlook sowohl die Nachricht als auch die Rückruf-Information verschiebt. Ist diese Regel beim Empfänger definiert, kommt es wieder darauf an, welche der beiden Nachrichten zuerst geöffnet wird.

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Outlook: Abwesenheitsnotiz in einrichten

Outlook: Abwesenheitsnotiz in einrichten

Outlook: Abwesenheitsnotiz in einrichten

Richten Sie in Microsoft Outlook ganz einfach eine Abwesenheitsnotiz für Ihre E-Mails ein. So erhalten Mail-Absender automatisch eine vorgefertigte Antwort. Besonders praktisch ist dies, wenn Sie etwa im Urlaub sind oder aus anderen Gründen wie aufgrund von Krankheit einige Zeit nicht persönlich antworten können.

Outlook: Automatische Abwesenheitsnotiz einstellen

So richten Sie Schritt für Schritt die Abwesenheitsnotiz in Outlook ein:

  1. Öffnen Sie Outlook, zum Beispiel Microsoft Outlook 2021.
  2. Klicken Sie links oben auf „Datei“.
  3. Im Menüfenster wählen Sie die Schaltfläche „Automatische Antworten“.
  4. Es öffnet sich ein weiteres Menüfenster. Hier aktivieren Sie Ihre automatische Antwort und legen den Zeitraum fest, in dem Outlook eine Abwesenheitsnotiz versenden soll.
  5. Mit „OK“ bestätigen.

Tipp: Probieren Sie gerne auch die Microsoft Outlook 2019 Multilanguage-Vollversion aus.

Für Fortgeschrittene: Regeln für die Abwesenheitsnotiz in Outlook festlegen

Es können sich Situationen ergeben, in denen Sie keine Mails von Kolleg:nnen nd Kund:nnen erhalten wollen. Gleichzeitig müssen Sie aber für bestimmte Mails dennoch erreichbar sein. Auch für solche Sonderfälle hat Outlook unter Microsoft Office 2021 eine Lösung parat:

Wählen Sie dafür zunächst das Dialogfeld „Automatische Antworten“ und klicken dann auf „Regeln…“.

Mit dem Button „Regel hinzufügen“ haben Sie jetzt die Möglichkeit, mehrere Ausnahmen für bestimmte Kontakte oder E-Mails festzulegen. Ihnen stehen dabei folgende Absender-Optionen zur Verfügung:

  • Von…: Nachrichten von hier festgelegten Mail-Adressen werden so bearbeitet, wie Sie es in den Regeln festgelegt haben.
  • Gesendet an…: Mit dieser Funktion bestimmen Sie die Regeln für E-Mails, die Sie beispielsweise über einen Verteiler erhalten.
  • Betreff: Tauchen in der Betreffzeile festgelegte „Trigger-Worte“ („Wichtig“, „Dringend“ o.ä.) auf, gelten dafür ebenfalls die von Ihnen festgelegten Regeln.
  • Nachrichtentext: Ähnlich wie bei der Betreffzeile können Sie bestimmte Formulierungen im Nachrichtentext festlegen, bei denen die Sonderregelungen greifen. Das können zum Beispiel Wortfolgen wie „dringende Antwort“, „melden Sie sich umgehend“ oder „Nur bis … gültig“ sein.
  • Im nächsten Schritt legen Sie im gleichen Fenster die Aktionen fest, mit denen Outlook auf eingehende Mails reagieren soll.
  • Hinweisen mit: Hier bestimmen Sie, welche Ihrer Antwort-Mails einen zusätzlichen Hinweistext erhalten sollen.
  • Löschen: Wählen Sie diese Option, werden entsprechende E-Mails automatisch gelöscht.
  • Verschieben in: Zur späteren Ansicht bestimmen Sie hier einen anderen Speicherort für Ihre Mail-Eingänge.
  • Kopieren in: Mit dieser Option erstellt Outlook eine Kopie der gekennzeichneten Mail und behält das Original im Posteingang.
  • Weiterleiten: Mails mit entsprechender Markierung werden beispielsweise an die Adresse eines Kollegen/einer Kollegin weitergeleitet.
  • Antworten mit: Möchten Sie bestimmten Absendern eine besondere Abwesenheitsnotiz zukommen lassen, ist dies die Option, die Sie dafür benötigen.
  • Benutzerdefiniert: Profis in Sachen Outlook laden hiermit speziell implementierte Vorlagen.

