Outlook: Mail zurückrufen

Outlook: Mail zurückrufen – so geht's

Outlook: Mail zurückrufen – so geht's

Es ist schneller passiert als man denkt: Sie verfassen eine E-Mail und verschicken sie sofort, weil es eilig ist. Und dann merken Sie, dass Sie den Anhang vergessen oder die Mail an die falsche Adresse geschickt haben. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine irrtümlich versendete E-Mail in Microsoft Outlook oder Microsoft Outlook 2021 ganz einfach wieder zurückrufen können.

E-Mail zurückrufen in Outlook Wann ist es möglich, eine gesendete Nachricht zurückzuholen

Grundsätzlich ist es möglich, eine E-Mail in Outlook auch im Nachhinein zurückzuholen. Das funktioniert aber nur, wenn

  • sowohl Sie als auch der Empfänger ein Microsoft 365- beziehungsweise ein Microsoft Exchange-Mail-Konto in der gleichen Organisation nutzen.
  • der Empfänger die Nachricht noch nicht gelesen hat.

Tipp: Auch in Microsoft Outlook 2019 (Multilanguage Version) gibt es die Möglichkeit, Mails zurückzurufen.

Outlook-Nachricht zurückrufen Schritt-für-Schritt-Anleitung

Sind die genannten Bedingungen erfüllt, gehen Sie nun wie folgt vor:

  • Öffnen Sie zunächst die Mail, die Sie zurückholen möchten. Sie finden sie im Ordner „Gesendete Elemente“.
  • Klicken Sie dann am oberen Rand in der Menüleiste im Abschnitt „Verschieben“ auf den Eintrag „Aktionen“.
  • Wählen Sie nun „Diese Nachricht zurückrufen…“ Es öffnet sich ein Fenster.
  • Sie können nun entscheiden, ob Sie die Outlook-Mail zurückziehen – also komplett löschen – oder sie durch eine andere Mail ersetzen möchten.
  • Mit einem Häkchen können Sie bestimmen, ob Sie den Empfänger über den Rückruf der Email benachrichtigen möchten.
  • Wollen Sie statt der ursprünglichen Mail eine Ersatznachricht versenden, ist dies in einem neuen Fenster möglich.

Microsoft Outlook zeigt Ihnen anschließend eine Meldung darüber, dass Sie versucht haben, Ihre Mail zurückzurufen.

Tipp: Sie möchten mit Outlook möglichst effizient arbeiten? Dann empfehlen wir Ihnen diese Betriebssysteme:

Windows 11

Windows 11 Home

Windows 11 Pro

Windows 11 Pro N

Windows 11 Education

Windows 11 Enterprise

Windows 11 Pro for Workstation

E-Mail in Outlook zurückziehen So erkennen Sie fehlgeschlagene und erfolgreiche Rückholversuche

Haben Sie die entsprechenden Aktionen ausgeführt, um eine irrtümlich verschickte E-Mail in Outlook zurückzufordern, erhalten Sie eine Nachricht. Darin erkennen Sie, ob der Rückruf erfolgreich war – oder nicht.

Ein weiteres Kriterium, das über das Gelingen Ihres Rückholversuches entscheidet, sind die Mail-Einstellungen des Empfängers:

  1. Hat der Empfänger in Microsoft Outlook die Standardeinstellungen beibehalten: dann ist automatisch die Funktion „Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen und -abrufe automatisch bearbeiten“ aktiviert. In diesem Fall sieht er in seinem Posteingang trotzdem die ursprüngliche Nachricht. Aber auch eine Nachricht darüber, dass jemand versucht hat, die Mail zurückzurufen. Hat er bis dahin Ihre Mail noch nicht gelesen, wird sie durch die Rückruf-Benachrichtigung ersetzt. Eine Information über die zurückgerufene Mail erhält er zusätzlich. Anders sieht es aus, wenn der Empfänger Ihre Outlook-Mail bereits geöffnet und gelesen hat. Dann ist es nicht möglich, die mit Outlook gesendete Mail zurückzurufen. Sie verbleibt im Postfach des Empfängers, und er wird lediglich darüber informiert, dass ein Rückruf-Versuch stattgefunden hat.
  2. Die Einstellung „Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen und -abrufe automatisch bearbeiten“ ist deaktiviert. In diesem Fall findet der Empfänger sowohl die ursprüngliche Mail als auch die Rückruf-Benachrichtigung in seinem Postfach. Je nachdem, welche dieser Nachrichten er zuerst öffnet, kann der Rückruf erfolgreich sein oder nicht. Klickt er als erstes auf die Rückrufnachricht, löscht Outlook die E-Mail automatisch. Öffnet er jedoch zuerst die ursprüngliche Mail, kann er diese wie gewohnt lesen. Der Rückruf ist dann also fehlgeschlagen.
  3. Outlook verschiebt die Mails automatisch in einen anderen Ordner. Mit dieser Einstellung ist es leider nicht möglich, eine mit Outlook versandte E-Mail zurückzurufen.
  4. In den Voreinstellungen kann man ebenfalls festlegen, dass Outlook sowohl die Nachricht als auch die Rückruf-Information verschiebt. Ist diese Regel beim Empfänger definiert, kommt es wieder darauf an, welche der beiden Nachrichten zuerst geöffnet wird.

