Excel: Pivot-Tabelle erstellen – so geht's

Sie arbeiten häufig mit dem Tabellen- und Kalkulationsprogramm Excel? Prima! Dann wissen Sie sicher auch, was eine Pivot-Tabelle ist. Wenn nicht, dann haben wir hier die ultimativen Tipps, um eine Pivot-Tabelle zu erstellen, die Daten dieser Excel-Tabelle (automatisch) zu sortieren und zu aktualisieren. Außerdem zeigen wir Ihnen, warum Pivot-Tabellen Ihre Arbeit in Microsoft Office 2021 (oder Microsoft Office 365) erheblich vereinfachen.

Grundlagen: Was ist eine Pivot Tabelle bei Excel überhaupt?

Eine gut gefüllte Excel-Tabelle enthält oft eine schier unüberschaubare Anzahl an Daten. Um all diese Daten strukturiert auszuwerten, können Sie eine Excel-Pivot-Tabelle erstellen. Darin wird die Datenflut so zusammengefasst, dass bestimmte Einzeldaten übersichtlich dargestellt werden. So haben Sie stets genau die Informationen im Blick, die Sie auch gerade wirklich benötigen.

Pivot-Tabellen in Excel: Beispiel

Nehmen wir mal an, Sie sind Kassenwart des Vereins „Wandervögel Heidelust“. Sie haben in Microsoft-Excel eine Tabelle mit den folgenden Daten erstellt:

  • Namen der Vereinsmitglieder
  • Geburtstage
  • Eintrittsdaten
  • gezahlte Monats- oder Jahresbeiträge
  • Spenden
  • Teilnahme an Touren (inklusive Jahr und Ziel der Wanderung)

Bei einer Anzahl von über 1000 Mitgliedern kommt da eine ganz ordentliche Summe an Daten zusammen. Um eine sinnvolle Excel-Pivot-Tabelle erstellen zu können, müssen Sie jetzt einzelne Datengruppen zusammenfassen. So können Sie auf Knopfdruck später beispielsweise genau sehen,

  • wie viele Mitgliedsbeiträge in welchem Jahr gezahlt wurden.
  • wer im Mai Geburtstag hat
  • bei welcher Tour die meisten Mitglieder dabei waren.

So lässt sich die Anzahl der Zeilen und Spalten, die gleichzeitig in Excel angezeigt werden, um ein Vielfaches reduzieren.

Excel: Pivot-Tabelle erstellen

Haben Sie bereits eine Tabelle, in der die Daten spaltenweise dargestellt sind, wandeln Sie diese zunächst in eine formdatierbare Tabelle um. Anschließend lässt sich die Excel-Tabelle folgendermaßen in eine Pivot-Tabelle umwandeln:

    • Im Menü „Start“ klicken.
    • Auf „Formatvorlagen“ gehen
    • Als Tabelle formatieren“ wählen.

Dann markieren Sie irgendeine Zelle in der Ausgangstabelle, um diese in eine Pivot-Tabelle zu formatieren:

    • Im Menü „Einfügen“ wählen,
    • dann „Pivot-Tabelle“ anklicken.

Im Dialogfeld, das nun erscheint, drücken Sie auf „OK“. In die aktuelle Arbeitsmappe fügt Excel nun automatisch ein neues leeres Arbeitsblatt mit der Pivot-Tabelle ein.

Damit Sie Ihre Daten nun auswerten können, gehen Sie zunächst auf „Pivot-Tabelle Feldliste“.

Hier können Sie nun die Spaltenfelder, Zeilenfelder und Wertefelder bestimmen. Dazu ziehen Sie die Namen der jeweiligen Spalten in die Listen „Spaltenbeschriftungen“, „Zeilenbeschriftungen“ oder Werte. Diese Angaben genügen, damit Excel automatisch eine Pivot-Tabelle erstellen kann.

Excel: Pivot-Tabelle sortieren

Um die Reihenfolge der Daten bestimmen und so Ihre Excel-Pivot-Tabelle sortieren zu können, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Über Ihren Zeilen oder Spaltenbeschriftungen finden Sie ein Feld mit einem Pfeil.
    2. Klicken Sie darauf, es erscheint ein Kontextmenü.
    3. Jetzt können Sie aus verschiedenen Optionen wählen wie zum Beispiel „Von A bis Z sortieren“.
    4. Im dritten Kontextmenü-Punkt erhalten Sie weitere Möglichkeiten zum Sortieren der Pivot-Tabelle.

Excel-Pivot-Tabelle aktualisieren

Kommen weitere Vereinsmitglieder hinzu oder steht beispielsweise eine Wanderung an, können Sie die Pivot-Tabelle in Excel um die jeweiligen Datensätze erweitern. Der Haken: Das muss zunächst manuell geschehen, die Excel-Pivot-Tabelle automatisch zu aktualisieren klappt nicht auf Anhieb.

    1. Dazu als erstes das Tabellenblatt der Pivot-Tabelle öffnen.
    2. Eine beliebige Zeile markieren, dann im Menü nacheinander „Optionen“, „Daten“ und „Aktualisieren“ auswählen.
    3. Unter Berücksichtigung der aktuellen Daten wird die Pivot-Tabelle nun neu berechnet.

Pivot -Tabelle automatisch aktualisieren

Mit diesen einfachen Handgriffen sparen Sie sich künftig das manuelle Aktualisieren:

    • Zunächst auf „PivotTable“ im Pivot-Tabellen-Menü gehen.
    • Dann 2x „Optionen“ wählen.
    • Feld „Daten“ im PivotTable-Optionen-Menü anklicken.
    • Option „Aktualisieren beim Öffnen der Datei” wählen.

Sie wollen wissen, wie Sie sich das Arbeiten mit (Pivot-)Tabellen noch weiter vereinfachen können? Mehr nützliche Tipps zum Thema Excel finden Sie auch in unseren anderen Ratgebern:

Header Bild: © Pixelot, stock.adobe.com