Office-Pakete, mit denen Sie alle Vorteile von Outlook nutzen können:

Persönliche Outlook-Abwesenheitsnotiz einrichten: Beispieltext und Vorlagen

Nutzen Sie die Abwesenheitsnotiz in Outlook eher privat, lassen sich auch ein paar Urlaubsbilder, Emojis oder witzige Sprüche unterbringen. Ein „Schreibt so viel ihr wollt – ich melde mich in ca. 99 Jahren zurück“ oder etwas wie „Vorerst hat sich’s ausgemailt! Glückwünsche nehme ich dieses Jahr nur persönlich entgegen“ bringen fast alle Menschen zum Lächeln.

Beruflich aber sollte es dann doch schon formeller zugehen. Hier bieten sich Abwesenheitsnotizen an, die in etwa so klingen können:

„Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Mail. Aktuell befinde ich mich im Urlaub und bin erst ab dem (Datum) wieder erreichbar. Ihre Mail wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen/ meine Kollegin (Name und E-Mailadresse)“

Mit freundlichen Grüßen

Oder:

„Liebe Kolleg:nnen,

ich bin im Urlaub. Erst ab dem (Datum) bin ich wieder für euch da! Sollte euer Anliegen dringend sein, wendet euch doch bitte an meinen Vertreter (Name und Mail-Adresse). Bis bald, (Name)“

Tipp: Speziell für Mac-Nutzer gibt’s auch Microsoft Office für Mac!

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Mindmap erstellen mit Powerpoint

Mindmap erstellen mit PowerPoint – so geht’s

Mindmap erstellen mit PowerPoint – so geht’s

Die gesamten Inhalte einer Power-Point-Präsentation übersichtlicher darstellen? Kein Problem! Das geht hervorragend mit einer Mindmap! Dieses grafisches „Gimmick“ ist flexibel erweiterbar und zeigt schnell, worum es geht. Wie Sie mit Microsoft PowerPoint schnell und unkompliziert eine Mindmap erstellen können, erfahren Sie hier.

Mindmaps: Kreatives Brainstorming für ein Maximum an Produktivität

Im Vergleich zu normalen Notizen bieten Mindmaps eine Menge Vorteile:

  • Vor allem die Übersichtlichkeit, die Mindmaps Ihnen bieten, ist kaum zu übertreffen. Strukturieren Sie beispielsweise Ihre Gedanken in einer Mindmap, läuft das Brainstorming wie von selbst.
  • Hinzu kommt der Vorteil einer effizienteren Arbeitsweise. Denn Mindmaps lassen sich vom Gehirn wesentlich schneller und nachhaltiger erfassen als ein geschriebener Text.
  • Erstellen Sie eine solche „Gedankenwolke“ zum Beispiel mit einer Mindmap-Vorlage in PowerPoint. So lässt sich die Mindmap jederzeit individuell erweitern. Neue Gedanken können Sie also einfach per Mausklick hinzufügen. Das erspart Ihnen Stress. Denn so müssen Sie sich wichtige Details – etwa aus einem Meeting – nicht mehr im Einzelnen merken.
  • Gute Programme für Mindmaps bieten zudem die Möglichkeit, PDF-Dateien, Excel-Tabellen oder andere Dateianhänge in die Mindmap zu integrieren. Auf diese Art lässt sich das gesamte Potenzial des Gehirns auf produktive und zeitsparende Weise nutzen.

Tipp: Hier finden Sie weitere Produktivitätssoftware für die Erstellung von Mindmaps.

