Dropdown-Menü: Auswahllisten in Excel

Dropdown-Menü: Auswahllisten in Excel erstellen: So geht's

Dropdown-Menü: Auswahllisten in Excel erstellen: So geht's

Wollen Sie in einer oder in mehreren Zellen einer Excel-Datei immer die gleichen Werte eingeben oder nur bestimmte Werte zulassen? Dann ist eine Dropdown-Liste eine hervorragende Möglichkeit, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. Sie können einfach aus einem Klappmenü einen Zelleneintrag wählen und eintragen. Lesen Sie hier, wie das ganz leicht funktioniert.

Auswahllisten in Excel: Mehr Komfort dank Dropdown

Mit dem Dropdown-Menü in Microsoft Excel können Sie bestimmte Werte beziehungsweise Inhalte per Klick aus einer Liste auswählen. Die Vorteile liegen dabei auf der Hand:

  1. Sie sparen sich das Eintippen des ganzen Begriffes oder der gesamten Zahl.
  2. Dadurch lassen sich Tippfehler vermeiden.
  3. Durch die vorgegebenen Werte können andere Nutzer keine Fehler durch falsche Eingaben machen.
  4. Viele Formulare bekommen dadurch ein professionelleres Erscheinungsbild.
  5. Zeitersparnis

Tipp: Hier finden Sie das Tabellen-Kalkulationsprogramm Excel:

Excel: Dropdown-Liste erstellen

Vielen erscheint das Tabellenkalkulationsprogramm Excel auf den ersten Blick etwas unübersichtlich. Wenn Sie jedoch ein Excel-Dropdown erstellen, wird die Arbeit mit dem Programm wesentlich einfacher.

Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt, wie’s geht:

  1. Markieren Sie die Zellen (oder eine einzelne Zelle) in der Excel-Tabelle, die Sie mit der Dropdown-Liste füllen wollen.
  2. Im Menüleisten-Reiter „Daten“ dann „Datenüberprüfung…“ wählen.
  3. Im neuen Fenster klicken Sie nun unter „Zulassen:“ auf den Pfeil des Dropdown-Menüs, der neben „Jeden Wert“ zu sehen ist.
  4. Gehen Sie auf die Option „Liste“.
  5. Direkt unter „Quelle:“ fügen Sie nun Ihre gewünschten Optionen für die Excel Dropdown Liste ein. Trennen Sie die einzelnen Begriffe mit einem Semikolon oder geben Sie den Zellbereich direkt an.
  6. Mit „OK“ bestätigen.

Klicken Sie ab jetzt auf eines der Felder, die mit dem Dropdown ausgestattet sind. Dann sehen Sie rechts davon einen Pfeil. Sie müssen nur noch darauf klicken, um eine Auswahl an Möglichkeiten zum Ausfüllen des Feldes zu erhalten.

Tipp: Am zuverlässigsten funktioniert Excel mit einem aktuellen Betriebssystem, beispielsweise unter Windows 11.

Dropdown-Listen in Excel bearbeiten

Um Dropdown in Excel nutzen zu können, benötigen Sie eine Liste (optimalerweise als Tabelle formatiert) in der gleichen Arbeitsmappe. Sobald Sie einen Eintrag in einer Zelle der Tabelle ändern, überträgt sich diese Änderung unmittelbar auf die verknüpfte Dropdown-Liste.

Wollen Sie Zellen hinzufügen oder entfernen, ist es außerdem erforderlich, den verknüpften Bereich entsprechend anzupassen.

Markieren Sie dafür die Zellen mit der Dropdown-Funktion und wechseln Sie im Menübereich „Daten“ in „Datenüberprüfung“. Unter dem Begriff „Quelle“ passen Sie den Bereich nun neu an. Hierfür können sie den neuen Bezug eintippen oder ihn mit der Auswahlfunktion markieren.

Inhalte anpassen

Kommt der Inhalt einer Excel Dropdown-Liste aus einem bereits benannten Bereich, passen Sie den Inhalt folgendermaßen an:

  1. Wechseln Sie zunächst zum Arbeitsblatt mit dem benannten Bereich.
  2. Jetzt können Sie die Liste anpassen.
  3. Über „Formeln“ rufen Sie nun den „Namens-Manager“ auf.
  4. Wählen Sie den zu aktualisierenden Bereich.
  5. Nach einem Klick auf „Verweist auf“ können Sie die Zellen markieren, deren Einträge für die Dropdown-Liste bestimmt sind.
  6. Dann auf „Schließen“ klicken.

Bearbeiten von zellenbasierten Dropdown-Listen

Die Bearbeitung einer Excel Dropdown-Liste, die auf einem Zellbereich basiert, funktioniert etwas anders:

  1. Gehen Sie zum Arbeitsblatt mit den Daten für die Dropdown-Liste und passen Sie diese entsprechend an.
  2. Aktivieren Sie dann eine Zelle innerhalb der Dropdown-Excel-Liste.
  3. Über die Registerkarte „Daten“ rufen Sie nun die Funktion „Datenüberprüfung“
  4. Als nächstes passen Sie den Quellbereich an und setzen bei „Änderung auf alle Zellen mit gleichen Einstellungen anwenden“ einen Haken.
  5. Mit „Ok“ bestätigen.

