Dropdown-Menü: Auswahllisten in Excel erstellen: So geht's
Wollen Sie in einer oder in mehreren Zellen einer Excel-Datei immer die gleichen Werte eingeben oder nur bestimmte Werte zulassen? Dann ist eine Dropdown-Liste eine hervorragende Möglichkeit, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. Sie können einfach aus einem Klappmenü einen Zelleneintrag wählen und eintragen. Lesen Sie hier, wie das ganz leicht funktioniert.
Auswahllisten in Excel: Mehr Komfort dank Dropdown
Mit dem Dropdown-Menü in Microsoft Excel können Sie bestimmte Werte beziehungsweise Inhalte per Klick aus einer Liste auswählen. Die Vorteile liegen dabei auf der Hand:
- Sie sparen sich das Eintippen des ganzen Begriffes oder der gesamten Zahl.
- Dadurch lassen sich Tippfehler vermeiden.
- Durch die vorgegebenen Werte können andere Nutzer keine Fehler durch falsche Eingaben machen.
- Viele Formulare bekommen dadurch ein professionelleres Erscheinungsbild.
- Zeitersparnis
Tipp: Hier finden Sie das Tabellen-Kalkulationsprogramm Excel:
Excel: Dropdown-Liste erstellen
Vielen erscheint das Tabellenkalkulationsprogramm Excel auf den ersten Blick etwas unübersichtlich. Wenn Sie jedoch ein Excel-Dropdown erstellen, wird die Arbeit mit dem Programm wesentlich einfacher.
Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt, wie’s geht:
- Markieren Sie die Zellen (oder eine einzelne Zelle) in der Excel-Tabelle, die Sie mit der Dropdown-Liste füllen wollen.
- Im Menüleisten-Reiter „Daten“ dann „Datenüberprüfung…“ wählen.
- Im neuen Fenster klicken Sie nun unter „Zulassen:“ auf den Pfeil des Dropdown-Menüs, der neben „Jeden Wert“ zu sehen ist.
- Gehen Sie auf die Option „Liste“.
- Direkt unter „Quelle:“ fügen Sie nun Ihre gewünschten Optionen für die Excel Dropdown Liste ein. Trennen Sie die einzelnen Begriffe mit einem Semikolon oder geben Sie den Zellbereich direkt an.
- Mit „OK“ bestätigen.
Klicken Sie ab jetzt auf eines der Felder, die mit dem Dropdown ausgestattet sind. Dann sehen Sie rechts davon einen Pfeil. Sie müssen nur noch darauf klicken, um eine Auswahl an Möglichkeiten zum Ausfüllen des Feldes zu erhalten.
Tipp: Am zuverlässigsten funktioniert Excel mit einem aktuellen Betriebssystem, beispielsweise unter Windows 11.
Dropdown-Listen in Excel bearbeiten
Um Dropdown in Excel nutzen zu können, benötigen Sie eine Liste (optimalerweise als Tabelle formatiert) in der gleichen Arbeitsmappe. Sobald Sie einen Eintrag in einer Zelle der Tabelle ändern, überträgt sich diese Änderung unmittelbar auf die verknüpfte Dropdown-Liste.
Wollen Sie Zellen hinzufügen oder entfernen, ist es außerdem erforderlich, den verknüpften Bereich entsprechend anzupassen.
Markieren Sie dafür die Zellen mit der Dropdown-Funktion und wechseln Sie im Menübereich „Daten“ in „Datenüberprüfung“. Unter dem Begriff „Quelle“ passen Sie den Bereich nun neu an. Hierfür können sie den neuen Bezug eintippen oder ihn mit der Auswahlfunktion markieren.
Inhalte anpassen
Kommt der Inhalt einer Excel Dropdown-Liste aus einem bereits benannten Bereich, passen Sie den Inhalt folgendermaßen an:
- Wechseln Sie zunächst zum Arbeitsblatt mit dem benannten Bereich.
- Jetzt können Sie die Liste anpassen.
- Über „Formeln“ rufen Sie nun den „Namens-Manager“ auf.
- Wählen Sie den zu aktualisierenden Bereich.
- Nach einem Klick auf „Verweist auf“ können Sie die Zellen markieren, deren Einträge für die Dropdown-Liste bestimmt sind.
- Dann auf „Schließen“ klicken.
Bearbeiten von zellenbasierten Dropdown-Listen
Die Bearbeitung einer Excel Dropdown-Liste, die auf einem Zellbereich basiert, funktioniert etwas anders:
- Gehen Sie zum Arbeitsblatt mit den Daten für die Dropdown-Liste und passen Sie diese entsprechend an.
- Aktivieren Sie dann eine Zelle innerhalb der Dropdown-Excel-Liste.
- Über die Registerkarte „Daten“ rufen Sie nun die Funktion „Datenüberprüfung“
- Als nächstes passen Sie den Quellbereich an und setzen bei „Änderung auf alle Zellen mit gleichen Einstellungen anwenden“ einen Haken.
- Mit „Ok“ bestätigen.
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