How to: So erstellen Sie eine Mindmap in PowerPoint

Folgen Sie ganz einfach unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Erstellen Sie als erstes eine neue Power-Point Präsentation.
  2. Löschen Sie die voreingestellten Rahmen.
  3. Klicken Sie im Menü „Einfügen“ auf den Button „Formen“.
  4. Wählen Sie als nächstes das Rechteck aus, und ziehen Sie auf der Folie mit gedrückter Maustaste einen Kasten.
  5. Unter dem Menü „Entwurf“ können Sie bei „Formenarten“ nun Stil, Farben und Formen auswählen.
  6. Um einen Text eingeben zu können, doppelklicken Sie in die jeweilige Form. Im Menü „Start“ lassen sich Schriftart, Schriftgröße und Schriftfarbe
  7. Mit „Strg + C“ können Sie eine Form kopieren und mit „Strg + V“ an eine andere Stelle in der Mindmap einsetzen.
  8. Für Unterpunkte wählen Sie sinnvollerweise eine andere Form und Farbe – so bleibt Ihre Mindmap übersichtlich und produktiv.
  9. Um die einzelnen Unter- und Hauptpunkte sinnvoll miteinander zu verbinden, wählen Sie im Menü „Einfügen“ unter „Formen“ einen Pfeil aus.
  10. Fahren Sie mit der Maus über eine Ihrer Formen. Dann sehen Sie die Kantenpunkte, an denen Sie die Pfeile ansetzen können. Mit diesen verbinden Sie nun die Formen untereinander.

Hier geht’s zur Microsoft Powerpoint 2016 Multilanguage Vollversion.

Mindmap mit PowerPoint erstellen – noch einfacher mit der passenden Vorlage

Um Ihre eigene Mindmap-Vorlage mit PowerPoint anzufertigen, können Sie sich für die Zukunft eine Menge Zeit sparen. Denn jede Mindmap lässt sich sozusagen „recyceln“.

Dazu erstellen Sie einfach, wie bereits oben beschrieben, eine Mindmap, in der Sie die einzelnen Felder/Formen nicht beschriften. Speichern Sie Ihr Werk nun beispielsweise unter dem Titel „Mindmap-Vorlage“ ab.

Alternativ dazu haben Sie auch die Möglichkeit, vorgefertigte PowerPoint Mindmaps mit professionellen Designs zu nutzen. Diese lassen sich oft kostenlos downloaden und individuell anpassen.

Tipp: Mit diesen Office-Paketen können Sie PowerPoint unter Windows 11 optimal nutzen:

MindManager: Die smarte Alternative zu Microsoft PowerPoint

Mit der Software MindManager 14 für Windows lassen sich Informationen, Aufgaben und Zusammenhänge besonders im geschäftlichen Bereich hervorragend visuell darstellen. In Ihren Mindmaps können Sie Informationen, Bilder oder Hyperlinks hierarchisch um ein zentrales Thema anordnen. Dadurch erhalten alle Beteiligten ein besseres Verständnis von der Sache und einen schnellen Überblick.

Finden Sie hier alle Versionen von MindManager:

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Word: Kopfzeile bearbeiten

Word: Kopfzeile bearbeiten – so geht’s

Word: Kopfzeile bearbeiten – so geht’s

Gerade im geschäftlichen Bereich ist es bei Word-Dokumenten üblich, eine individuelle Kopfzeile einzurichten. So lassen sich zum Beispiel das Firmenlogo oder die Anschrift in das Dokument integrieren. Aber auch für Privatpersonen ist es häufig sinnvoll, Name und Adresse (oder sogar ein Bild) in der Kopfzeile zu implementieren. Dieser obere Teil des Dokuments ist dann auf allen Seiten gleich. Wie man die Word-Kopfzeile ganz einfach bearbeiten kann, erklärt dieser Beitrag.

Microsoft Word: Was ist eine Kopfzeile?

Vor allem bei längeren Dokumenten ist der Einsatz von Kopf- und Fußzeilen praktisch. Denn sie sagen dem Empfänger anhand des Firmenlogos auf den ersten Blick, wer der Absender ist. Fürs Branding eines Unternehmens ein echter Gewinn! Andererseits lassen sich – idealerweise in der Fußzeile – auch die Seitenzahlen unterbringen, die Microsoft Word automatisch aktualisiert. Aber auch im privaten Bereich macht ein Anschreiben, in dessen Kopfzeile beispielsweise ein Foto des Absenders untergebracht ist, viel her.

