Outlook Mails automatisch sortieren – so klappt's!

Ein Büro Management ohne Outlook? Fast undenkbar! Vom E-Mail-Empfang und Senden über die Kalenderverwaltung und die Nachverfolgung von Aufgaben bis hin zur Speicherung sämtlicher Kontaktdaten ist das Programm im Microsoft Office 365 auf Windows 11 ein echter Tausendsassa. Was jedoch viele nicht wissen: Man kann auch mit Outlook Mails sortieren und Outlook Mails automatisch verschieben.

 

Outlook Mails sortieren

Um im übervollen Mail-Postfach nicht den Überblick zu verlieren, kann man mit Microsoft Outlook 2019 unter anderem Outlook Mails nach Größe sortieren. Aber auch nach Absendernamen, gelesenen oder ungelesenen Nachrichten, Betreff oder Datum. Will man nun Outlook Mails nach Größe sortieren, geht man ganz einfach vor:

Outlook Mails nach Größe sortieren

  • Im Posteingang zunächst im oberen Bereich „Filter“ anklicken.
  • Jetzt erscheinen unter „Sortieren nach“ verschiedene Optionen, hier „Größe“ wählen.

Outlook Mails sortieren nach Betreffzeile

Das Programm erlaubt es auch, Mails nicht nur nach Größe und anderen Optionen zu sortieren, sondern auch nach bestimmten Keywords in der Betreffzeile.

Dazu zunächst einen Unterordner anlegen, in den jede einkommende Mail, die dieses Keyword in der Betreffzeile enthält, automatisch abgelegt wird. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass der Absender dieses Schlüsselwort auch kennt und verwendet, damit Microsoft Outlook 2019 erkennt, dass es diese Mail sortieren soll.

  • Entsprechende Mail anklicken und die Registerkarte „Start“ wählen.
  • Als nächstes auf „Regeln“ klicken, dann die Option „Regel erstellen“ wählen.
  • Im Teilbereich „Wenn eine eingehende Nachricht alle Bedingungen erfüllt“ im Dialogfeld „Regel erstellen“ „Betreff enthält“ aktivieren.
  • Im dazugehörigen Textfeld das Keyword eingeben.
  • Jetzt den Teilbereich „Folgendes ausführen“ ansteuern und bei „Element in Ordner verschieben“ den angelegten und benannten Unterordner auswählen.
  • Button „OK“ drücken und Kontrollfrage mit Ja beantworten.

 

Outlook Mails automatisch verschieben

Bei Hunderten von Mails, die in kurzer Zeit eintrudeln, kann es schnell mal zu Verwirrung kommen. Da hilft eine Funktion von Microsoft Outlook 2019 als Teil des Microsoft Office 365 in Windows 11, Klarheit und Ordnung zu schaffen. Und zwar die Möglichkeit, dass sich bestimmte Outlook Mails automatisch verschieben lassen – und zwar in zuvor angelegte Unterordner mit den entsprechenden Bezeichnungen.

  • Zunächst mit der rechten Maustaste den E-Mail-Ordner anklicken.
  • Es erscheint ein Kontextmenü. In diesem die Option „Neue Ordner“ wählen.
  • Jeder neue Ordner muss nun mit einem eigenen Namen gekennzeichnet werden.

Um nun die einzelnen Outlook Mails sortieren zu können, damit sie den Vorgaben entsprechend automatisch in die richtigen Ordner gelegt werden, müssen noch ein paar Regeln eingestellt werden:

Outlook Mails automatisch in Ordner verschieben

Will man beispielsweise von einem bestimmten Absender alle Outlook Mails automatisch in Ordner verschieben, wird als erstes irgendeine Mail von diesem Absender angeklickt.

  • Mit der Registerkarte „Start“ die Option „Regeln“ wählen.
  • Im darauf erscheinenden Kontextmenü die Option „Nachrichten von (Name) immer verschieben“ wählen.
  • Jetzt nur noch im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ den entsprechenden, zuvor benannten Unterordner auswählen und den OK-Button klicken.
Outlook Mails sortieren
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Weitere Tipps

Zeitversetztes Senden: Mit Microsoft Outlook 2019 kann man Mails auch zu einem späteren Zeitpunkt versenden. Dazu die Registerkarte „Optionen“ wählen, den Button „Übermittlung verzögern“ ansteuern und in der Dialogbox Datum und Uhrzeit auswählen. Dann wie gewohnt auf „Senden“ klicken.

Automatische Weiterleitung: Vor dem Absenden einer Mail auf den Button „Optionen“ klicken und „Direkte Antworten auf“ auswählen. Dann den gewünschten Empfänger unter „Übermittlungsfunktionen“ eingeben. Die Antwortmail geht nun automatisch an den ausgesuchten Empfänger – etwa einen Kollegen, wenn man selbst in Urlaub ist.

Zurückrufen von Mails: Hat man eine Mail irrtümlich abgeschickt, kann man sie mit dem Button „Aktionen“ bearbeiten. Nachdem die entsprechende Mail angeklickt wurde, die Option „diese Nachricht zurückrufen“ wählen. Dann entweder „Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen“ oder „Ungelesene Kopien durch eine neue Nachricht ersetzen“ wählen. Nun wird die Mail beim Empfänger gelöscht beziehungsweise durch eine korrigierte oder erweiterte Mail ersetzt. Das funktioniert allerdings nur, wenn der Empfänger die ursprüngliche Nachricht noch nicht geöffnet hat.

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