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In Excel bedingte Formatierung anwenden – so geht's!

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Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel findet sich unter anderem im Microsoft Office 2021 Standard unter Windows 11 Home. Zahlen und Texte lassen sich damit in tabellarischer Form darstellen und auswerten. So kann man beispielsweise Werte berechnen oder Statistiken erstellen. Alle Eingaben werden in Zellen dargestellt, die auf bestimmte Art formatiert werden können. Auch eine „bedingte Formatierung“ lässt sich in Excel ganz einfach einrichten. Wie, das zeigen wir hier.

Wozu ist eine bedingte Formatierung in Excel gut?

Mithilfe der „bedingten Formatierung“ kann man in Excel bestimmte Bereiche automatisch formatieren. Einzelne Zellen oder auch ganze Zeilen können farblich kennzeichnet werden, auch lassen sich beispielsweise Zahlen durch Text ersetzen.

Hauptsächlich wird die bedingte Formatierung für drei Bereiche angewendet:

  1. Visualisierung von Werten in einem Zellbereich: Zahlen werden dabei in einen relativen Bezug zueinander gestellt. Dadurch werden Werte, die beispielsweise negativ oder kleiner oder größer als die restlichen Zahlen sind, schnell erkannt.
  2. Kontrolle von Abweichungen innerhalb der Daten: Jede einzelne Zelle kann nach vorgegebenen Regeln und Bedingungen zum Beispiel auf bestimmte Schwellenwerte hin überprüft werden.
  3. Dopplungen erkennen: Auch doppelte oder eindeutige Werte lassen sich mit der bedingten Formatierung schnell ermitteln.

Zu diesem Zweck stehen in Excel diverse Formeln zur Verfügung. Je nach Ziel ändert sich auch die Formatierungs-Formel. Es lassen sich auch Zahlen als Text darstellen oder jeder Wert formatieren, für den eine bestimmte Formel gilt.

Als Beispiel haben wir hier einmal einige Funktionen ausgewählt, die mit einer bedingten Formatierung realisierbar sind.

Farbskala in Excel verwenden

Mit dem Kalkulationsprogramm Excel können im Microsoft Office 365 Home (beispielsweise unter Windows 11 Pro N) Zellen farblich gekennzeichnet werden. Dafür gibt es eine bestimmte Formel:

  • Einen Bereich in der Tabelle auswählen
  • Unter „Start“ auf „Bedingte Formatierung“ und „Neue Regel …“ klicken
  • Unter dem Regeltyp „Alle Zellen basierend auf Ihren Werten formatieren“ den Formatstil „2-Farben-Skala“ wählen
  • Es wird nun für Minimum „Niedrigster Wert“ und für Maximum „Höchster Wert“ gewählt.
  • Die vordefinierten Farben können nun entsprechend geändert werden.
  • Mit „OK“ bestätigen.

Balken und Symbolsätze: Daten grafisch darstellen

Eine übersichtliche Möglichkeit, die verschiedenen bedingten Werte in Excel darzustellen, sind Balken und Symbolsätze. Mit dieser bedingten Formatierung kann man die

  1. Balken: Unter „Bedingte Formatierung“ auf „Datenbalken“ klicken, um die Formatierung für eine ganze Zeile oder einzelne Zellen zu aktivieren. Jetzt können Vorlagen ausgewählt oder unter „Weitere Regeln“ mehr Optionen wie Farbfüllungen oder Rahmen individuell angepasst werden.
  2. Symbolsätze: Klicken Sie unter „Bedingte Formatierung“ auf den Unterpunkt „Symbolsätze“, um einen bestimmten Symbolsatz (auf eine ganze Zeile oder einzelne Zellen) anzuwenden

Übrigens: Excel gibt es auch im praktischen Microsoft 365 Family-Paket, als Microsoft 365 Business Premium oder Microsoft Office 2021 Home and Business.

Bestimmte Werte hervorheben

Excel bietet seinen Usern die Möglichkeit, bestimmte Zellen farbig hervorzuheben. So können etwa beispielsweise alle Zahlen unter dem vorgegebenen Wert „1.000“ farblich markiert werden.

Die Vorgehensweise:

  • In einem markierten Bereich der Tabelle unter „Bedingte Formatierung“ auf „Regeln zum Hervorheben der Zellen“ klicken.
  • Hier dann „Kleiner als“ wählen und den entsprechenden Wert eintragen. Zur Wahl stehen außerdem die Befehle „Größer als“ oder „Zwischen“, mit denen ebenfalls Werte oder ein Wertebereich angegeben werden können.
  • Mit dem Dropdown-Menü die Farbe auswählen, in der die entsprechenden Werte hervorgehoben werden sollen.
  • Mit „OK“ bestätigen.

Excel bedingte Formatierung kopieren

Sollen die Formatierungen einer Zelle auf eine andere übertragen werden, lässt sich die Excel bedingte Formatierung kopieren:

  • Auf die Zelle klicken, von der man die Excel bedingte Formatierung kopieren möchte.
  • Mit einem Rechtsklick die Option „Kopieren“ wählen oder die Tastenkombination Strg + C drücken.
  • Nun auf die erste Zelle des Zielbereichs klicken, in den die bedingte Formatierung kopiert werden soll.
  • Wiederum mit einem Rechtsklick die Option „Einfügen“ wählen.