Weitere praktische Anwendungsmöglichkeiten für die Kopf- und Fußzeile:

  • Dateiname
  • Name des Verfassers
  • Datum und Uhrzeit
  • Mitarbeiterlisten

Sowohl Kopf- als auch Fußzeilen müssen Sie generell nur einmal einrichten. Anschließend erscheinen sie automatisch auf allen weiteren Seiten des Dokuments. Um sicherzustellen, dass Ihre Kopfzeile in sämtlichen Dokumenten einwandfrei angezeigt wird, sollten Sie stets eine aktuelle Version von Word verwenden, beispielsweise

Am besten funktioniert das Office-Paket unter Windows 11.

Tipp: Für die Kopfzeile Vorlagen nutzen

In Microsoft Office 2021 Home and Business und Microsoft Word 365 Business Premium finden Sie einen umfangreichen Katalog an vorgefertigten Kopf- und Fußzeilen. Diese bieten einen guten Überblick und sind ein echter Pool an Ideen. Natürlich können Sie die Vorlagen auch im Nachhinein individuell anpassen. Zu nutzen sind sie über den Menübefehl „Entwurf“. Hier lässt sich die jeweilige Kopfzeile bearbeiten und anpassen. Letztendlich kann man dann auch aus dieser Word-Kopfzeile eine eigene Vorlage erstellen und abspeichern. Diese lässt sich dann später immer wieder für alle Dokumente verwenden.

Auch interessant: Einfügen und Entfernen eines Wasserzeichens in einem Word-Dokument

Kopfzeile ganz einfach in Word erstellen

Sie können für die Kopf und Fußzeilen also einfach eine der Vorlagen nutzen oder aber eine persönliche Kopfzeile erstellen. Dazu sind nur wenige Schritte nötig:

  1. Öffnen Sie eine Seite in Microsoft Word.
  2. Aktivieren Sie die Kopfzeile per Doppelklick auf eine Stelle oberhalb des Textfeldes.
  3. Jetzt können Sie Ihre individuelle Word Kopfzeile bearbeiten – auch mit Hilfe der Optionen in „Kopf- und Fußzeilentools“ am oberen Bildschirmrand.

Tipp: Word-Inhaltsverzeichnis: Seitenzahlen einfügen

Word: Kopfzeile nachträglich bearbeiten

Weder die Kopf- noch die Fußzeile sind in Stein gemeißelt, sondern lassen sich im Nachhinein ganz einfach bearbeiten. So können Sie die Kopfzeile bei Bedarf aktualisieren, ändern oder vollständig löschen:

  • Um die Word-Kopfzeile bearbeiten zu können, klicken zunächst im Menü auf die Option „Bearbeiten“.
  • In der Menüleiste erscheinen jetzt die Wahlmöglichkeiten „Fußzeile“ und „Kopfzeile“, wählen Sie „Kopfzeile“.
  • Im nächsten Schritt können Sie das Layout Ihrer Microsoft-Kopfzeile bearbeiten und individuell anpassen.
  • Zum Verlassen des Bearbeitungsmodus einfach in die Mitte des Dokumentes doppelklicken.

Kopfzeile wieder entfernen: Löschen von Fuß- und Kopfzeilen in Microsoft Word

Wollen Sie die Kopfzeile bei einem Dokument nicht mit abbilden, lassen sich Kopf- und Fußzeilen ganz einfach wieder löschen.

Und so geht’s:

  • Nutzen Sie wie gehabt den Doppelklick am oberen Rand einer Seite, um zum Bearbeitungsmodus der Kopfzeile zu gelangen.
  • Jetzt im oberen Menü auf „Kopfzeile“
  • Ein Klick auf „Kopfzeile entfernen“ löscht die Vorgaben, die Sie für die Kopfzeile gewählt hatten.
  • Ein Doppelklick auf eine beliebige Stelle im Dokument bestätigt den Vorgang.

Um eine Fußzeile einzurichten beziehungsweise zu bearbeiten oder zu entfernen, gehen Sie genauso vor: Klicken Sie zunächst auf den unteren Bereich des Dokuments. Wählen Sie dann im Bearbeitungsfeld die Option „Fußzeile“.