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Excel gleichzeitig bearbeiten

Excel gleichzeitig bearbeiten – so geht's

Excel gleichzeitig bearbeiten – so geht's

Oft kann nützlich sein, dass mehrere Personen Excel gleichzeitig bearbeiten. Das Problem dabei: Will man die Excel-Tabelle teilen, kommt es recht häufig zu Konflikten mit dem Programm. In der Regel liegt das daran, dass Sie es versäumt haben, im Vorfeld bestimmte Einstellungen vorzunehmen. Wir erklären Ihnen, welche Konfigurationen erforderlich sind, damit Sie eine Datei in Microsoft Excel mit anderen Personen gleichzeitig bearbeiten können.

Der erste Schritt: Excel für mehrere Besucher freigeben

Sollen mehrere Personen eine Excel-Tabelle oder ein Excel-Dokument gleichzeitig bearbeiten, müssen Sie die entsprechende Datei zunächst freigeben. Damit das reibungslos klappt, muss die Datei auf dem Microsoft-Cloud-Speicher OneDrive abgelegt sein.

Und so gehen Sie dabei vor:

  • Loggen Sie sich zunächst mit Ihren Zugangsdaten bei OneDrive ein.
  • Unter dem Punkt „Eigene Dateien“ klicken Sie dann auf „Neu“.
  • Wählen Sie jetzt „Excel-Arbeitsmappe“.
  • Um eine Excel-Tabelle teilen zu können, klicken Sie im Dokument als nächstes rechts oben auf „Teilen“.
  • Im Dialogfenster können Sie nun den Personen den Link der Arbeitsmappe senden, die das Excel-Dokument gleichzeitig bearbeiten sollen.
  • Mit den Linkeinstellungen können Sie vorab festlegen, welche Rechte die Personen, die den Link erhalten, haben: 1. Personen, die über den Link verfügen, können die Datei aktiv bearbeiten oder 2. die Datei lediglich betrachten.

Kann man Excel auch ohne Cloud gleichzeitig bearbeiten?

Um eine Excel-Datei gemeinsam bearbeiten zu können, benötigt man grundsätzlich eine aktuelle Excel-Version (beispielsweise Microsoft Office 2021 oder ein Microsoft Office 365-Abo). Die Nutzung von OneDrive aber ist nicht zwingend notwendig. Mit Hilfe des Webbrowsers können Sie eine neue Arbeitsmappe auch mit einer SharePoint Online-Bibliothek laden und bearbeiten. Allerdings unterstützt SharePoint nur Websites, die von Microsoft gehostet werden, also keine lokalen Websites.

So lässt sich Excel 365 gleichzeitig bearbeiten

Haben Sie Excel für mehrere Besucher freigeben, ist die Datei für das gleichzeitige Bearbeiten von mehreren Benutzern vorbereitet. In der Statusleiste ist ab sofort erkennbar, wer gerade online ist beziehungsweise wer im Moment an der Datei arbeitet. Änderungen von berechtigten Personen sind ebenfalls sofort ersichtlich.

Tipp: Aktivieren Sie „automatisches Speichern“, damit die Änderungen auch wirklich sicher sind. Hat eine Person die entsprechende Datei schon einmal auf OneDrive gespeichert, geschieht die Sicherung automatisch, Sie müssen nichts mehr weiter tun.

Weitere Tipps und Tricks zum Arbeiten mit Excel

Excel ist ein hervorragendes Tabellen- und Kalkulationsprogramm – wenn man weiß, wie man damit umgehen kann.

Daten der Excel-Tabelle automatisch sortieren

  • Wählen Sie eine Zelle in der Spalte aus, nach der Sie die Sortierung vornehmen möchten.
  • Klicken Sie auf die Registerkarte „Dateien in der Gruppe Sortieren und Filtern“
  • Wählen Sie eine der möglichen Optionen (zum Beispiel: „Sortieren von A bis Z“, Sortieren von ältestem zu neuestem“, Sortieren von klein nach groß“).

Auf diese Weise lässt sich die Excel-Tabelle ganz einfach automatisch sortieren.

Formeln ohne Maus bearbeiten

  • Mit der Taste F2 sollten sich die Inhalte von Zellen im Editiermodus bearbeiten lassen.
  • Dann einfach betätigen.
  • Anschließend mit den Pfeiltasten der Tastatur im Zelleninhalt in die gewünschte Richtung navigieren.

So lassen sich die Formeln in Excel schnell bearbeiten – auch ohne Maus.

Blattschutz aufheben

Grundsätzlich lässt sich der Blattschutz in Excel nur aufheben, wenn man das Passwort kennt. Dann können Sie die geschützte Datei öffnen und zur Registerkarte „Überprüfen“ wechseln. Unter „Änderungen“ können Sie jetzt „Blattschutz aufheben“ anklicken.