Header Bild: © AdobeStock_353488105, Rawf8


Outlook: Abwesenheitsnotiz in einrichten

Outlook: Abwesenheitsnotiz in einrichten

Outlook: Abwesenheitsnotiz in einrichten

Richten Sie in Microsoft Outlook ganz einfach eine Abwesenheitsnotiz für Ihre E-Mails ein. So erhalten Mail-Absender automatisch eine vorgefertigte Antwort. Besonders praktisch ist dies, wenn Sie etwa im Urlaub sind oder aus anderen Gründen wie aufgrund von Krankheit einige Zeit nicht persönlich antworten können.

Outlook: Automatische Abwesenheitsnotiz einstellen

So richten Sie Schritt für Schritt die Abwesenheitsnotiz in Outlook ein:

  1. Öffnen Sie Outlook, zum Beispiel Microsoft Outlook 2021.
  2. Klicken Sie links oben auf „Datei“.
  3. Im Menüfenster wählen Sie die Schaltfläche „Automatische Antworten“.
  4. Es öffnet sich ein weiteres Menüfenster. Hier aktivieren Sie Ihre automatische Antwort und legen den Zeitraum fest, in dem Outlook eine Abwesenheitsnotiz versenden soll.
  5. Mit „OK“ bestätigen.

Tipp: Probieren Sie gerne auch die Microsoft Outlook 2019 Multilanguage-Vollversion aus.

Für Fortgeschrittene: Regeln für die Abwesenheitsnotiz in Outlook festlegen

Es können sich Situationen ergeben, in denen Sie keine Mails von Kolleg:nnen nd Kund:nnen erhalten wollen. Gleichzeitig müssen Sie aber für bestimmte Mails dennoch erreichbar sein. Auch für solche Sonderfälle hat Outlook unter Microsoft Office 2021 eine Lösung parat:

Wählen Sie dafür zunächst das Dialogfeld „Automatische Antworten“ und klicken dann auf „Regeln…“.

Mit dem Button „Regel hinzufügen“ haben Sie jetzt die Möglichkeit, mehrere Ausnahmen für bestimmte Kontakte oder E-Mails festzulegen. Ihnen stehen dabei folgende Absender-Optionen zur Verfügung:

  • Von…: Nachrichten von hier festgelegten Mail-Adressen werden so bearbeitet, wie Sie es in den Regeln festgelegt haben.
  • Gesendet an…: Mit dieser Funktion bestimmen Sie die Regeln für E-Mails, die Sie beispielsweise über einen Verteiler erhalten.
  • Betreff: Tauchen in der Betreffzeile festgelegte „Trigger-Worte“ („Wichtig“, „Dringend“ o.ä.) auf, gelten dafür ebenfalls die von Ihnen festgelegten Regeln.
  • Nachrichtentext: Ähnlich wie bei der Betreffzeile können Sie bestimmte Formulierungen im Nachrichtentext festlegen, bei denen die Sonderregelungen greifen. Das können zum Beispiel Wortfolgen wie „dringende Antwort“, „melden Sie sich umgehend“ oder „Nur bis … gültig“ sein.
  • Im nächsten Schritt legen Sie im gleichen Fenster die Aktionen fest, mit denen Outlook auf eingehende Mails reagieren soll.
  • Hinweisen mit: Hier bestimmen Sie, welche Ihrer Antwort-Mails einen zusätzlichen Hinweistext erhalten sollen.
  • Löschen: Wählen Sie diese Option, werden entsprechende E-Mails automatisch gelöscht.
  • Verschieben in: Zur späteren Ansicht bestimmen Sie hier einen anderen Speicherort für Ihre Mail-Eingänge.
  • Kopieren in: Mit dieser Option erstellt Outlook eine Kopie der gekennzeichneten Mail und behält das Original im Posteingang.
  • Weiterleiten: Mails mit entsprechender Markierung werden beispielsweise an die Adresse eines Kollegen/einer Kollegin weitergeleitet.
  • Antworten mit: Möchten Sie bestimmten Absendern eine besondere Abwesenheitsnotiz zukommen lassen, ist dies die Option, die Sie dafür benötigen.
  • Benutzerdefiniert: Profis in Sachen Outlook laden hiermit speziell implementierte Vorlagen.