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Word: Logos und Bilder in die Kopfzeile einfügen

Word: Logo und Bild in Kopfzeile einfügen

Word: Logo und Bild in Kopfzeile einfügen

Ein Schriftstück sieht wesentlich persönlicher aus, wenn die Kopfzeile personalisiert ist. Das Logo eines Unternehmens oder ein Bild wecken sofort Vertrauen, lockern die Seite auf und machen auch optisch einiges her. Wie Sie ein Logo oder Bild in die Word-Kopfzeile einbauen können, das anschließend auf jeder Seite erscheint, erfahren Sie hier.

Einfache Gestaltung von Word-Dokumenten mit Kopf- und Fußzeilen

Die Kopfzeile ist der Bereich in einem Word-Dokument, der sich unmittelbar über dem Textfeld befindet. Analog dazu handelt es sich bei der Fußzeile um den Abschnitt, der direkt auf den Textblock am unteren Rand des Dokuments folgt. Fügen Sie dort ein Logo, Bild oder ein anderes Element ein, wird dies auf allen darauffolgenden Seiten übernommen. (Ausnahme: Wählen Sie die Option „Seitenzahlen“, ändern sich diese mit jeder neuen Seite). In der Praxis ist es üblich, geschäftliche Pflichtangaben in der Fußzeile und Bilder oder Logos in der Kopfzeile zu platzieren.

  • Angaben, die auf allen Seiten gleichbleiben sollen (beispielsweise eine Rechnungsnummer), lassen sich über die Funktion „Formatvorlagen“ oder die Tastatur in die Kopf- oder Fußzeile eingegeben.
  • Sich verändernde Angaben wie die Seitenzahl können mithilfe der dafür vorgesehenen Feldbefehle einfügen.

Hinweis: Damit Ihre Kopf- und Fußzeilen auch tatsächlich auf allen Seiten ordnungsgemäß angezeigt werden, sollten Sie stets die neueste Version von Microsoft Word verwenden. Aktuell sind dies Microsoft Office 2021 und Microsoft Office 365:

Word: Logos und Bilder auf jeder Seite wiederholen – mithilfe der Kopfzeile

Gerade für Unternehmen bedeutet die Möglichkeit, das Firmenlogo in der Kopfzeile darstellen zu können, eine erhebliche Zeitersparnis. So ist es möglich, Angebote, Mitteilungen oder Rechnungen direkt in Word zu bearbeiten. Bei Briefen wird außerdem auf jeder Seite der Absender angezeigt. Egal, ob Sie ein Bild oder ein Logo in die Kopfzeile einfügen möchten – das Vorgehen ist in beiden Fällen das gleiche:

  1. Klicken Sie zweimal über den ersten Satz im Word-Dokument.
  2. Aus dem Speicherort nun das gewünschte Bild oder das Logo in die Kopfzeile ziehen.
  3. Die Position lässt sich mit gedrückter Maustaste verändern. Mit Hilfe der Punkte am Rand des Bildes oder Logos in der Kopfzeile kann zudem die Größe angepasst werden.
  4. Sind in Logo beziehungsweise Bild in die Kopfzeile eingefügt, müssen Sie nur noch auf den jeweiligen Textblock klicken. Das Element erscheint nun auf jeder Seite des Dokuments.

Tipp: Für ein noch effizienteres Arbeiten mit Microsoft Office, lohnt es sich, etwas Zeit zu investieren, um die passenden Word-Vorlagen zu erstellen.

Logo im Word-Dokument nur auf der ersten Seite anzeigen

Sobald Sie ein Bild oder Logo in die Kopfzeile einfügen, erscheint dieses Element auf jeder Seite des Word-Dokuments. Aber was können Sie tun, wenn sich die erste Seite von den anderen Seiten des Dokuments unterscheiden soll? Soll lediglich die erste Seite mit dem Firmenlogo versehen werden, haben Sie die Möglichkeit, diese dementsprechend zu formatieren. Die Kopfzeile der anderen Seiten kann dann wiederum andere Elemente enthalten:

