Text präzise in Word markieren
Text präzise in Word markieren - so geht's!
Wer zuhause Windows 11 Home oder auf der Arbeit Windows 11 Enterprise nutzt und mit Microsoft Word 2021 beziehungsweise mit Microsoft 365 arbeitet, wird diese Funktion immer wieder mal nutzen wollen und müssen: Textpassagen in Word markieren. Das kann ganz unterschiedliche Gründe haben, führt aber gerade bei längeren Texten nicht selten zu Problemen – wenn man unsere kleinen Tricks nicht kennt, die wir hier erklären.
Gründe, warum man Textpassagen in Word markieren muss
Mal muss ein Wort, ein Satz oder ein einzelner Absatz in einem Textdokument von Microsoft Word markiert werden, mal sogar ganze Passagen, die sich nicht selten auch über mehrere Seiten erstrecken können.
Das kann zum Beispiel notwendig sein, wenn man einen Absatz im Text kopieren oder ganz löschen will.
Auch wenn man bestimmte Passagen im Dokument in einer anderen Schrift oder Farbe darstellen möchte, wenn ein Satz gefettet oder kursiv gesetzt werden soll, muss man die entsprechende Stelle in Microsoft Word markieren.
Will man einen Text formatieren, ist es manchmal auch notwendig, bestimmte Passagen farblich zu unterlegen, Einzüge einzurichten oder einzelne Absätze mit Textzeichen oder Aufzählungslisten zu versehen. Für all das muss man dann den gewünschten Teil des Textes in Word markieren.
Bereiche in Word markieren – diese Methoden gibt es
Um einen Text formatieren beziehungsweise in Microsoft Word markieren zu können, gibt es verschiedene Herangehensweisen, die wir hier einmal näher beleuchten wollen.
- Mit linker Maustaste Textpassagen in Word markieren: Das ist die wohl gängigste Methode, die viele User anwenden. Einfach am Anfang der zu markierenden Passage den Cursor ansetzen und dann mit gedrückter linker Maustaste bis dahinziehen, wo das Ende der Markierung sein soll.
- Doppelklick und Dreifachklick: Klickt man mit der Maus zweimal schnell auf ein Wort, wird dieses automatisch markiert. Ein schneller Dreifachklick markiert den angeklickten Absatz.
- Tastenkombination „Strg+A“: Wer sich die Mühe mit der Maus sparen will, wählt einfach diese Tastenkombination, um den gesamten Text in Word markieren kann.
- Mit Tastenkombinationen einzelne Buchstaben markieren: Will man nur einzelne Buchstaben oder Zeichen markieren, helfen diese Tastenkombinationen jeweils mit gedrückter „Shift-Taste“:
- Rechtspfeil markiert das nächste Zeichen
- Linkspfeil markiert das vorherige Zeichen
- Pfeil nach oben markiert die darüber liegende Zeile
- Pfeil nach unten markiert die darunter liegende Zeile
- Ganze Textteile mit Tastenkombination markieren: Etwas mehr als einzelne Zeichen markiert die Tastenkombination „Shift+Strg“ zusammen mit:
- Rechtspfeil, um das nächste Wort oder das aktuelle Wort von der Cursor-Position bis zum Ende zu markieren
- Linkspfeil markiert das vorherige Wort oder das aktuelle Wort von der Cursor-Position bis zum Anfang
- Pfeil nach oben setzte eine Textmarkierung bis zum Anfang des Absatzes
- Pfeil nach unten markiert den aktuellen Absatz bis zu seinem Ende
- Markieren mit der F8-Taste: Will man einzelne Textteile aus einem Absatz in Microsoft Word – egal ob bei der 2016 Multilanguage Vollversion oder der 2019 Multilanguage Vollversion – markieren, kann das präzise Setzen des Cursors an die richtige Stelle schnell schiefgehen. Setzt man ihn jedoch an die Textstelle, von der an man markieren will und drückt dann die F8-Taste, wird es richtig komfortabel. Denn dann muss der Cursor nur noch an die Stelle gelenkt werden, an der die Markierung enden soll – und schon ist exakt dieser Abschnitt dazwischen markiert. Hat man mit dem Cursor vielleicht nicht genau die Stelle getroffen, ist das auch kein Problem. Der Endpunkt kann mit der F8-Methode nämlich jederzeit an eine andere Stelle platziert werden.