Eine Excel-Tabelle in Word einfügen

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Excel-Tabelle in Word einzufügen:

  • Als erstes die gesamte Tabelle oder nur den Bereich markieren, den Sie in ein Word-Dokument einfügen möchten.
  • Jetzt entweder mit Rechtsklick auf der Maus oder mit der Tastenkombination Strg+C „Kopieren“ wählen.
  • Danach lässt sich das Word-Dokument öffnen und die Stelle mit dem Cursor markieren, an der die Tabelle erscheinen soll.
  • Mit dem Befehl „Einfügen“ (rechte Maustaste oder Tastaturkürzel Strg+V) wird die Tabelle platziert.

Word und Excel miteinander verknüpfen

  • Auch wenn Sie Word und Excel verknüpfen wollen, ist es zunächst erforderlich, die Excel-Tabelle zu markieren und zu kopieren (siehe oben).
  • In Word können Sie als nächstes unter dem Reiter „Start“ den Pfeil unter „Einfügen“ anklicken.
  • Im Dropdown-Menü jetzt „Inhalte einfügen“ auswählen.
  • Im neuen Fenster die Option „Verknüpfung einfügen“ wählen.
  • Dann die Funktion „Microsoft Excel Arbeitsmappe Objekt“ auswählen. Fertig.

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Pivot-Tabelle in Excel erstellen

Excel: Pivot-Tabelle erstellen – so geht's

Excel: Pivot-Tabelle erstellen – so geht's

Sie arbeiten häufig mit dem Tabellen- und Kalkulationsprogramm Excel? Prima! Dann wissen Sie sicher auch, was eine Pivot-Tabelle ist. Wenn nicht, dann haben wir hier die ultimativen Tipps, um eine Pivot-Tabelle zu erstellen, die Daten dieser Excel-Tabelle (automatisch) zu sortieren und zu aktualisieren. Außerdem zeigen wir Ihnen, warum Pivot-Tabellen Ihre Arbeit in Microsoft Office 2021 (oder Microsoft Office 365) erheblich vereinfachen.

Grundlagen: Was ist eine Pivot Tabelle bei Excel überhaupt?

Eine gut gefüllte Excel-Tabelle enthält oft eine schier unüberschaubare Anzahl an Daten. Um all diese Daten strukturiert auszuwerten, können Sie eine Excel-Pivot-Tabelle erstellen. Darin wird die Datenflut so zusammengefasst, dass bestimmte Einzeldaten übersichtlich dargestellt werden. So haben Sie stets genau die Informationen im Blick, die Sie auch gerade wirklich benötigen.

Pivot-Tabellen in Excel: Beispiel

Nehmen wir mal an, Sie sind Kassenwart des Vereins „Wandervögel Heidelust“. Sie haben in Microsoft-Excel eine Tabelle mit den folgenden Daten erstellt:

  • Namen der Vereinsmitglieder
  • Geburtstage
  • Eintrittsdaten
  • gezahlte Monats- oder Jahresbeiträge
  • Spenden
  • Teilnahme an Touren (inklusive Jahr und Ziel der Wanderung)

Bei einer Anzahl von über 1000 Mitgliedern kommt da eine ganz ordentliche Summe an Daten zusammen. Um eine sinnvolle Excel-Pivot-Tabelle erstellen zu können, müssen Sie jetzt einzelne Datengruppen zusammenfassen. So können Sie auf Knopfdruck später beispielsweise genau sehen,

  • wie viele Mitgliedsbeiträge in welchem Jahr gezahlt wurden.
  • wer im Mai Geburtstag hat
  • bei welcher Tour die meisten Mitglieder dabei waren.

So lässt sich die Anzahl der Zeilen und Spalten, die gleichzeitig in Excel angezeigt werden, um ein Vielfaches reduzieren.

Excel: Pivot-Tabelle erstellen

Haben Sie bereits eine Tabelle, in der die Daten spaltenweise dargestellt sind, wandeln Sie diese zunächst in eine formdatierbare Tabelle um. Anschließend lässt sich die Excel-Tabelle folgendermaßen in eine Pivot-Tabelle umwandeln:

    • Im Menü „Start“ klicken.
    • Auf „Formatvorlagen“ gehen
    • Als Tabelle formatieren“ wählen.

Dann markieren Sie irgendeine Zelle in der Ausgangstabelle, um diese in eine Pivot-Tabelle zu formatieren:

    • Im Menü „Einfügen“ wählen,
    • dann „Pivot-Tabelle“ anklicken.

Im Dialogfeld, das nun erscheint, drücken Sie auf „OK“. In die aktuelle Arbeitsmappe fügt Excel nun automatisch ein neues leeres Arbeitsblatt mit der Pivot-Tabelle ein.

Damit Sie Ihre Daten nun auswerten können, gehen Sie zunächst auf „Pivot-Tabelle Feldliste“.

Hier können Sie nun die Spaltenfelder, Zeilenfelder und Wertefelder bestimmen. Dazu ziehen Sie die Namen der jeweiligen Spalten in die Listen „Spaltenbeschriftungen“, „Zeilenbeschriftungen“ oder Werte. Diese Angaben genügen, damit Excel automatisch eine Pivot-Tabelle erstellen kann.