  1. Zunächst wieder per Doppelklick am oberen Rand des Textfeldes zur Kopfzeile wechseln. Es erscheint automatisch die Registerkarte „Entwurf“.
  2. Im nächsten Schritt können Sie die Optionen für die Kopfzeile anpassen. Dazu den Text, das Bild oder ein anderes Element einsetzen, das künftig auf jeder Seite erscheinen soll.
  3. Jetzt in der Gruppe „Optionen“ auf der Registerkarte „Entwurf“ die Möglichkeit „Erste Seite anders“ wählen. Die zuvor festgelegten Einstellungen der Seite-1-Kopfzeile werden automatisch zurückgesetzt (alle anderen Seiten bleiben davon unberührt).
  4. Es erscheint der Zusatz „Erste Kopfzeile“. Hier können jetzt die Elemente gelöscht werden, die erst ab der zweiten Seite erscheinen sollen. Jetzt kann auch beispielsweise ein Bild in die Kopfzeile eingefügt werden.
  5. Zum Bestätigen der Änderungen wird auf die Schaltfläche „Kopf- und Fußzeile schließen“

Tipp: So kannst du die Kopfzeile in Word entfernen.

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Word: Kopfzeile entfernen

Word: Kopfzeile entfernen – so geht's

Word: Kopfzeile entfernen – so geht's

Die Kopfzeile in Microsoft Word ist eine sinnvolle Funktion, die das Layout eines Textdokumentes aufwertet. In der Kopf- wie auch in der Fußzeile lassen sich beispielsweise Seitenzahlen einfügen – oder auch Bilder und andere Formate platzieren. Manchmal aber kann es sein, dass die Kopfzeile im Nachhinein stört. Wie sie sich dann wieder entfernen lässt, erklären wir in diesem Beitrag.

Übrigens: Damit Word unter Windows 11 zuverlässig funktioniert, sollten Sie stets die neueste Version installiert haben. Das beliebte Textprogramm finden Sie innerhalb dieser Office-Pakete:

Als erstes: Kopfzeile, Fußzeile und Seitenzahl schnell erklärt

Bei der Arbeit mit Word stößt man schnell auf diese Begriffe, von denen nicht jeder weiß, was sie genau bedeuten. Darum als Basic eine kurze Begriffserklärung:

  • Kopfzeile: Hierbei handelt es sich um den Bereich am oberen Rand des Word-Dokuments. Hier können Bilder, Datum und Uhrzeit, Zahlen oder auch Text und Seitennummern in verschiedenen Schriftarten eingefügt werden. Die Kopfzeile erscheint dann, wie zuvor von Ihnen gestaltet, auf jedem Blatt des Dokuments. Will man die Kopfzeile vergrößern oder verkleinern, nutzt man dazu das vertikale Lineal.
  • Fußzeile: Sie erscheint am unteren Dokumentenrand und hat im Grunde die gleiche Funktion wie die Kopfzeile.
  • Seitenzahl: Die Durchnummerierung der einzelnen Seiten in einem Word-Dokument kann sowohl in der Kopf- wie auch in der Fußzeile erfolgen. Einmal formatiert, vergibt das Programm die richtige Reihenfolge der Seitenzahlen automatisch.

Kopfzeile in der Word-Vorlage erstellen

Normalerweise ist jedes neue Word-Dokument ohne vorformulierte Kopfzeile angelegt. Um die Vorteile der Kopfzeile nutzen zu können, müssen Sie diese zunächst einfügen.

Und das funktioniert so:

  1. Word-Dokument öffnen, dann Einfügen > Kopfzeile auswählen.
  2. Aus den Vorlagen das passende Design wählen.
  3. Gewünschten Text, Bild oder Seitennummerierung
  4. Zum Schluss „Kopf- und Fußzeile schließen“

Wollen Sie eine Fußzeile erstellen, wählen Sie unter „Einfügen“ entsprechend „Fußzeile“.

Tipp: Um die Kopf- oder Fußzeile zu bearbeiten, einfach per Doppelklick im entsprechenden Bereich die Kopf- und Fußzeilentools öffnen und die Auswahlmöglichkeiten nutzen.

Was tun, wenn die erste Seite eine andere Kopfzeile erhalten soll?