- Wird die F8-Taste zweimal hintereinander gedrückt, während der Cursor stillsteht, wird – ähnlich wie beim doppelten Mausklick – das Wort markiert, auf dem der Cursor gerade ruht. Dreimal betätigen markiert den aktuellen Absatz, und drückt mal fünfmal die „Zaubertaste“, wird der ganze Text im Microsoft Word Dokument von Microsoft Office 2021 beziehungsweise Microsoft 365 markiert.
Hat man ein- oder zweimal zu oft gedrückt, kann man mit der Kombination „Shift+F8“ zur zuvor gesetzten Markierung zurückkehren.
Mit der Esc-Taste beendet man den Markier-Modus.
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Makros aktivieren in Microsoft Word und Excel
PowerPoint: Problemlos die Excel Verknüpfung bearbeiten
Wer mit Microsoft Office 2021 beziehungsweise Microsoft 365 arbeitet, hat wahrscheinlich schon mal davon gehört: Man sollte Makros aktivieren, um effektiver arbeiten zu können. Vor allem Microsoft Word und Microsoft Excel sollen davon profitieren. Aber viele wissen gar nicht, was diese ominösen Makros eigentlich sind und wie man Makros aktivieren kann. Für all diejenigen gibt es hier nun unsere Anleitung.
Was sind Makros in Microsoft Word und Microsoft Excel?
Im Grunde genommen sind Makros Befehle auf dem PC, die Arbeitsabläufe, die immer wieder ausgeführt werden, enorm erleichtern und beschleunigen. Das heißt, dass Makros beispielsweise in Microsoft Word oder Microsoft Excel diese Befehle speichern und automatisch per einfachem Mausklick bei Bedarf zur Verfügung stellen. Solche immer wiederkehrenden Anweisungen oder Befehle werden mit Hilfe von Makros entweder über die Maus oder über eine Tastenkombination zusammen ausgeführt.
So lassen sich etwa in Excel-Tabellen Daten per Klick auf ein festgelegtes Symbol oder mit einer bestimmten Tastenkombination schnell organisieren, formatieren und importieren. Oder ständig wiederkehrende Floskeln im Schriftverkehr wie etwa „Mit freundlichen Grüßen“ müssen nicht unter dem Schreiben getippt, sondern können mit einem Makro automatisch unter jeden Brief eingesetzt werden.
Ein einmal verfasster Text oder auch eine Abfolge von häufig verwendeten Befehlen werden von den Makros also automatisch erfasst beziehungsweise ausgeführt.
Damit sie das können, müssen sie aber erst einmal „lernen“, welche Arbeitsschritte sie speichern sollen. Man muss also erst einmal die Makros aktivieren, um mit ihnen zu arbeiten.
Makros aktivieren in Microsoft Office 2021
Zunächst entscheidet man sich, ob man Excel Makros aktivieren oder Word Makros aktivieren möchte. Dementsprechend öffnet man in Microsoft Office 2021 oder Microsoft 365 das gewünschte Programm und geht folgendermaßen vor:
- In Microsoft Word beziehungsweise Microsoft Excel 2010 auf die Registerkarte Datei gehen.
- Optionen wählen.
- Zur Rubrik Sicherheitscenter (Trust Center) wechseln.
- Die Schaltfläche Einstellungen für das Sicherheitscenter (Einstellungen für das Trust Center) anklicken.
- Hier nun in die Rubrik Einstellungen für Makros (Makroeinstellungen) gehen.
- Auf Alle Makros aktivieren (Aktivieren von VBA Makros) klicken.
- Änderungen mit OK bestätigen.
Jetzt können die Makros in Microsoft Excel beziehungsweise Microsoft Word zur Arbeitserleichterung programmiert werden.
Um Makros zu erstellen, oben in der Excel-Menüleiste auf „Ansicht“ klicken – ganz rechts findet sich der Makro-Bereich, wo man mit der Funktion „Makro aufzeichnen…“ neue Makros erstellen kann. Definieren kann man jedes Makro mit den folgenden Eigenschaften:
- Makroname
- Tastenkombination, mit der man das Makro auslösen möchten
- Makro speichern in
- Beschreibung (optional)
Excel Makros aktivieren und programmieren
Zunächst müssen die Makros in Microsoft Excel wie oben beschrieben aktiviert werden. Zum Programmieren der einzelnen automatisierten Befehle werden noch folgende Schritte ausgeführt:
- Oben in der Excel-Menüleiste auf „Ansicht“ klicken.