Office-Pakete, mit denen Sie alle Vorteile von Outlook nutzen können:

Persönliche Outlook-Abwesenheitsnotiz einrichten: Beispieltext und Vorlagen

Nutzen Sie die Abwesenheitsnotiz in Outlook eher privat, lassen sich auch ein paar Urlaubsbilder, Emojis oder witzige Sprüche unterbringen. Ein „Schreibt so viel ihr wollt – ich melde mich in ca. 99 Jahren zurück“ oder etwas wie „Vorerst hat sich’s ausgemailt! Glückwünsche nehme ich dieses Jahr nur persönlich entgegen“ bringen fast alle Menschen zum Lächeln.

Beruflich aber sollte es dann doch schon formeller zugehen. Hier bieten sich Abwesenheitsnotizen an, die in etwa so klingen können:

„Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Mail. Aktuell befinde ich mich im Urlaub und bin erst ab dem (Datum) wieder erreichbar. Ihre Mail wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen/ meine Kollegin (Name und E-Mailadresse)“

Mit freundlichen Grüßen

Oder:

„Liebe Kolleg:nnen,

ich bin im Urlaub. Erst ab dem (Datum) bin ich wieder für euch da! Sollte euer Anliegen dringend sein, wendet euch doch bitte an meinen Vertreter (Name und Mail-Adresse). Bis bald, (Name)“

Tipp: Speziell für Mac-Nutzer gibt’s auch Microsoft Office für Mac!

Header Bild: © AdobeStock_331796823, bychykhin


Outlook Signatur ändern

Outlook Signatur ändern - so geht's!

Microsoft Outlook Signatur ändern - schnell und einfach erklärt!

Wie kann man die Outlook Signatur ändern? Früher, als man noch alle Briefe in Papierform verschickte, durfte die sogenannte Abschiedsformel auf keinen Fall fehlen. So etwas wie „Liebe Grüße“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ und dazu die persönliche Unterschrift war ein Muss. Aber wer sagt eigentlich, dass das heute im E-Mail-Verkehr nicht mehr so sein sollte? Wer mit Microsoft Outlook zum Beispiel in Windows 11 oder Windows 11 Home arbeitet, kann ganz einfach eine Outlook Signatur erstellen und jederzeit diese Outlook Signatur ändern.

 

Muss man eine Outlook Signatur erstellen?

Das kommt ganz darauf an, ob man eine rein private oder eine geschäftliche E-Mail schreibt. Im geschäftlichen Bereich ist eine Signatur unter E-Mails seit 2007 Pflicht.

Das heißt, dass für Selbstständige, Freiberufler oder Gesellschaften, sobald sie eine Rechnung oder ein Angebot per Mail versenden, als Absenderangabe die gleichen Informationen wie in einem Impressum stehen müssen.

Zwingend vorgeschrieben sind dabei diese Mindestangaben:

  • Name des Unternehmens
  • vollständiger Name des Inhabers
  • ladungsfähige Anschrift

Zum Glück lässt sich das mit Microsoft Outlook 2021 fast im Handumdrehen bewerkstelligen. Und ein tolles Firmenlogo, eine vorgefertigte Unterschrift oder auch ein Porträt des Absenders kann man auch ganz einfach integrieren, wenn man die Outlook Signatur erstellen will.

 

Und so wird’s gemacht

Beispielsweise in der Microsoft Outlook 2019 Multilanguage Vollversion mit dem Betriebssystem Windows 11 Pro oder Windows 11 Pro N lassen sich Signaturen automatisch an alle ausgehenden Mails anhängen. Auch ist es möglich, nur einzelne E-Mails mit einer Signatur zu versehen. Will man eine Outlook Signatur ändern, geht man ebenfalls so vor:

  • Dazu muss zunächst eine neue E-Mail-Nachricht geöffnet werden.
  • Im Menü „Nachricht“ die Option „Signatur“ auswählen.
  • Unter „Signatur zum Bearbeiten“nun die Option „Neu“ auswählen.
  • Im Dialogfeld „Neue Signatur“ der Signatur nun einen Namen geben.
  • Mit Signatur bearbeiten“ die persönliche Abschiedsformel verfassen. Dabei lassen sich die Schriftart, Schriftgröße, Textausrichtung und Farbe einfach festlegen. Will man später die Outlook Signatur ändern, lässt sich jeder einzelne Punkt auch nachträglich noch bearbeiten.
  • Mithilfe der Option „Standardsignatur auswählen“im Dropdown-Menü „E-Mail-Konto“ nun zunächst das entsprechende Konto auswählen, dem die Signatur zugeordnet werden soll.