Es gibt Situationen, in denen gar nicht alle Seiten die gleichen Kopf- beziehungsweise Fußzeilen erhalten sollen. Gerade bei der ersten Seite kann es sinnvoll sein, wenn sie ein anderes Layout erhält. Doch auch das ist kein Problem, man kann ganz einfach die Word Kopfzeile auf einer Seite entfernen.

In diesem Fall öffnen Sie das Dokument und gehen Sie per Doppelklick auf die entsprechende Kopfzeile. Jetzt erscheinen die Kopf- und Fußzeilentools. Die Option „Entwurf“ wählen und dann „Erste Seite anders“.

Jetzt können Sie die Kopf- und Fußzeile der ersten Seite entsprechend anpassen.

Kopfzeile Word entfernen – 2 Möglichkeiten

Da hat man feinsäuberlich Kopf- und Fußzeilen eingebettet – und merkt dann, dass man sie bei diesem Word-Dokument gar nicht braucht.

Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten, wie man die Kopfzeile Word entfernen kann:

1. Inhalte der Kopfzeile entfernen

  • Doppelklick in die Kopfzeile machen.
  • Den Inhalt markieren.
  • Die Entf-Taste drücken.

In diesem Augenblick ist die Kopfzeile leer. Allerdings existiert sie weiter auf dem Dokument und nimmt nach wie vor den Platz weg, den man eigentlich gewinnen wollte.

Eine weitere Methode, die Kopfzeile zu erhalten, aber zu entleeren sieht so aus:

  • Auf den Menüreiter „Einfügen“
  • Im rechten Menüband das Icon „Kopfzeile“
  • Option „Kopfzeile entfernen“ im unteren Menü wählen.

Will man komplett die Fußzeile oder Word Kopfzeile entfernen, wählt man folgende Schritte:

2. Word-Kopfzeile dauerhaft entfernen:

  • Per Doppelklick in die Kopfzeile den Inhalt markieren.
  • Danach die Kopfzeile per Klick auf den normalen Text schließen.
  • Jetzt im Menüband den Reiter „Seitenlayout“
  • Im linken Bereich das Icon „Seitenränder“ wählen.
  • Den Menüpunkt „Benutzerdefinierte Seitenränder“ auswählen.
  • Im neuen Fenster die Seitenränder oben auf 0 stellen.
  • Dann nur noch mit „OK“ bestätigen.

Übrigens: Noch mehr Tipps und Tricks finden Sie auch in den folgenden Ratgebern:

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OneNote: Notizbuch löschen

OneNote: Notizbuch löschen – so geht's

OneNote: Notizbuch löschen – so geht's

In Microsoft Office OneNote ist das Anlegen eines neuen Notizbuches ein echtes Kinderspiel. Da kommt man schnell in Versuchung, für alles und jeden ein eigenes Notizbuch anzulegen. Praktisch? Ja, aber nur auf den ersten Blick. Denn je mehr OneNote Notizbücher auf dem Rechner liegen, desto unübersichtlicher wird das Ganze auf Dauer. Beim Aufräumen stellt man dann schnell fest, dass man das eine oder andere Notizbuch längst nicht mehr braucht. Also weg damit, ab in den Papierkorb. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Notizbücher in OneNote ganz einfach löschen können.

Schon gewusst? OneNote ist Teil des Microsoft Office Pakets:

Wo sind die Notizbücher abgespeichert?

Unter Windows 11 kann die Arbeit mit dem OneNote Notizbuch den Alltag echt erleichtern. Braucht man die einst so wichtigen Notizen aber irgendwann nicht mehr, nehmen sie nur noch Speicherplatz weg und verhindern eine sinnvolle Ordnung auf dem Desktop. Wollen Sie nun ein altes OneNote Notizbuch löschen, müssen Sie erst herausfinden, wo Sie dieses überhaupt abgespeichert haben. Denn in OneNote selbst lassen sich Notizbücher nur schließen, aber nicht löschen. Das klappt nur direkt auf dem PC.

