OneNote: So kann man ein Notizbuch in Teams integrieren

Viele meistern den Arbeitsalltag immer noch ohne OneNote Notizbuch: Man hat eine Idee und notiert sie sich zwischendurch auf einem Zettel. Die Telefonnummer, die ein Kollege zurückrufen soll, kritzelt man ebenfalls auf einen Zette. Man entdeckt ein tolles Sparangebot im Internet und schreibt die URL ebenfalls schnell mal auf einen Zettel … Ruck, zuck geht man zwischen all diesen Zetteln unter und am Ende findet man gar nichts mehr wieder. Dabei haben alle, die unter einem der Pakete von Windows 11 zum Beispiel mit dem Microsoft Office 2021 Standard oder Microsoft Office 365 Home arbeiten, ein Tool an der Hand, das diese Zettelwirtschaft unnötig macht: das OneNote Notizbuch.  

Was ist das OneNote Notizbuch?

Word, Excel, PowerPoint und Outlook kennt jeder, der auf einem PC mit Windows 11 Home, Windows 11 Pro oder Windows 11 Pro N, Microsoft Office 2021 Home and Business oder Microsoft 365 Family arbeitet. Die wenigsten aber wissen, dass da auch das OneNote Notizbuch bereits installiert ist.

Dabei handelt es sich um ein digitales Notizbuch, mit dem sich Kalender, Hefte und Waschzettel ersetzen lassen. Skizzen, handgeschriebene Notizen, Grafiken, Bilder, Listen und Dokumente kann man bequem einfügen und verwalten. Auch multimediale Inhalte wie E-Mails, Webseiten und auch Videos lassen sich mit dem OneNote Notizbuch gut organisieren. 

Da man alle Inhalte bei Bedarf zusätzlich in einer Cloud speichern kann, besteht zudem nicht die Gefahr, etwas zu verlegen oder zu vergessen. 

OneNote als Teil von Teams

Einer der Bestandteile der Microsoft Office Suite wie etwa Microsoft 365 Business Premium im Betriebssystem Windows 11 Education oder Windows 11 Enterprise ist die Kommunikationsplattform Teams. Darin wiederum ist auch OneNote integriert. Die Arbeit damit erleichtert viele Abläufe und ist denkbar einfach:  

Neues Notizbuch erstellen

Das erstellen eines Notizbuchs erfordert vier Schritte: 

  1. Auf der Startseite von Office links das OneNote-Symbol anklicken.
  2. Button „+ NeuesNotizbuch“ klicken.
  3. Titel für das Notizbuch eingeben, mit „Erstellen“ bestätigen.
  4. Es erscheint die Aufforderung, die Eingabetaste zu drücken, um einen ersten Abschnitt im OneNote neues Notizbuch erstellen zu können.

Notizbuch teilen

Zum gemeinsamen Arbeiten lässt sich das OneNote Notizbuch teilen:

  1. Im Web unter OneNote das Notizbuch öffnen, das man teilen möchte.
  2. Unter „Datei“ „Teilen“ wählen, dann „Mit anderen Personen teilen“.
  3. In der linken Spalte unter „Teilen“ muss „Personen einladen“ aktiviert sein.
  4. Im Feld „An“ die entsprechende E-Mail-Adresse der Person eingeben, mit der man das OneNote Notizbuch teilen möchte.
  5. Im Feld darunter kann man eine kurze Notiz für den Empfänger eingeben.
  6. Soll der Empfänger die Inhalte nach dem OneNote Notizbuch teilen nicht bearbeiten können, muss man über den blauen Link „Empfänger können Elemente bearbeiten“ die Einstellungen für die Berechtigungen ändern.
  7. Einladung mit „Teilen“ absenden.

OneNote Notizbuch exportieren

Beispielsweise als Sicherungskopie oder zum Verwenden der Notizen in einem anderen Format lassen sich einzelne Abschnitte oder sogar ein ganzes OneNote Notizbuch exportieren:

  1. In OneNote die Seite öffnen, die man exportieren möchte.
  2. In der Registerkarte„Datei“ auf „Exportieren“ klicken.
  3. Festlegen, ob der Rechner nur einen Abschnitt oder das komplette OneNote Notizbuch exportieren soll.
  4. Format für den Export festlegen. Zu Verfügung stehen das OneNote Format, PDF oder Word.
  5. Auf „Exportieren“ klicken und Speicherort wählen.

Ein gespeichertes OneNote Notizbuch exportieren

Ist das Notizbuch zum Beispiel in einer Cloud oder auf OneDrive gespeichert, muss es ebenfalls exportiert werden, um weiter daran arbeiten zu können. So geht man dabei vor:.

  1. Mit dem Microsoft-Benutzerkonto anmelden.
  2. In der Navigation „Weitere Notizbücher“ anwählen.
  3. Unter „Meine Notizbücher“ mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Notizbuch klicken.
  4. Es erscheint ein neues Menü-Fenster, darin auf „Notizbuch exportieren“ klicken.
  5. Speicherort festlegen

Der PC stellt automatisch eine Zip-Datei vom exportierten OneNote Notizbuch her. Das muss nur noch entzippt werden, um das Notizbuch wie gewohnt nutzen zu können.

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