Tipp: Jedes E-Mail-Konto in Outlook, zum Beispiel in Windows 11 Education, kann man mit einer eigenen individuellen Signatur versehen. Je individueller und spezifischer diese ausfallen, desto persönlicher fühlen sich die Empfänger angesprochen. Im Business-Kontext kann das professioneller wirken.

  • Sollen alle Nachrichten die Signatur erhalten, im Dropdown-Menü „Neue Nachrichten“ eine der Signaturen auswählen.
  • Sollen nicht alle neuen Nachrichten automatisch eine Signatur erhalten, einfach (keine) anklicken
  • Soll die Signatur auch auf Antwortmails oder Weiterleitungen gezeigt werden, unter „Antworten/Weiterleitungen“eine entsprechende Signatur auswählen.
  • Ist das nicht erforderlich, die Standardoption (ohne) wählen.

Outlook Signatur ändern
Bild: ©PhotoGranary, stock.adobe.com

Signatur einzeln manuell hinzufügen

Hat man sich dafür entschieden, dass nicht jede Mail automatisch mit einer entsprechenden Signatur versehen werden soll, lassen sich auch im Nachhinein noch einzelne Mails mit Unterschrift, Adresse, Bild etc. versehen.

Eine einzelne Mail auswählen und auf der Registerkarte „Nachricht“ die Option „Signatur“ wählen.

Im Flyoutmenü kann nun jede erstellte Signatur ausgewählt werden, um unter der einzelnen Nachricht angezeigt zu werden.

 

Bild, Logo und Unterschrift hinzufügen

Mit Microsoft Outlook lässt sich auch unter Windows 11 Enterprise und Windows 11 Pro for Workstation eine Signatur mit Bildern erstellen oder entsprechend die Outlook Signatur ändern.

  • Dazu in einer neuen E-Mail SignaturSignaturen auswählen.
  • Im Feld „Signatur zum Bearbeitenauswählen“ die Signatur anklicken, die mit einem Logo, einem Bild oder mit der digitalisierten Unterschrift (als Bild) versehen werden soll.
  • Mit dem Symbol Bild nun eine entsprechende Bilddatei auf dem PC aussuchen und per „Einfügen“ mit der Signatur verbinden.
  • Mit einem rechten Mausklick auf das Bild unter der Registerkarte „Größe“ die Fläche des Bildes anpassen.

Tipp: Ist das Kontrollkästchen „Seitenverhältnis sperren“ aktiviert, bleiben die Bildverhältnisse erhalten.

Header Bild: ©monticellllo, stock.adobe.com


Word und Excel verknüpfen

Outlook, Word und Excel verknüpfen

Outlook, Word und Excel verknüpfen – so klappt's!

Wie man Microsoft Outlook, Word und Excel verknüpfen kann, zeigen wir in diesem Beitrag. Ob privat oder geschäftlich – die Office Suite auf dem PC erleichtert viele Arbeitsgänge und ermöglicht eine saubere Darstellung verschiedenster Dokumente. Mit Microsoft Word lassen sich formatierte Texte erstellen, Microsoft Excel ist das top Programm für Tabellenkalkulationen, Berechnungen und Datenverarbeitung. Und mit Microsoft Outlook schließlich werden sämtliche E-Mails verwaltet und mithilfe des integrierten Kalenders Termine organisiert.

Word und Excel verknüpfen

Gerade im Büroalltag ist es oft nötig, in ein Dokument von  Microsoft Word eine Tabelle zu integrieren. Die kann man dann entweder im Programm selbst erstellen – oder ganz einfach mit einer Tabelle in Microsoft Excel verknüpfen.

Dazu zunächst die entsprechende Excel-Datei öffnen. Die Tabelle oder auch einzelne Abschnitte der Tabelle nun markieren und mit dem Tastaturbefehl „STRG+C“ kopieren.

Dann das Microsoft Word Dokument öffnen, in das die Tabelle oder Teile davon eingefügt werden sollen. Den Cursor jetzt an die Stelle lenken, an der die Tabelle erscheinen soll. Mit dem Tastaturbefehl „ STRG+V “ kann man sie nun genau da platzieren.

Der Nachteil ist allerdings, dass sich Änderungen an der Tabelle nun nur noch mit den Funktionen von Microsoft Word bewerkstelligen lassen. Komfortabler ist es, eine Excel Verknüpfung in Word einfügen zu können.