- Rechts im Makro-Bereich mit der Funktion „Makro aufzeichnen…“ neue Makros erstellen.
- Jedes einzelne Makro muss mit bestimmten Eigenschaften definiert werden
- Name des Makros
- Tastenkombination, die das Makro aktivieren soll
- Speicherort für das Makro
- Auf Wunsch Beschreibung des Makros
Word Makros aktivieren per Schaltfläche
Nicht nur über eine bestimmte Tastenkombination, sondern auch über eine definierte Schaltfläche lassen sich Word Makros aktivieren:
- In der Menüleiste auf die Registerkarte „Ansicht“ gehen und dort auf das Symbol für „Makros“ klicken.
- Im Kontextmenü die mittlere Möglichkeit „Makro aufzeichnen“ auswählen.
- Nun den „Makronamen“ festlegen.
- Die Auswahl „Makro speichern in“ bietet mit der Auswahl „Alle Dokumente (Normal.dotm)“ die Option, das Makro in allen Word-Dokumenten verwenden zu können.
- Unter „Makro zuweisen“ nun die Option „Schaltfläche“ wählen.
- Auf das neu erstellte Marko klicken („Normal.NewMacros.MacroName”)
- „Hinzufügen“ klicken.
- Mit der Schaltfläche „Ändern“ kann dem Makro nun ein Symbol sowie ein passender Name gegeben werden.
- Mit „OK“ bestätigen.
Ab jetzt erscheint in der Schaltfläche oberhalb der Menüleiste das Symbol, das dem Makro gegeben wurde. Will man nun dieses oder mehrere Makros aktivieren, wird an der entsprechenden Textstelle nur noch auf das entsprechende Symbol geklickt.
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PowerPoint: Problemlos die Excel Verknüpfung bearbeiten
PowerPoint: Problemlos die Excel Verknüpfung bearbeiten
Microsoft Office 2021 beziehungsweise Microsoft 365 enthält eine Menge praktischer Dienste, die den Büroalltag, aber auch die Kommunikation und Organisation im Privatbereich erheblich erleichtern. Texte bearbeiten mit Word, Kalkulationen erstellen mit Excel oder Präsentationen gestalten mit PowerPoint … Einige Features erlauben es auch, die einzelnen Programme miteinander zu verbinden. So lässt sich beispielsweise mühelos eine Excel Tabelle in Word einfügen – und genauso einfach in Microsoft PowerPoint. Wie man eine solche Excel Verknüpfung bearbeiten kann, zeigen wir hier.
Oft lässt sich keine Excel Verknüpfung bearbeiten, weil …
… man beim Einfügen einer Excel Tabelle in Microsoft PowerPoint die Verknüpfung in einem der ersten Arbeitsschritte nicht bedacht oder falsch ausgeführt hat. Eine Verknüpfung reagiert auch nicht auf Änderungen, wenn man die Excel Arbeitsmappe, in der sich die Microsoft Excel Tabelle ursprünglich befindet, irgendwann mal umbenannt hat.
Eine weitere Fehlerquelle ergibt sich, wenn die Excel Arbeitsmappe in ein anderes Verzeichnis innerhalb von Microsoft 365 beziehungsweise Microsoft Office 2021 verschoben wurde. In beiden Fällen kann Microsoft PowerPoint nicht mehr auf die originale Microsoft Excel Tabelle zurückgreifen. Sie existiert für das Programm schlicht nicht mehr, eine Aktualisierung ist nicht möglich.
Jetzt hilft nur noch eines: Die Excel Verknüpfung bearbeiten, damit PowerPoint Änderungen an der ursprünglichen Microsoft Excel Tabelle automatisch übernimmt.
Excel Tabelle einfügen und Excel Verknüpfung bearbeiten
Will man in einer Microsoft PowerPoint Präsentation eine Excel Tabelle einfügen, sollte von vornherein die Funktion „Verknüpfung einfügen“ gewählt werden. Die Excel Arbeitsmappe übernimmt Daten dadurch automatisch.
So wird die Excel Tabelle in die PowerPoint Folie eingefügt
Wer viel mit Word und Excel arbeitet, hat sicher schon einmal die Option „Excel Tabelle in Word einfügen“ erfolgreich gemeistert. Im Programm PowerPoint geht man zum Excel Tabelle einfügen ganz ähnlich vor.