Excel: Pivot-Tabelle sortieren

Um die Reihenfolge der Daten bestimmen und so Ihre Excel-Pivot-Tabelle sortieren zu können, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Über Ihren Zeilen oder Spaltenbeschriftungen finden Sie ein Feld mit einem Pfeil.
    2. Klicken Sie darauf, es erscheint ein Kontextmenü.
    3. Jetzt können Sie aus verschiedenen Optionen wählen wie zum Beispiel „Von A bis Z sortieren“.
    4. Im dritten Kontextmenü-Punkt erhalten Sie weitere Möglichkeiten zum Sortieren der Pivot-Tabelle.

Excel-Pivot-Tabelle aktualisieren

Kommen weitere Vereinsmitglieder hinzu oder steht beispielsweise eine Wanderung an, können Sie die Pivot-Tabelle in Excel um die jeweiligen Datensätze erweitern. Der Haken: Das muss zunächst manuell geschehen, die Excel-Pivot-Tabelle automatisch zu aktualisieren klappt nicht auf Anhieb.

    1. Dazu als erstes das Tabellenblatt der Pivot-Tabelle öffnen.
    2. Eine beliebige Zeile markieren, dann im Menü nacheinander „Optionen“, „Daten“ und „Aktualisieren“ auswählen.
    3. Unter Berücksichtigung der aktuellen Daten wird die Pivot-Tabelle nun neu berechnet.

Pivot -Tabelle automatisch aktualisieren

Mit diesen einfachen Handgriffen sparen Sie sich künftig das manuelle Aktualisieren:

    • Zunächst auf „PivotTable“ im Pivot-Tabellen-Menü gehen.
    • Dann 2x „Optionen“ wählen.
    • Feld „Daten“ im PivotTable-Optionen-Menü anklicken.
    • Option „Aktualisieren beim Öffnen der Datei” wählen.

Sie wollen wissen, wie Sie sich das Arbeiten mit (Pivot-)Tabellen noch weiter vereinfachen können? Mehr nützliche Tipps zum Thema Excel finden Sie auch in unseren anderen Ratgebern:

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Spreadsheet

In Excel bedingte Formatierung anwenden – so geht's!

In Word Textmarken einfügen und löschen – so geht's!

Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel findet sich unter anderem im Microsoft Office 2021 Standard unter Windows 11 Home. Zahlen und Texte lassen sich damit in tabellarischer Form darstellen und auswerten. So kann man beispielsweise Werte berechnen oder Statistiken erstellen. Alle Eingaben werden in Zellen dargestellt, die auf bestimmte Art formatiert werden können. Auch eine „bedingte Formatierung“ lässt sich in Excel ganz einfach einrichten. Wie, das zeigen wir hier.

Wozu ist eine bedingte Formatierung in Excel gut?

Mithilfe der „bedingten Formatierung“ kann man in Excel bestimmte Bereiche automatisch formatieren. Einzelne Zellen oder auch ganze Zeilen können farblich kennzeichnet werden, auch lassen sich beispielsweise Zahlen durch Text ersetzen.

Hauptsächlich wird die bedingte Formatierung für drei Bereiche angewendet:

  1. Visualisierung von Werten in einem Zellbereich: Zahlen werden dabei in einen relativen Bezug zueinander gestellt. Dadurch werden Werte, die beispielsweise negativ oder kleiner oder größer als die restlichen Zahlen sind, schnell erkannt.
  2. Kontrolle von Abweichungen innerhalb der Daten: Jede einzelne Zelle kann nach vorgegebenen Regeln und Bedingungen zum Beispiel auf bestimmte Schwellenwerte hin überprüft werden.
  3. Dopplungen erkennen: Auch doppelte oder eindeutige Werte lassen sich mit der bedingten Formatierung schnell ermitteln.

Zu diesem Zweck stehen in Excel diverse Formeln zur Verfügung. Je nach Ziel ändert sich auch die Formatierungs-Formel. Es lassen sich auch Zahlen als Text darstellen oder jeder Wert formatieren, für den eine bestimmte Formel gilt.

Als Beispiel haben wir hier einmal einige Funktionen ausgewählt, die mit einer bedingten Formatierung realisierbar sind.

Farbskala in Excel verwenden

Mit dem Kalkulationsprogramm Excel können im Microsoft Office 365 Home (beispielsweise unter Windows 11 Pro N) Zellen farblich gekennzeichnet werden. Dafür gibt es eine bestimmte Formel:

  • Einen Bereich in der Tabelle auswählen
  • Unter „Start“ auf „Bedingte Formatierung“ und „Neue Regel …“ klicken
  • Unter dem Regeltyp „Alle Zellen basierend auf Ihren Werten formatieren“ den Formatstil „2-Farben-Skala“ wählen
  • Es wird nun für Minimum „Niedrigster Wert“ und für Maximum „Höchster Wert“ gewählt.
  • Die vordefinierten Farben können nun entsprechend geändert werden.
  • Mit „OK“ bestätigen.