Wie man Word mit Excel verknüpfen kann:

  • Als erstes wieder die entsprechende Tabelle in Microsoft Excel markieren und per Kurzbefehl kopieren.
  • Im Dokument von Microsoft Word nun im Reiter „Start“ auf den Pfeil unter „Einfügen“ klicken und im Drop-Down Menü „Inhalte einfügen“ auswählen.
  • Im neuen Fenster auf den Punkt „Verknüpfung einfügen“ klicken.
  • Dann im Menüfenster „Microsoft Excel Arbeitsmappe Objekt“ auswählen und mit „Ok“ bestätigen.
  • Änderungen, die nun in Microsoft Excel an der Tabelle vorgenommen werden, erscheinen automatisch im Microsoft Word Dokument.

Word und Excel verknüpfen
Bildnachweis: © chinnarach - stock.adobe.com

Microsoft Outlook mit Word und Excel verknüpfen

Mit einem Microsoft Konto ist es einfach, die Funktionen aller drei Tools miteinander zu harmonisieren. So lassen sich nicht nur Excel Verknüpfungen in Word einfügen. Sondern Aufgaben, Termine und Änderungen an verschiedenen Endgeräten von unterschiedlichen Mitarbeitern eingesehen werden.

Im ersten Schritt muss dazu die Symbolleiste für den Schnellzugriff vorbereitet werden.

  • Dazu mit der rechten Maustaste auf ein Symbol in der Symbolleiste klicken.
  • Die Option „Passen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an“ auswählen. Daraufhin öffnet sich ein neues Dialogfeld (je nach gewähltem Programm in Microsoft Word oder Microsoft Excel).
  • Im Eintrag „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ in der Navigationsleiste im Listenfeld „Befehle auswählen“ den Punkt „Nicht im Menüband enthaltene Befehle“ wählen.
  • In der Liste „Microsoft Outlook-Aufgabe erstellen“ anklicken und aktivieren.

Einer der Vorteile dieser Option liegt darin, dass das Dokument, welches per Microsoft Outlook versendet wurde, auf dem ursprünglichen PC erhalten bleibt. Vor der Versendung kann man es „freigeben“ oder „sperren“, sodass eine Bearbeitung von anderen verhindert oder ermöglicht wird. Auf diese Weise lassen sich Aufgaben schnell und ohne Aufwand durch einen Programmwechsel verteilen.

Sinnvoll ist das Verteilen von Aufgaben beispielsweise, wenn gerade an einem Word Dokument oder einer Excel Tabelle gearbeitet wird. Und der Mitarbeiter zum Beispiel über eine aktuelle Terminänderung informiert werden soll. Dann muss diese neue Aufgabe nicht erst in Microsoft Outlook angelegt werden. Sondern kann direkt im gerade zu bearbeitendem Dokument angezeigt werden.

Hängen mit dem Dokument keine weiteren Aufgaben zusammen, lässt es sich an alle oder auch an einzelne Kontakte aus dem Adressbuch in Outlook versenden – ohne dass das Programm dafür gewechselt werden muss.

Über die Tabellenfunktion lassen sich zudem jederzeit neue Empfänger hinzufügen.

Tipp: Im Microsoft Word Dokument mit Textmarkern arbeiten

Arbeiten mehrere an einem Microsoft Word Dokument zusammen, ist es sinnvoll, besonders wichtige Textpassagen durch Marker zu kennzeichnen. Solche Lesezeichen ermöglichen gerade bei einem umfangreichen Dokument oder einem geteilten Verzeichnis, das mit Outlook geteilt wurde, die schnelle Auffindbarkeit bestimmter Abschnitte im Text. An diesen kann dann auch von bisher unbeteiligten Kontakten als Aufgabe zum Beispiel weiter gearbeitet oder Änderungen vorgenommen werden.

Header Bild: © Prima91, stock.adobe.com


Outlook Mails sortieren

Outlook Mails automatisch sortieren – so klappt's!

Outlook Mails automatisch sortieren – so klappt's!

Ein Büro Management ohne Outlook? Fast undenkbar! Vom E-Mail-Empfang und Senden über die Kalenderverwaltung und die Nachverfolgung von Aufgaben bis hin zur Speicherung sämtlicher Kontaktdaten ist das Programm im Microsoft Office 365 auf Windows 11 ein echter Tausendsassa. Was jedoch viele nicht wissen: Man kann auch mit Outlook Mails sortieren und Outlook Mails automatisch verschieben.