Darum gilt es, erst einmal den Speicherort des Notizbuches herauszufinden:

  • Grundsätzlich speichert OneNote die Notizen automatisch auf der Festplatte, auf der sich die Notizbuchdateien befinden. Das hat den Vorteil, dass die Notizen dadurch vor versehentlichen Änderungen geschützt sind.
  • Damit mehrere Personen ein Notizbuch bearbeiten können, lässt sich auch die Cloud-Lösung OneDrive nutzen. Hier liegt der Vorteil in der interaktiven Bearbeitungsmöglichkeit sowie im höheren Schutz der Daten. Denn eine Festplatte kann bekanntlich kaputt gehen – dann sind im schlimmsten Fall auch in Microsoft Office (365) die Daten futsch.

Tipp: Sie möchten OneNote und die anderen Programme auch auf Ihrem Smartphone nutzen? In unserem Ratgeber erfahren Sie alle zum Einrichten der Office-Apps und E-Mail-Programme auf einem mobilen Gerät.

OneNote Notizbücher löschen von der Festplatte

Da das Löschen von Notizbüchern in OneNote nicht direkt in der App funktioniert, müssen Sie also zunächst den genauen Speicherort des Notizbuchs auf dem PC in Erfahrung bringen

  1. Dafür zunächst den Windows-Explorer öffnen.
  2. Weiter mit dem Ordner „Dokumente“.
  3. Jetzt müssen Sie den Ordner „OneNote Notizbücher“ mit einem Doppelklick öffnen.
  4. Anschließend können Sie, das Notizbuch, das Sie löschen möchten, ansteuern.
  5. Der entsprechende Eintrag muss nun mit der rechten Maustaste angeklickt werden.
  6. Im Kontextmenü, das nun erscheint, den Eintrag „Löschen“ auswählen.
  7. Das Notizbuch landet jetzt im OneNote Papierkorb.

Unter Umständen wollen Sie das Notizbuch aber nicht komplett löschen, sondern lediglich aus der Notizbuch-Liste entfernen. Damit das klappt, wird mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Notizbuch geklickt und dann „Dieses Notizbuch schließen“ ausgewählt.

OneNote Notizbücher vom Cloud-Speicher löschen

Haben Sie die OneNote Notizbücher nicht auf dem PC, sondern im Cloud-Speicher OneDrive abgelegt, müssen sie auch dort gelöscht werden.

  1. OneDrive öffnen und das entsprechende Notizbuch wählen.
  2. Jetzt das Kontrollkästchen neben dem Eintrag aktivieren.
  3. Weiter zu „Verwalten“ > „Löschen“ navigieren.
  4. Als nächstes zurück zu OneNote gehen.
  5. Mit einem Rechtsklick auf das ausgewählte Notizbuch gehen.
  6. Im Kontextmenü auf „Dieses Notizbuch schließen“ klicken.

Wichtig: OneDrive Papierkorb leeren

Auch die Cloud OneDrive, zum Beispiel unter Microsoft 365 Family oder Microsoft 365 Business Premium, stellt nur einen begrenzten Speicherplatz zur Verfügung. Unnötige Dateien, die schon halb vergessen im Papierkorb vor sich hindümpeln, nehmen unter Umständen eine Menge von diesem Speicherplatz weg. Darum sollte man regelmäßig nicht nur die Notizbücher in OneNote löschen, sondern hin und wieder auch den OneDrive Papierkorb leeren.

Tipp: Bevor Sie die Dateien endgültig löschen, indem Sie den OneDrive Papierkorb leeren, sollten Sie prüfen, ob nicht die eine oder andere dabei ist, die Sie vielleicht später noch einmal benötigen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn Sie den OneDrive Papierkorb leeren möchten:

  1. In der linken Spalte von OneDrive „Papierkorb“ wählen.
  2. Wollen Sie nur einzelne Elemente oder Notizbücher aus dem Papierkorb löschen, klicken Sie diese Elemente an.
  3. Wählen Sie als nächstes in der oberen Navigationsleiste „Löschen“ aus.
  4. Wollen Sie den gesamten OneDrive Papierkorb leeren, klicken Sie in der oberen Navigationsleiste „Papierkorb leeren“ an.

Sämtliche Dateien sind dann dauerhaft – also für immer und unwiderruflich – gelöscht!

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