- Die entsprechende Präsentation in Excel PowerPoint öffnen.
- Dann die Excel Arbeitsmappe mit der einzufügenden Tabelle öffnen.
- Tabelle markieren.
- Registerkarte „Start“ klicken, auf die Schaltfläche „Kopieren“ navigieren.
- Jetzt die passende Stelle auf der Excel PowerPoint Folie anklicken, um dort die Excel Tabelle einfügen zu können. Auch hier die Registerkarte „Start“ öffnen und unter „Zwischenablage“ „Einfügen“ wählen.
Excel Verknüpfung bearbeiten
Mit den oben genannten Schritten lässt sich in Microsoft PowerPoint die Excel Tabelle einfügen und sie ist dann so verknüpft, dass Änderungen automatisch übernommen werden. Wurde die Excel Arbeitsmappe jedoch später umbenannt oder verschoben, muss man die Excel Verknüpfung bearbeiten.
- Als erstes wird logischerweise die PowerPoint-Präsentation geöffnet, deren Verknüpfung fehlerhaft ist.
- Über die Registerkarte „Datei“ lässt sich die „Backstage-Ansicht“ öffnen.
- Im Menü, das erscheint, auf „Informationen“ klicken.
- Es erscheint die aktive PowerPoint Folie, darunter verschiedene Auswahlmöglichkeiten.
- Unter „Verwandte Dokumente“ den Punkt „Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten“ anklicken.
- Im Dialogfenster „Verknüpfungen“ kann jetzt der Befehl „Quelle ändern“ geklickt werden.
- Ein weiteres Dialogfenster „Quelle ändern“ öffnet sich, und es erscheint eine Liste mit mehreren zur Wahl stehenden Dokumenten.
- Hier muss nun das richtige Dokument anvisiert und per Klick der Befehl „Öffnen“ gegeben werden.
- Zurück im Dialogfenster „Verknüpfungen“ nun auf „Jetzt aktualisieren“ klicken.
- Funktioniert die aktualisierte Verknüpfung, ist der Befehl „Schließen“ blau umrandet und kann angeklickt werden.
Jetzt kann an der Microsoft PowerPoint Folie weiter gearbeitet werden. Nachdem die Präsentation einmal geschlossen und wieder geöffnet wurde, hat das Programm die Änderungen beziehungsweise Aktualisierungen an der Excel Tabelle automatisch übernommen.
Auch das geht: Excel Tabelle direkt in PowerPoint erstellen
Manchmal ist es gar nicht nötig, zunächst eine Tabelle in Excel zu erstellen und diese dann in einer PowerPoint Präsentation zu integrieren – man kann sie direkt auf einer Folie erstellen.
- Die Folie in der Miniaturansicht anklicken, auf der eine Excel Tabelle erstellt werden soll.
- Registerkarte „Einfügen“ wählen und unter „Tabellen“ auf den kleinen Pfeil klicken.
- „Excel Tabelle einfügen“ im Drop-down-Menü anklicken.
- Es erscheint eine Tabelle auf der Power-Point Folie, die mit dem Menüband von Excel wie gewohnt bearbeitet werden kann.
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Outlook, Word und Excel verknüpfen
Outlook, Word und Excel verknüpfen – so klappt's!
Wie man Microsoft Outlook, Word und Excel verknüpfen kann, zeigen wir in diesem Beitrag. Ob privat oder geschäftlich – die Office Suite auf dem PC erleichtert viele Arbeitsgänge und ermöglicht eine saubere Darstellung verschiedenster Dokumente. Mit Microsoft Word lassen sich formatierte Texte erstellen, Microsoft Excel ist das top Programm für Tabellenkalkulationen, Berechnungen und Datenverarbeitung. Und mit Microsoft Outlook schließlich werden sämtliche E-Mails verwaltet und mithilfe des integrierten Kalenders Termine organisiert.
Word und Excel verknüpfen
Gerade im Büroalltag ist es oft nötig, in ein Dokument von Microsoft Word eine Tabelle zu integrieren. Die kann man dann entweder im Programm selbst erstellen – oder ganz einfach mit einer Tabelle in Microsoft Excel verknüpfen.