 

Outlook Mails sortieren

Um im übervollen Mail-Postfach nicht den Überblick zu verlieren, kann man mit Microsoft Outlook 2019 unter anderem Outlook Mails nach Größe sortieren. Aber auch nach Absendernamen, gelesenen oder ungelesenen Nachrichten, Betreff oder Datum. Will man nun Outlook Mails nach Größe sortieren, geht man ganz einfach vor:

Outlook Mails nach Größe sortieren

  • Im Posteingang zunächst im oberen Bereich „Filter“ anklicken.
  • Jetzt erscheinen unter „Sortieren nach“ verschiedene Optionen, hier „Größe“ wählen.

Outlook Mails sortieren nach Betreffzeile

Das Programm erlaubt es auch, Mails nicht nur nach Größe und anderen Optionen zu sortieren, sondern auch nach bestimmten Keywords in der Betreffzeile.

Dazu zunächst einen Unterordner anlegen, in den jede einkommende Mail, die dieses Keyword in der Betreffzeile enthält, automatisch abgelegt wird. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass der Absender dieses Schlüsselwort auch kennt und verwendet, damit Microsoft Outlook 2019 erkennt, dass es diese Mail sortieren soll.

  • Entsprechende Mail anklicken und die Registerkarte „Start“ wählen.
  • Als nächstes auf „Regeln“ klicken, dann die Option „Regel erstellen“ wählen.
  • Im Teilbereich „Wenn eine eingehende Nachricht alle Bedingungen erfüllt“ im Dialogfeld „Regel erstellen“ „Betreff enthält“ aktivieren.
  • Im dazugehörigen Textfeld das Keyword eingeben.
  • Jetzt den Teilbereich „Folgendes ausführen“ ansteuern und bei „Element in Ordner verschieben“ den angelegten und benannten Unterordner auswählen.
  • Button „OK“ drücken und Kontrollfrage mit Ja beantworten.

 

Outlook Mails automatisch verschieben

Bei Hunderten von Mails, die in kurzer Zeit eintrudeln, kann es schnell mal zu Verwirrung kommen. Da hilft eine Funktion von Microsoft Outlook 2019 als Teil des Microsoft Office 365 in Windows 11, Klarheit und Ordnung zu schaffen. Und zwar die Möglichkeit, dass sich bestimmte Outlook Mails automatisch verschieben lassen – und zwar in zuvor angelegte Unterordner mit den entsprechenden Bezeichnungen.

  • Zunächst mit der rechten Maustaste den E-Mail-Ordner anklicken.
  • Es erscheint ein Kontextmenü. In diesem die Option „Neue Ordner“ wählen.
  • Jeder neue Ordner muss nun mit einem eigenen Namen gekennzeichnet werden.

Um nun die einzelnen Outlook Mails sortieren zu können, damit sie den Vorgaben entsprechend automatisch in die richtigen Ordner gelegt werden, müssen noch ein paar Regeln eingestellt werden:

Outlook Mails automatisch in Ordner verschieben

Will man beispielsweise von einem bestimmten Absender alle Outlook Mails automatisch in Ordner verschieben, wird als erstes irgendeine Mail von diesem Absender angeklickt.

  • Mit der Registerkarte „Start“ die Option „Regeln“ wählen.
  • Im darauf erscheinenden Kontextmenü die Option „Nachrichten von (Name) immer verschieben“ wählen.
  • Jetzt nur noch im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ den entsprechenden, zuvor benannten Unterordner auswählen und den OK-Button klicken.

Outlook Mails sortieren
Bildnachweis: © Redshinestudio - stock.adobe.com

Weitere Tipps

Zeitversetztes Senden: Mit Microsoft Outlook 2019 kann man Mails auch zu einem späteren Zeitpunkt versenden. Dazu die Registerkarte „Optionen“ wählen, den Button „Übermittlung verzögern“ ansteuern und in der Dialogbox Datum und Uhrzeit auswählen. Dann wie gewohnt auf „Senden“ klicken.

Automatische Weiterleitung: Vor dem Absenden einer Mail auf den Button „Optionen“ klicken und „Direkte Antworten auf“ auswählen. Dann den gewünschten Empfänger unter „Übermittlungsfunktionen“ eingeben. Die Antwortmail geht nun automatisch an den ausgesuchten Empfänger – etwa einen Kollegen, wenn man selbst in Urlaub ist.

Zurückrufen von Mails: Hat man eine Mail irrtümlich abgeschickt, kann man sie mit dem Button „Aktionen“ bearbeiten. Nachdem die entsprechende Mail angeklickt wurde, die Option „diese Nachricht zurückrufen“ wählen. Dann entweder „Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen“ oder „Ungelesene Kopien durch eine neue Nachricht ersetzen“ wählen. Nun wird die Mail beim Empfänger gelöscht beziehungsweise durch eine korrigierte oder erweiterte Mail ersetzt. Das funktioniert allerdings nur, wenn der Empfänger die ursprüngliche Nachricht noch nicht geöffnet hat.