Balken und Symbolsätze: Daten grafisch darstellen

Eine übersichtliche Möglichkeit, die verschiedenen bedingten Werte in Excel darzustellen, sind Balken und Symbolsätze. Mit dieser bedingten Formatierung kann man die

  1. Balken: Unter „Bedingte Formatierung“ auf „Datenbalken“ klicken, um die Formatierung für eine ganze Zeile oder einzelne Zellen zu aktivieren. Jetzt können Vorlagen ausgewählt oder unter „Weitere Regeln“ mehr Optionen wie Farbfüllungen oder Rahmen individuell angepasst werden.
  2. Symbolsätze: Klicken Sie unter „Bedingte Formatierung“ auf den Unterpunkt „Symbolsätze“, um einen bestimmten Symbolsatz (auf eine ganze Zeile oder einzelne Zellen) anzuwenden

Übrigens: Excel gibt es auch im praktischen Microsoft 365 Family-Paket, als Microsoft 365 Business Premium oder Microsoft Office 2021 Home and Business.

Bestimmte Werte hervorheben

Excel bietet seinen Usern die Möglichkeit, bestimmte Zellen farbig hervorzuheben. So können etwa beispielsweise alle Zahlen unter dem vorgegebenen Wert „1.000“ farblich markiert werden.

Die Vorgehensweise:

  • In einem markierten Bereich der Tabelle unter „Bedingte Formatierung“ auf „Regeln zum Hervorheben der Zellen“ klicken.
  • Hier dann „Kleiner als“ wählen und den entsprechenden Wert eintragen. Zur Wahl stehen außerdem die Befehle „Größer als“ oder „Zwischen“, mit denen ebenfalls Werte oder ein Wertebereich angegeben werden können.
  • Mit dem Dropdown-Menü die Farbe auswählen, in der die entsprechenden Werte hervorgehoben werden sollen.
  • Mit „OK“ bestätigen.

Excel bedingte Formatierung kopieren

Sollen die Formatierungen einer Zelle auf eine andere übertragen werden, lässt sich die Excel bedingte Formatierung kopieren:

  • Auf die Zelle klicken, von der man die Excel bedingte Formatierung kopieren möchte.
  • Mit einem Rechtsklick die Option „Kopieren“ wählen oder die Tastenkombination Strg + C drücken.
  • Nun auf die erste Zelle des Zielbereichs klicken, in den die bedingte Formatierung kopiert werden soll.
  • Wiederum mit einem Rechtsklick die Option „Einfügen“ wählen.

Übrigens: Excel funktioniert am besten in Kombination mit dem neuesten Betriebssystem (aktuell Windows 11) wie zum Beispiel:

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Makros aktivieren in Microsoft Word und Excel

Makros aktivieren in Microsoft Word und Excel

PowerPoint: Problemlos die Excel Verknüpfung bearbeiten

Wer mit Microsoft Office 2021 beziehungsweise Microsoft 365 arbeitet, hat wahrscheinlich schon mal davon gehört: Man sollte Makros aktivieren, um effektiver arbeiten zu können. Vor allem Microsoft Word und Microsoft Excel sollen davon profitieren. Aber viele wissen gar nicht, was diese ominösen Makros eigentlich sind und wie man Makros aktivieren kann. Für all diejenigen gibt es hier nun unsere Anleitung.

Was sind Makros in Microsoft Word und Microsoft Excel?

Im Grunde genommen sind Makros Befehle auf dem PC, die Arbeitsabläufe, die immer wieder ausgeführt werden, enorm erleichtern und beschleunigen. Das heißt, dass Makros beispielsweise in Microsoft Word oder Microsoft Excel diese Befehle speichern und automatisch per einfachem Mausklick bei Bedarf zur Verfügung stellen. Solche immer wiederkehrenden Anweisungen oder Befehle werden mit Hilfe von Makros entweder über die Maus oder über eine Tastenkombination zusammen ausgeführt.

So lassen sich etwa in Excel-Tabellen Daten per Klick auf ein festgelegtes Symbol oder mit einer bestimmten Tastenkombination schnell organisieren, formatieren und importieren. Oder ständig wiederkehrende Floskeln im Schriftverkehr wie etwa „Mit freundlichen Grüßen“ müssen nicht unter dem Schreiben getippt, sondern können mit einem Makro automatisch unter jeden Brief eingesetzt werden.

Ein einmal verfasster Text oder auch eine Abfolge von häufig verwendeten Befehlen werden von den Makros also automatisch erfasst beziehungsweise ausgeführt.

Damit sie das können, müssen sie aber erst einmal „lernen“, welche Arbeitsschritte sie speichern sollen. Man muss also erst einmal die Makros aktivieren, um mit ihnen zu arbeiten.

Makros aktivieren in Microsoft Office 2021

Zunächst entscheidet man sich, ob man Excel Makros aktivieren oder Word Makros aktivieren möchte. Dementsprechend öffnet man in Microsoft Office 2021 oder Microsoft 365 das gewünschte Programm und geht folgendermaßen vor:

  • In Microsoft Word beziehungsweise Microsoft Excel 2010 auf die Registerkarte Datei gehen.
  • Optionen wählen.
  • Zur Rubrik Sicherheitscenter (Trust Center) wechseln.
  • Die Schaltfläche Einstellungen für das Sicherheitscenter (Einstellungen für das Trust Center) anklicken.
  • Hier nun in die Rubrik Einstellungen für Makros (Makroeinstellungen) gehen.
  • Auf Alle Makros aktivieren (Aktivieren von VBA Makros) klicken.
  • Änderungen mit OK bestätigen.

