Microsoft Project: In 10 Schritten zu einem erfolgreichen Projektplan

Manche Projekte sind so komplex, dass man all die einzelnen Aufgaben und Phasen nicht mal eben so aus der Hand schütteln kann. Um da nicht den Überblick zu verlieren, hilft ein gut strukturierter Projektplan und Microsoft Project. Er unterstützt alle Beteiligten dabei, einzelne Arbeitsschritte genau zu planen und zu erfüllen sowie sich an einen zeitlichen Ablauf zu halten.

Für wen ein Projektplan wichtig ist

Sowohl Microsoft Project 2016 als auch Microsoft Project 2019 sind für alle beteiligten Mitarbeiter des Projektes wichtig. Denn das Programm bringt eine klare Struktur in all die kleinen, teilweise stark verzweigten Tätigkeiten, die nötig sind, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Ein weiterer Vorteil: Jeder kann sehen, auf welchem Stand das Projekt ist und wo es laut Projektplan gerade sein sollte.

Aber auch Kunden fragen sich, wann das Projekt startet, wie lange es dauert und wie viel das Ganze am Ende kostet.

So wird ein Projektplan mit Microsoft Project ganz einfach erstellt

Microsoft Project 2016 und das aktuellere Microsoft Project 2019 ermöglichen es, mit wenigen Handgriffen einen Projektplan zu erstellen, der allen Anforderungen genügt.

Die einzelnen Schritte dazu:

Projektstart festlegen

Ist die Software geöffnet, legt man über das Register „Projekt“ mit dem Befehl „Projektinformationen“ den Starttermin fest. Dieser Termin ist die Vorgabe für alle weiteren Schritte, er lässt sich im späteren Verlauf aber immer noch abändern.

Vorgänge anlegen

Die einzelnen Vorgänge des Projektes lassen sich dann mit Hilfe von Vorgangsnamen genau definieren. Hier ist es wichtig, die Priorität der Einzelschritte zu bedenken.

Inhalte strukturieren

Durch Einrücke der Vorgänge kann man den Projektinhalt übersichtlicher strukturieren. Dadurch werden die Inhalte weiter logisch untergliedert.

Dauer und Zwischenziele festlegen

Die Arbeitstage, die man für das Projekt aufwendet, werden im Projektkalender definiert. Hierbei sollte man mit fortlaufenden Tagen arbeiten, freie Tage kennzeichnet man mit dem Kürzel „f“ vor der Einheit „T“ (für Tag). Sind Zwischenziele zu ermitteln, sogenannte Meilensteine, gibt das Programm deren Dauer mit „0“ in der Einheit Tage an.

Abhängigkeiten zeigen

Die Abhängigkeiten bestimmter Zwischenziele von vorgelagerten Tätigkeiten zeigt das Microsoft Project durch Vorgangsverknüpfungen an. Sie ermöglichen es, inhaltlich logische Beziehungen darzustellen, deren Abfolge nicht unbedingt chronologisch aufgebaut sein muss. Die Beziehung zum Anfang und Ende (Kürzel: EA) ist die Standardverknüpfung bei Microsoft Project. Daneben gibt es zusätzlich weitere Arten von Beziehungen, die man miteinander verknüpfen kann.

Arbeitsaufwand planen

Im nächsten Schritt trägt der Projektleiter in der Spalte „Arbeit“ den zu erwartenden beziehungsweise geplanten Arbeitsaufwand in Stunden ein. Mitarbeiter, die am Projekt beteiligt sind, finden später in der Rückmeldemaske den Vermerk „geplant“.

Ressourcen zuweisen

Im lokalen Ressourcenpool legt man nun unter „Ressource: Tabelle“ die Arbeits-, Kosten-, Mitarbeiter- oder auch Materialressourcen an. Diese Ressourcen können einzelnen Mitarbeitern, Teamleitern oder auch Kostenstellen zugewiesen werden.

Stichtage fixieren

Damit man Vorgänge und vor allem auch Zwischenziele zeitlich feststecken kann, ist es möglich mit Microsoft Project einerseits Einschränkungen, andererseits aber auch Stichtage zu definieren. Einschränkungen sind dabei fix und sind nicht verschiebbar, sollten sich beispielsweise zeitliche Änderungen ergeben. Stichtagen wiederum sind flexible Größen.

Projektsammelvorgang einblenden

Über den Registerpunkt „Projekt“ kann man sich in Microsoft Project den Projektsammelvorgang ansehen. Dieser trägt alle Werte auf Projektebene zusammen und zeigt schnell, welche Dauer angesetzt, wie der Gesamtaufwand geplant oder auch, wer am Projekt beteiligt ist.

Basisplan festlegen

Am Ende der Planungsphase muss man die Ist-Daten festsetzen. Diese speichert man in einem Basisplan. Mit dem Befehl „Basisplan festlegen“ im Register „Projekt“ werden die entsprechenden Daten mit dem aktuellen Erstellungsdatum abgespeichert. Mit dem Basisplan lässt sich außerdem überprüfen, welche Veränderungen sich im Laufe der Zeit am Projektplan durch Rückmeldung oder ähnliches ergeben haben.