Header Bild: © Leowolfert, stock.adobe.com


Microsoft Outlook Kalender freigeben Beitragsbild

Microsoft Outlook: Kalender freigeben - Verständlich erklärt

Microsoft Outlook: Kalender freigeben - Verständlich erklärt

Um die Abstimmung bei Team- bzw. Gruppenterminen wesentlich zu vereinfachen, kann man den Kalender in Microsoft Outlook freigeben. Voraussetzung dafür ist ein Microsoft Exchange Konto. Aber auch wenn man kein solches Konto besitzt, gibt es nützliche alternative Möglichkeiten. Es stehen drei verschiedene Optionen zur Auswahl:
⦁ Kalender freigeben
⦁ Kalender per E-Mail senden
⦁ Online veröffentlichen

Kalender freigeben

Dafür müssen ebenfalls die Person bzw. Personen, mit denen der Kalender geteilt und genutzt werden soll, über ein Microsoft Exchange Konto verfügen. So funktioniert es:
Kalender-Bereich in Outlook öffnen:

Microsoft Outlook Kalender freigeben 1

Auf „Kalender freigeben“ klicken, ein neues Fenster öffnet sich. Hier im Feld „An“ die Mailadresse der Person eintragen, die Zugriff auf den Kalender haben soll. Um ebenfalls Berechtigungen zum Anzeigen des Kalenders des Empfängers haben, das Häkchen im Feld „Berechtigung zum Anzeigen von ‚Kalender‘ des Empfängers anfordern“ setzen. Im Anschluss auf „Senden“ klicken und die Freigabeeinladung abschicken.
Handelt es sich bei dem Kalender, der freigegeben werden soll, nicht um den Standardkalender, sondern um einen eigens erstellten Kalender, im Navigationsbereich mit Rechtsklick auf den Kalendernamen klicken und die Option „[Kalendername] freigeben“ auswählen.
Soll ein Kalender angezeigt werden, der von einem Kollegen freigegeben wurde, auf „Kalender öffnen“ klicken und im Drop-Down Menü „Adresse auswählen“. Die gewünschte Adresse auswählen und den Kalender des Kollegen neben dem eigenen anzeigen lassen:

Microsoft Outlook Kalender freigeben 2

Kalender per E-Mail senden

Verfügt man nicht über ein Microsoft Exchange Konto, kann man alternativ den Outlook Kalender per E-Mail senden. Der Kalender wird dabei als Momentaufnahme im Anhang verschickt und gleichzeitig im Nachrichtentext angezeigt.
auf „Kalender per E-Mail senden“ Klicken:

Microsoft Outlook Kalender freigeben 3

In dem neu geöffneten Fenster den gewünschten Kalender auswählen und den Datumsbereich des Kalenders eintragen, der dem Empfänger angezeigt werden soll. Bei Bedarf kann man auch weitere Einstellungen festlegen. Zum Abschluss auf „Ok“ klicken.

Microsoft Outlook Kalender freigeben 4

Kalender Online veröffentlichen

Die zweite Möglichkeit, ohne ein Microsoft Exchange Konto einen Kalender mit anderen Personen teilen zu können, bietet die Online Veröffentlichung. Dabei veröffentlicht man den Kalender im Internet auf Office.com, wofür eine kostenlose Anmeldung notwendig ist.
Auf „Online veröffentlichen“ klicken und dann auf „Auf Office.com veröffentlichen“:

Microsoft Outlook Kalender freigeben 5

In dem neu geöffneten Fenster kann man, ähnlich wie beim Versenden des Kalenders per E-Mail, den gewünschten Kalender sowie den Datumsbereich und weitere Einstellungen auswählen. Die Änderungen mit „Ok“ bestätigen. Im Anschluss kann man im nächsten Fenster angeben, wer Einsicht in den Kalender erhalten soll. Nach abschließender Versendung der Einladungen werden die Empfänger per E-Mail über die Veröffentlichung des Kalenders informiert.

