Outlook: Mail zurückrufen – so geht's
Es ist schneller passiert als man denkt: Sie verfassen eine E-Mail und verschicken sie sofort, weil es eilig ist. Und dann merken Sie, dass Sie den Anhang vergessen oder die Mail an die falsche Adresse geschickt haben. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine irrtümlich versendete E-Mail in Microsoft Outlook oder Microsoft Outlook 2021 ganz einfach wieder zurückrufen können.
E-Mail zurückrufen in Outlook Wann ist es möglich, eine gesendete Nachricht zurückzuholen
Grundsätzlich ist es möglich, eine E-Mail in Outlook auch im Nachhinein zurückzuholen. Das funktioniert aber nur, wenn
- sowohl Sie als auch der Empfänger ein Microsoft 365- beziehungsweise ein Microsoft Exchange-Mail-Konto in der gleichen Organisation nutzen.
- der Empfänger die Nachricht noch nicht gelesen hat.
Tipp: Auch in Microsoft Outlook 2019 (Multilanguage Version) gibt es die Möglichkeit, Mails zurückzurufen.
Outlook-Nachricht zurückrufen Schritt-für-Schritt-Anleitung
Sind die genannten Bedingungen erfüllt, gehen Sie nun wie folgt vor:
- Öffnen Sie zunächst die Mail, die Sie zurückholen möchten. Sie finden sie im Ordner „Gesendete Elemente“.
- Klicken Sie dann am oberen Rand in der Menüleiste im Abschnitt „Verschieben“ auf den Eintrag „Aktionen“.
- Wählen Sie nun „Diese Nachricht zurückrufen…“ Es öffnet sich ein Fenster.
- Sie können nun entscheiden, ob Sie die Outlook-Mail zurückziehen – also komplett löschen – oder sie durch eine andere Mail ersetzen möchten.
- Mit einem Häkchen können Sie bestimmen, ob Sie den Empfänger über den Rückruf der Email benachrichtigen möchten.
- Wollen Sie statt der ursprünglichen Mail eine Ersatznachricht versenden, ist dies in einem neuen Fenster möglich.
Microsoft Outlook zeigt Ihnen anschließend eine Meldung darüber, dass Sie versucht haben, Ihre Mail zurückzurufen.
Tipp: Sie möchten mit Outlook möglichst effizient arbeiten? Dann empfehlen wir Ihnen diese Betriebssysteme:
E-Mail in Outlook zurückziehen So erkennen Sie fehlgeschlagene und erfolgreiche Rückholversuche
Haben Sie die entsprechenden Aktionen ausgeführt, um eine irrtümlich verschickte E-Mail in Outlook zurückzufordern, erhalten Sie eine Nachricht. Darin erkennen Sie, ob der Rückruf erfolgreich war – oder nicht.
Ein weiteres Kriterium, das über das Gelingen Ihres Rückholversuches entscheidet, sind die Mail-Einstellungen des Empfängers:
- Hat der Empfänger in Microsoft Outlook die Standardeinstellungen beibehalten: dann ist automatisch die Funktion „Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen und -abrufe automatisch bearbeiten“ aktiviert. In diesem Fall sieht er in seinem Posteingang trotzdem die ursprüngliche Nachricht. Aber auch eine Nachricht darüber, dass jemand versucht hat, die Mail zurückzurufen. Hat er bis dahin Ihre Mail noch nicht gelesen, wird sie durch die Rückruf-Benachrichtigung ersetzt. Eine Information über die zurückgerufene Mail erhält er zusätzlich. Anders sieht es aus, wenn der Empfänger Ihre Outlook-Mail bereits geöffnet und gelesen hat. Dann ist es nicht möglich, die mit Outlook gesendete Mail zurückzurufen. Sie verbleibt im Postfach des Empfängers, und er wird lediglich darüber informiert, dass ein Rückruf-Versuch stattgefunden hat.
- Die Einstellung „Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen und -abrufe automatisch bearbeiten“ ist deaktiviert. In diesem Fall findet der Empfänger sowohl die ursprüngliche Mail als auch die Rückruf-Benachrichtigung in seinem Postfach. Je nachdem, welche dieser Nachrichten er zuerst öffnet, kann der Rückruf erfolgreich sein oder nicht. Klickt er als erstes auf die Rückrufnachricht, löscht Outlook die E-Mail automatisch. Öffnet er jedoch zuerst die ursprüngliche Mail, kann er diese wie gewohnt lesen. Der Rückruf ist dann also fehlgeschlagen.
- Outlook verschiebt die Mails automatisch in einen anderen Ordner. Mit dieser Einstellung ist es leider nicht möglich, eine mit Outlook versandte E-Mail zurückzurufen.
- In den Voreinstellungen kann man ebenfalls festlegen, dass Outlook sowohl die Nachricht als auch die Rückruf-Information verschiebt. Ist diese Regel beim Empfänger definiert, kommt es wieder darauf an, welche der beiden Nachrichten zuerst geöffnet wird.
Header Bild: © AdobeStock_353488105, Rawf8