Jetzt können die Makros in Microsoft Excel beziehungsweise Microsoft Word zur Arbeitserleichterung programmiert werden.

Um Makros zu erstellen, oben in der Excel-Menüleiste auf „Ansicht“ klicken – ganz rechts findet sich der Makro-Bereich, wo man mit der Funktion „Makro aufzeichnen…“ neue Makros erstellen kann. Definieren kann man jedes Makro mit den folgenden Eigenschaften:

  • Makroname
  • Tastenkombination, mit der man das Makro auslösen möchten
  • Makro speichern in
  • Beschreibung (optional)

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Excel Makros aktivieren und programmieren

Zunächst müssen die Makros in Microsoft Excel wie oben beschrieben aktiviert werden. Zum Programmieren der einzelnen automatisierten Befehle werden noch folgende Schritte ausgeführt:

  • Oben in der Excel-Menüleiste auf „Ansicht“ klicken.
  • Rechts im Makro-Bereich mit der Funktion „Makro aufzeichnen…“ neue Makros erstellen.
  • Jedes einzelne Makro muss mit bestimmten Eigenschaften definiert werden
  • Name des Makros
  • Tastenkombination, die das Makro aktivieren soll
  • Speicherort für das Makro
  • Auf Wunsch Beschreibung des Makros

Word Makros aktivieren per Schaltfläche

Nicht nur über eine bestimmte Tastenkombination, sondern auch über eine definierte Schaltfläche lassen sich Word Makros aktivieren:

  • In der Menüleiste auf die Registerkarte „Ansicht“ gehen und dort auf das Symbol für „Makros“ klicken.
  • Im Kontextmenü die mittlere Möglichkeit „Makro aufzeichnen“ auswählen.
  • Nun den „Makronamen“ festlegen.
  • Die Auswahl „Makro speichern in“ bietet mit der Auswahl „Alle Dokumente (Normal.dotm)“ die Option, das Makro in allen Word-Dokumenten verwenden zu können.
  • Unter „Makro zuweisen“ nun die Option „Schaltfläche“ wählen.
  • Auf das neu erstellte Marko klicken („Normal.NewMacros.MacroName”)
  • „Hinzufügen“ klicken.
  • Mit der Schaltfläche „Ändern“ kann dem Makro nun ein Symbol sowie ein passender Name gegeben werden.
  • Mit „OK“ bestätigen.

Ab jetzt erscheint in der Schaltfläche oberhalb der Menüleiste das Symbol, das dem Makro gegeben wurde. Will man nun dieses oder mehrere Makros aktivieren, wird an der entsprechenden Textstelle nur noch auf das entsprechende Symbol geklickt.

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Word und Excel verknüpfen

Outlook, Word und Excel verknüpfen

Outlook, Word und Excel verknüpfen – so klappt's!

Wie man Microsoft Outlook, Word und Excel verknüpfen kann, zeigen wir in diesem Beitrag. Ob privat oder geschäftlich – die Office Suite auf dem PC erleichtert viele Arbeitsgänge und ermöglicht eine saubere Darstellung verschiedenster Dokumente. Mit Microsoft Word lassen sich formatierte Texte erstellen, Microsoft Excel ist das top Programm für Tabellenkalkulationen, Berechnungen und Datenverarbeitung. Und mit Microsoft Outlook schließlich werden sämtliche E-Mails verwaltet und mithilfe des integrierten Kalenders Termine organisiert.

Word und Excel verknüpfen

Gerade im Büroalltag ist es oft nötig, in ein Dokument von  Microsoft Word eine Tabelle zu integrieren. Die kann man dann entweder im Programm selbst erstellen – oder ganz einfach mit einer Tabelle in Microsoft Excel verknüpfen.

Dazu zunächst die entsprechende Excel-Datei öffnen. Die Tabelle oder auch einzelne Abschnitte der Tabelle nun markieren und mit dem Tastaturbefehl „STRG+C“ kopieren.

Dann das Microsoft Word Dokument öffnen, in das die Tabelle oder Teile davon eingefügt werden sollen. Den Cursor jetzt an die Stelle lenken, an der die Tabelle erscheinen soll. Mit dem Tastaturbefehl „ STRG+V “ kann man sie nun genau da platzieren.

Der Nachteil ist allerdings, dass sich Änderungen an der Tabelle nun nur noch mit den Funktionen von Microsoft Word bewerkstelligen lassen. Komfortabler ist es, eine Excel Verknüpfung in Word einfügen zu können.

Wie man Word mit Excel verknüpfen kann:

  • Als erstes wieder die entsprechende Tabelle in Microsoft Excel markieren und per Kurzbefehl kopieren.
  • Im Dokument von Microsoft Word nun im Reiter „Start“ auf den Pfeil unter „Einfügen“ klicken und im Drop-Down Menü „Inhalte einfügen“ auswählen.
  • Im neuen Fenster auf den Punkt „Verknüpfung einfügen“ klicken.
  • Dann im Menüfenster „Microsoft Excel Arbeitsmappe Objekt“ auswählen und mit „Ok“ bestätigen.
  • Änderungen, die nun in Microsoft Excel an der Tabelle vorgenommen werden, erscheinen automatisch im Microsoft Word Dokument.