Header-Bild: © dennizn, stock.adobe.com


Postfach bei Outlook hinzufügen – so einfach geht’s

Postfach bei Outlook hinzufügen – so einfach geht’s

Über die Jahre haben sich – meist unbeabsichtigt, aber aus beruflichen wie privaten Gründen und Umständen – zahlreiche E-Mail Adressen angesammelt. Das ist umständlich und man verliert leicht die Übersicht oder findet im schlimmsten Fall diese eine E-Mail, die man jetzt im Moment braucht, einfach nicht auf Anhieb. Will man die neuen E-Mails dieser ganzen Adressen abfragen, braucht man sich aber nicht überall einzeln anzumelden. Das Programm Outlook bietet die Möglichkeit, mehrere Postfächer zu sammeln, womit man die gesamte elektronische Post im Blick hat. Wir zeigen, wie einfach es geht, Postfächer bei Outlook hinzuzufügen. So einfach geht’s:

Das Einrichten eines weiteren E-Mail-Kontos bei Outlook fällt erfreulicherweise recht simpel aus:

  • Datei wählen, den Reiter Informationen und anschließend auf „Konto hinzufügen“ klicken.

  • An dieser Stelle Name des Nutzers, die E-Mail-Adresse und das dazugehörige Passwort eingeben.

  • Mit „weiter“ die Daten bestätigen.
  • Outlook überprüft dann die eingegebenen Daten auf Korrektheit. Stimmt alles, ist der Installationsprozess abgeschlossen.
  • Zuletzt auf „Fertig stellen“ klicken und das neue Postfach ist hinzugefügt.

Achtung: Hat man zu viele Postfächer mit Inhalten von großen Datenmengen hinzugefügt, kann das bei Outlook – und auch bei anderen Anbietern – zum Teil zu erheblichen Leistungsschwankungen führen. Dann ist es ratsam, unwichtigere Daten in regelmäßigen Abständen zu löschen und wichtige Dateien beispielsweise auf einer (externen) Festplatte zu speichern.

Geteiltes Postfach in Outlook

Mit geteilten Postfächern können bestimmte Personengruppen E-Mails über einen öffentlichen E-Mail-Alias wie etwa „info@xy.com“ oder „kontakt@xy.com“ auf einfache Weise überblicken und senden. Antwortet eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht, ist als Absender der E-Mail das geteilte Postfach zu sehen und nicht der einzelne Benutzer. Außerdem kann das geteilte Postfach als freigegebener Teamkalender fungieren. So einfach geht’s:

  • In Outlook die Registerkarte Datei im Menüband auswählen.
  • Kontoeinstellungen und dann Kontoeinstellungen im Menü auswählen.

  • Die Registerkarte „E-Mail“ auswählen.
  • Sicherstellen, dass das richtige Konto hervorgehoben ist, dann „Ändern“ auswählen.

  • Weitere „Einstellungen“ > „Erweitert“ > „Hinzufügen“ auswählen.

  • Die geteilte E-Mail-Adresse eingeben, „OK“ auswählen und
  • Weiter > Fertig stellen > Schließen auswählen.

Ein geteiltes Postfach ist allerdings nicht für direktes Anmelden ausgelegt. Das Benutzerkonto für das geteilte Postfach selbst sollte den Status „deaktiviert“ behalten.

Outlook mit Exchange verbinden

Zu einem existierenden POP3- oder IMAP-Konto kann man ein Microsoft-Exchange-Konto in Microsoft Outlook 2019 einrichten. So einfach geht’s:

  • Datei wählen, den Reiter Informationen und anschließend auf „Konto hinzufügen“ klicken.

  • Die E-Mail-Adresse des neuen Microsoft Exchange 2019-Kontos eingeben, auf „Erweiterte Optionen“ klicken, die Option „Ich möchte Mein Konto manuell konfigurieren“ aktivieren und anschließend auf „Verbinden“ klicken.

  • Den Kontotyp „Exchange“ wählen

Der Computer stellt jetzt eine Verbindung zu den Microsoft Exchange-Servern her.

Folgende Meldung wird angezeigt:

„Durch das Hinzufügen eines neuen Microsoft Exchange-Kontos haben Sie den Speicherort für einige Ihrer neuen E-Mail-Nachrichten und Kalenderinformationen geändert.“

  • Auf „OK“ klicken.

Man wird aufgefordert, Autodiscover zu autorisieren, Microsoft Outlook in seinem Namen einzurichten.

  • Auf „Zulassen“ klicken.
  • Passwort eingeben und auf „OK“ klicken.

Das Fenster Kontoeinrichtung abgeschlossen wird angezeigt.

  • Auf „OK“ klicken.

Das Microsoft Exchange-Konto ist jetzt eingerichtet und einsatzbereit.

Hat man in Microsoft Outlook 2019 schon ein Profil für ein Microsoft-Exchange-Konto erstellt und möchte ein zusätzliches Microsoft-Exchange-Konto nutzen, muss man dafür ein neues Profil erstellen.

Header-Bild: © IB Photography, stock.adobe.com