Dazu zunächst die entsprechende Excel-Datei öffnen. Die Tabelle oder auch einzelne Abschnitte der Tabelle nun markieren und mit dem Tastaturbefehl „STRG+C“ kopieren.
Dann das Microsoft Word Dokument öffnen, in das die Tabelle oder Teile davon eingefügt werden sollen. Den Cursor jetzt an die Stelle lenken, an der die Tabelle erscheinen soll. Mit dem Tastaturbefehl „ STRG+V “ kann man sie nun genau da platzieren.
Der Nachteil ist allerdings, dass sich Änderungen an der Tabelle nun nur noch mit den Funktionen von Microsoft Word bewerkstelligen lassen. Komfortabler ist es, eine Excel Verknüpfung in Word einfügen zu können.
Wie man Word mit Excel verknüpfen kann:
- Als erstes wieder die entsprechende Tabelle in Microsoft Excel markieren und per Kurzbefehl kopieren.
- Im Dokument von Microsoft Word nun im Reiter „Start“ auf den Pfeil unter „Einfügen“ klicken und im Drop-Down Menü „Inhalte einfügen“ auswählen.
- Im neuen Fenster auf den Punkt „Verknüpfung einfügen“ klicken.
- Dann im Menüfenster „Microsoft Excel Arbeitsmappe Objekt“ auswählen und mit „Ok“ bestätigen.
- Änderungen, die nun in Microsoft Excel an der Tabelle vorgenommen werden, erscheinen automatisch im Microsoft Word Dokument.
Microsoft Outlook mit Word und Excel verknüpfen
Mit einem Microsoft Konto ist es einfach, die Funktionen aller drei Tools miteinander zu harmonisieren. So lassen sich nicht nur Excel Verknüpfungen in Word einfügen. Sondern Aufgaben, Termine und Änderungen an verschiedenen Endgeräten von unterschiedlichen Mitarbeitern eingesehen werden.
Im ersten Schritt muss dazu die Symbolleiste für den Schnellzugriff vorbereitet werden.
- Dazu mit der rechten Maustaste auf ein Symbol in der Symbolleiste klicken.
- Die Option „Passen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an“ auswählen. Daraufhin öffnet sich ein neues Dialogfeld (je nach gewähltem Programm in Microsoft Word oder Microsoft Excel).
- Im Eintrag „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ in der Navigationsleiste im Listenfeld „Befehle auswählen“ den Punkt „Nicht im Menüband enthaltene Befehle“ wählen.
- In der Liste „Microsoft Outlook-Aufgabe erstellen“ anklicken und aktivieren.
Einer der Vorteile dieser Option liegt darin, dass das Dokument, welches per Microsoft Outlook versendet wurde, auf dem ursprünglichen PC erhalten bleibt. Vor der Versendung kann man es „freigeben“ oder „sperren“, sodass eine Bearbeitung von anderen verhindert oder ermöglicht wird. Auf diese Weise lassen sich Aufgaben schnell und ohne Aufwand durch einen Programmwechsel verteilen.
Sinnvoll ist das Verteilen von Aufgaben beispielsweise, wenn gerade an einem Word Dokument oder einer Excel Tabelle gearbeitet wird. Und der Mitarbeiter zum Beispiel über eine aktuelle Terminänderung informiert werden soll. Dann muss diese neue Aufgabe nicht erst in Microsoft Outlook angelegt werden. Sondern kann direkt im gerade zu bearbeitendem Dokument angezeigt werden.
Hängen mit dem Dokument keine weiteren Aufgaben zusammen, lässt es sich an alle oder auch an einzelne Kontakte aus dem Adressbuch in Outlook versenden – ohne dass das Programm dafür gewechselt werden muss.
Über die Tabellenfunktion lassen sich zudem jederzeit neue Empfänger hinzufügen.
Tipp: Im Microsoft Word Dokument mit Textmarkern arbeiten
Arbeiten mehrere an einem Microsoft Word Dokument zusammen, ist es sinnvoll, besonders wichtige Textpassagen durch Marker zu kennzeichnen. Solche Lesezeichen ermöglichen gerade bei einem umfangreichen Dokument oder einem geteilten Verzeichnis, das mit Outlook geteilt wurde, die schnelle Auffindbarkeit bestimmter Abschnitte im Text. An diesen kann dann auch von bisher unbeteiligten Kontakten als Aufgabe zum Beispiel weiter gearbeitet oder Änderungen vorgenommen werden.
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