Word und Excel verknüpfen
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Microsoft Outlook mit Word und Excel verknüpfen

Mit einem Microsoft Konto ist es einfach, die Funktionen aller drei Tools miteinander zu harmonisieren. So lassen sich nicht nur Excel Verknüpfungen in Word einfügen. Sondern Aufgaben, Termine und Änderungen an verschiedenen Endgeräten von unterschiedlichen Mitarbeitern eingesehen werden.

Im ersten Schritt muss dazu die Symbolleiste für den Schnellzugriff vorbereitet werden.

  • Dazu mit der rechten Maustaste auf ein Symbol in der Symbolleiste klicken.
  • Die Option „Passen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an“ auswählen. Daraufhin öffnet sich ein neues Dialogfeld (je nach gewähltem Programm in Microsoft Word oder Microsoft Excel).
  • Im Eintrag „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ in der Navigationsleiste im Listenfeld „Befehle auswählen“ den Punkt „Nicht im Menüband enthaltene Befehle“ wählen.
  • In der Liste „Microsoft Outlook-Aufgabe erstellen“ anklicken und aktivieren.

Einer der Vorteile dieser Option liegt darin, dass das Dokument, welches per Microsoft Outlook versendet wurde, auf dem ursprünglichen PC erhalten bleibt. Vor der Versendung kann man es „freigeben“ oder „sperren“, sodass eine Bearbeitung von anderen verhindert oder ermöglicht wird. Auf diese Weise lassen sich Aufgaben schnell und ohne Aufwand durch einen Programmwechsel verteilen.

Sinnvoll ist das Verteilen von Aufgaben beispielsweise, wenn gerade an einem Word Dokument oder einer Excel Tabelle gearbeitet wird. Und der Mitarbeiter zum Beispiel über eine aktuelle Terminänderung informiert werden soll. Dann muss diese neue Aufgabe nicht erst in Microsoft Outlook angelegt werden. Sondern kann direkt im gerade zu bearbeitendem Dokument angezeigt werden.

Hängen mit dem Dokument keine weiteren Aufgaben zusammen, lässt es sich an alle oder auch an einzelne Kontakte aus dem Adressbuch in Outlook versenden – ohne dass das Programm dafür gewechselt werden muss.

Über die Tabellenfunktion lassen sich zudem jederzeit neue Empfänger hinzufügen.

Tipp: Im Microsoft Word Dokument mit Textmarkern arbeiten

Arbeiten mehrere an einem Microsoft Word Dokument zusammen, ist es sinnvoll, besonders wichtige Textpassagen durch Marker zu kennzeichnen. Solche Lesezeichen ermöglichen gerade bei einem umfangreichen Dokument oder einem geteilten Verzeichnis, das mit Outlook geteilt wurde, die schnelle Auffindbarkeit bestimmter Abschnitte im Text. An diesen kann dann auch von bisher unbeteiligten Kontakten als Aufgabe zum Beispiel weiter gearbeitet oder Änderungen vorgenommen werden.

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Excel Tabelle sortieren

Excel Tabelle automatisch sortieren – so geht's!

Excel Tabelle automatisch sortieren – so geht's!

Das Kalkulationsprogramm Excel – zum Beispiel Microsoft Excel 2010 im Microsoft Office 365 – ist ungemein vielseitig. Die wichtigste Funktion ist wohl das Erstellen von Tabellen. Doch je nach Datenvolumen wird das schnell ganz schön unübersichtlich. Um das zu verhindern, ist es sinnvoll, vom Programm die Excel Tabelle sortieren zu lassen. Zur Verfügung stehen dabei verschiedene Optionen, die wir hier näher erläutern.

Warum sollte man eine Excel Tabelle sortieren?

Zur guten Analyse von Daten gehört es, diese in einer Excel Tabelle sortieren zu können. In Microsoft Excel 2010 sind verschiedene Sortieroptionen möglich wie beispielsweise Excel Zeilen sortieren oder auch Excel Spalten sortieren. Ebenfalls ist eine feinere Sortierung einzelner Daten möglich. So lassen sich Daten nach Zahlen, nach Datum und Uhrzeit, nach Format oder alphabetisch sortieren, um Daten visuell schneller zu erfassen, zu verstehen und effektiv zu organisieren.

Excel Zeilen sortieren

Will man eine Excel Tabelle sortieren, beginnt man oft mit dem Excel Zeilen sortieren. Das klappt ganz einfach in nur vier Schritten:

  1. In einem geöffneten Excel Dokument zum Reiter „Daten“ wechseln und auf den Button „Sortieren“ klicken.
  2. Es erscheint ein neues Fenster, „Optionen“ wählen.
  3. Als nächstes die Option „Zeilen sortieren“ unter „Ausrichtung“ anklicken und dann mit „OK“ bestätigen.
  4. Unter „Spalte“ eine benannte Spalte zum Excel Zeilen sortieren auswählen und falls nötig unter „Reihenfolge“ wählen, welcher Wert zum Excel Tabelle sortieren herangezogen werden soll. Anschließend „OK“ drücken.

