Microsoft Office - Arbeitsablauf optimieren mit Word
Seit Corona nimmt das Thema Homeoffice auch in Deutschland Fahrt auf. Viele Arbeitgeber haben festgestellt, dass ihre Mitarbeiter gar nicht unbedingt im Büro sitzen müssen, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. Natürlich funktioniert das nur, wenn im Homeoffice die gleiche Software genutzt wird wie im Firmenbüro. Sehr oft werden dabei Office-Pakete von Microsoft verwendet. Vor allem das Programm Word findet im Homeoffice häufig Verwendung. Wie sich der Arbeitsablauf damit optimieren lässt, wie man sicher vor Datenverlusten ist und wie der Microsoft Office Download sicher funktioniert, erklären wir hier.
Effektivität im Homeoffice
Wer im Homeoffice arbeitet, kann seine Work-Live-Balance steigern. Vorausgesetzt, er beherzigt einige Regeln:
Arbeitsplatz: Schreibtisch und Stuhl sollten ebenso ergonomisch sein wie im Büro. Am besten wäre ein separater Raum in der Wohnung oder zumindest eine Stelle, an der viel Ruhe herrscht, damit der Arbeitsablauf nicht ständig gestört wird.
Tagesrhythmus: Zwar lässt sich der Rhythmus von Arbeit und Zuhause flexibler gestalten; eine klare Struktur sollte aber dennoch existieren. Arbeitsbeginn und Arbeitsende müssen auch im Homeoffice klar definiert und eingehalten werden, ebenfalls die Zeiten, in denen Pause gemacht werden. Deutliche Absprachen wann Meetings stattfinden und wann man telefonisch oder per Mail zu erreichen ist, gehören ebenso dazu.
Pausen: Auch im Homeoffice gelten die gesetzlichen Pausenregelungen. Während der Pausen kann man einen Spaziergang machen, das Arbeitszimmer lüften oder bei einem Snack und einer Tasse Kaffee abschalten. Hinterher klappt die Arbeit umso effektiver.
Kollegenkontakte: Es ist wichtig, auch von zu Hause aus den Kontakt und den Austausch mit Kollegen nicht abreißen zu lassen. Meetings als sogenannte Dailies oder Weeklies, regelmäßige Telefonate und Videokonferenzen halten auf dem Laufenden und tun gut.
Arbeitsmittel: Zu Hause arbeiten funktioniert in der Regel mit PC-Arbeitsplätzen. Hierbei ist es entscheidend, einen guten Rechner zu haben und vor allem die richtige Software. Mit den unterschiedlichen Paketen von Microsoft Office sind die meisten Tätigkeiten sehr gut zu erledigen. Die Microsoft Office Download Version Microsoft Office 2019 Home and Business eignet sich am besten.
Sind bereits ältere Microsoft Office Downloads installiert, lohnt es sich unter Umständen, zumindest das Textprogramm zu aktualisieren. Microsoft Word 2010 bietet hier alles, was zur Texterfassung und Bearbeitung nötig ist.
Nach dem Microsoft Office Download
Ist die passende Software installiert, gilt es, mit Microsoft Word 2010 die Arbeitsabläufe zu optimieren.
Um einen Datenverlust zu verhindern, ist das Zwischenspeichern von Dokumenten unerlässlich. Microsoft Word 2010 erstellt automatisch Wiederherstellungsdateien. Wie oft das geschieht, kann individuell eingestellt werden. Dafür im Hauptmenü auf „Optionen“ und dann auf „Speichern“ klicken. Bei „Auto-Wiederherstellen-Informationen speichern alle“ kann der Sicherungszeitabstand eingestellt werden.
Tipp: Mit dem Microsoft-Cloudspeicher OneDrive kann von allen Geräten mit passender App Zugriff auf die Daten genommen werden. Ein weiterer Sicherheitsaspekt, um einen Datenverlust zu verhindern.
Texte können mit Word nach dem Microsoft Office Download auch ganz einfach diktiert werden und erscheinen dann auf einem entsprechend eingerichteten Dokument. Dazu unter „Start“ die Funktion „Diktieren“ wählen und in ein geeignetes Mikrofon sprechen. Unter „Systemsteuerung“ und „Erleichterte Bedienung“ lässt sich über den Menüpunkt „Spracherkennung“ der PC sogar so einstellen, dass er komplett ohne Tastatur und Maus gesteuert werden kann.
Soll ein Wort oder eine ganze Formulierung in einem Text ersetzt oder ausgetauscht werden, lässt sich das mit dem Tastenkürzel „Strg + H“ ganz einfach bewerkstelligen. Drückt man diese beiden Tasten gleichzeitig, öffnet sich ein Fenster mit zwei Feldern. In der oberen Zeile kann nun das Wort eingegeben werden. Im unteren Feld „Ersetzen durch“ wird der Begriff eingegeben, der ausgetauscht werden soll. Sucht man nur nach einem Ausdruck im Dokument, bleibt das untere Feld leer und man klickt auf „Suchen“.
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