Übrigens: Excel funktioniert am besten in Kombination mit dem neuesten Betriebssystem (aktuell Windows 11) wie zum Beispiel:

Header Bild: ©Johnny Lye, stock.adobe.com


Formeln in Excel

Formeln in Excel bearbeiten – einfach und ohne Maus

Formeln in Excel bearbeiten – einfach und ohne Maus

Microsoft Excel 2010 ist nicht umsonst eines der meistgenutzten Tools im Microsoft Office 365. Das Tabellenkalkulationsprogramm ermöglicht es, Formeln in Excel zusammenzustellen, Daten zu erschließen und darzustellen, vorgegebene Verkettungen zu definieren, Summen zu errechnen und statistische Werte zu ermitteln – einfach durch die Eingabe von Zahlen! Wie das alles super einfach funktioniert, zeigen unsere Excel Tipps und Excel Tricks.

 

Erst einmal Formeln erstellen

Um Formeln in Excel zu erstellen, die Rechenaufgaben ausführen sollen, sind nur ein paar Klicks notwendig:

  • In die Eingabezeile zunächst das Gleichheitszeichen (=) eingeben.
  • Nun die Kombination aus Zeile und Spalte der Zellen eingeben, aus denen Werte berechnet werden sollen (beispielsweise A2-C8).
  • Alternativ können die einzelnen Zellen auch angeklickt werden.
  • Der Doppelpunkt (:) beschreibt nun den Zellenbereich, während das Semikolon (;) Befehle voneinander trennt.
  • Mit einem Klick auf das Formelsymbol (fx) öffnet sich ein Funktionsmenü zum Auswählen.

Excel Tipps und Excel Tricks zum Ausführen von Rechenoperationen:

  • Microsoft Excel 2010 stellt die Grundrechenarten mit den üblichen Zeichen +, -, *, / dar.
  • Die Rangfolgen der Operation werden von Microsoft Excel 2010 automatisch befolgt, also zum Beispiel die Punkt-vor-Strich-Regel.
  • Für eine andere Reihenfolge einfach eine runde Klammer (()) setzen.
  • Potenzen lassen sich mit dem Zirkumflex-Zeichen (^) darstellen
  • Das Wort „WURZEL()“ ermöglicht die Berechnung der Quadratwurzel.
  • Wird das Wort „SUMME()“ eingegeben, werden die Zahlen in den markierten Zellen zusammengerechnet beziehungsweise voneinander abgezogen.

 

Formate und Formeln in Excel automatisch übernehmen

Eine Excel Formel kopieren beziehungsweise automatisch und ohne den Einsatz der Maus zu übernehmen, ist ebenfalls kinderleicht. Nötig ist das zum Beispiel, wenn unterhalb einer bereits bestehenden Liste neue Daten eingegeben werden sollen.

Allerdings müssen in mindestens drei Listenzeilen vor der neuen Zeile Formate und Formeln existieren, damit das Programm die Excel Formel kopieren kann. Dann entsprechen die neuen Daten zunächst den darübersteigenden kopierten, sich in jeder Zeile wiederholende Formeln werden automatisch dupliziert.

Formeln in Excel kopieren:

Im Menü „Extras“ von Microsoft Excel 2010 zunächst „Optionen“ aufrufen. Es erscheint eine Dialogbox, in der unter „Optionen – Bearbeiten“ das Kästchen „Listenformat und Formeln erweitern“ aktiviert wird.

Nun werden alle Formatierungen automatisch übernommen. Will man das nicht, muss „Listenformat und Formeln erweitern“ deaktiviert werden.

Formeln in excel
Bildnachweis: © PixieMe - stock.adobe.com

Formeln verschieben:

Nicht nur das Kopieren von Formeln in Excel ist möglich, sondern auch das Verschieben an eine andere Stelle des Dokumentes. Die Bezüge der Zelle in der Formel werden dabei nicht angepasst.

Verschiebt man also beispielsweise die Formeln der Zellen A2-C8 auf D2-F8, bezieht sich die Formel nach wie vor auf die ursprünglichen Zellen. In der Praxis ist das hilfreich, wenn zum Beispiel nur die Ergebnis-Zelle an einer anderen Stelle platziert werden, die Bezüge in den Formeln jedoch nicht verändern sollen.

  • Dazu zunächst die entsprechende Formel eingeben und mit „Enter“ bestätigen.
  • Nun die Zelle auswählen und die Tastenkombination „Strg + X“ wählen.
  • Als nächstes die Zelle ansteuern, in der die Formel neu eingefügt werden soll.
  • Die Tastenkombination „Strg + V“ erstellt die Formel nun im neuen Feld.

Tipp: Wird mit dem Cursor auf den grünen Rahmen einer Zelle geklickt, wird eine kleine Hand angezeigt. Mit dieser kann die Zelle nun an eine beliebige Stelle gezogen werden.

 

Formeln in Excel ohne Maus bearbeiten

Grundsätzlich lassen sich mit der Taste F2 Inhalte von Zellen im Editiermodus bearbeiten. Wird sie betätigt, bewegt man sich mit den Pfeiltasten auf der Tastatur im Inhalt der Zelle oder der Formel in die gewünschte Richtung.

Zudem markiert Excel die Zellen, die in einer Formel angesprochen werden, durch eine farbige Hinterlegung der Zellen. Auch die Verweise innerhalb einer Formel werden markiert, sodass Fehler schnell und auf einen Blick gefunden werden können.

Tipp: Damit nicht jedesmal mit F2 in eine Zelle gesprungen werden muss, um deren Formelinhalt zu überprüfen, hilft folgender Excel Trick:

Unter „Formeln“ die Unterfunktion „Formeln anzeigen“ wählen. Dadurch erscheinen in den Zellen anstatt der Ergebnisse die einzelnen Formeln selbst. Mit den Pfeiltasten lässt sich nun wieder ganz einfach zwischen den Zellen hin- und herspringen.

Die Taste Esc sorgt dafür, dass dann der Editiermodus wieder verlassen wird.

Header Bild: © Araki Illustrations, stock.adobe.com