Excel Spalten sortieren

  • Zuerst den Bereich markieren, den Excel sortieren soll.
  • Zum Sortierdialog gelangt man nun über das Register „Daten – sortieren“.
  • In der Dialogbox „Sortieren“ wird bei Microsoft Excel 2010 nun die Option „Daten“ in der Gruppe „Sortieren und Filtern“ gewählt.
  • Im Fenster „Sortieren“ auf „Optionen“ klicken, in der nächsten Dialogbox „Spalten sortieren“ aktivieren.
  • Im Dropdown Menü unter „Zeile“ jetzt die Zeile auswählen, nach der Excel Spalten sortieren soll und mit „OK“ bestätigen.

Excel Tabelle alphabetisch sortieren

Geht es beispielsweise um Mitarbeiter oder um Mitgliederlisten, lässt sich zur besseren Übersichtlichkeit eine Excel Tabelle auch alphabetisch sortieren.

Folgende Schritte sind dazu notwendig:

  • Tabelle markieren, die Excel alphabetisch sortieren soll. Die Überschriften der Spalten und Zeilen nicht mitmarkieren!
  • Im Menü „Daten“ die Option „Sortieren“ wählen.
  • Im Fenster die Spalte auswählen, die die Excel Tabelle sortieren soll und unter „Reihenfolge“ die entsprechende Option anklicken.
  • Bestätigen mit „OK“.

Excel Tabelle sortieren
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Auch das geht: Excel Tabelle verschieben

Normalerweise übernimmt Microsoft Excel 2010 alle Daten einschließlich der Formeln und Werte und Formate, wenn Zeilen und Spalten verschoben oder kopiert werden. Der Zellenbezug allerdings wird bei einer Formel in der Zelle nicht angepasst – in der verschobenen oder kopierten Zelle erscheint eine Fehlermeldung. Passiert das, müssen die Verweise manuell neu eingegeben werden.

Ansonsten aber lassen sich alle Spalten und Zeilen ganz einfach mit folgenden Steps in einer Excel Tabelle verschieben.

Der einfachste Weg:

  • Als erstes die Zelle, Zeile oder Spalte markieren, die verschoben oder kopiert werden soll.
  • Nun auf der Registrierkarte „Start“ entweder „Ausschneiden“ oder „Kopieren“ wählen. Schneller geht’s mit den Tastenkombinationen „STRG+X“ zum Ausschneiden beziehungsweise „STRG+C“ zum Kopieren.
  • Mit der rechten Maustaste unterhalb oder rechts der neuen Position einer Zelle oder Spalte klicken.
  • Zum Verschieben auf „Ausgeschnittene Zellen einfügen“ klicken.
  • Zum Kopieren „Kopierte Zellen einfügen“. Der Kurzbefehl über die Tasten hierzu lautet „STRG+V“.

Excel Tabelle verschieben mit der Maus

Wer zum Exel Tabelle sortieren lieber die Maus benutzt, geht folgendermaßen vor:

  • Spalte oder Zeile zum Verschieben oder Kopieren markieren
  • Verschieben: Den Cursor auf den Rand der markierten Zeilen oder Spalten führen, bis er sich in einen Verschiebezeiger verwandelt. Die Maustaste halten und ausgesuchte Elemente an die neue Position ziehen.
  • Kopieren: Mit gedrückter STRG-Taste den Cursor auf den Rand der Auswahl lenken. Erscheint der Kopierzeiger (weißer Pfeil), die Auswahl zur neuen Position ziehen. Hierbei unbedingt STRG gedrückt halten!

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Excel Blattschutz aufheben: So funktioniert es

Excel Blattschutz aufheben: So funktioniert es

Zum Haare raufen: Da hat man in mühevoller Kleinarbeit endlich eine perfekte Tabelle in Excel erstellt. Man schickt sie an die Teammitglieder oder den Chef – und die verändern hier einen Wert, verschieben da eine Zelle oder löschen die wichtige Tabelle sogar komplett. Die ganze Arbeit war für die Katz … Um das zu verhindern, können einzelne oder auch sämtliche Zellen eines solchen Arbeitsblattes gesperrt und das gesamte Blatt mit einem Kennwort gesichert werden. Aber was, wenn später doch noch daran gearbeitet werden muss? Dann ist es sinnvoll, den Excel Blattschutz aufheben zu können. Wie das funktioniert, zeigen wir hier Schritt für Schritt.

Mit wenigen Klicks den Excel Blattschutz aufheben

Eigentlich kann man nur den Excel Blattschutz aufheben, wenn man das dazugehörige Passwort kennt (Ausnahmen davon weiter unten). Ist die Tabelle mit einem Kennwort geschützt, kann sie erst mal nicht bearbeitet werden.

Um das doch zu ermöglichen, reichen fünf Schritte, mit denen man den Excel Blattschutz aufheben kann:

1. Zunächst die geschützte Datei öffnen.
2. Dann oben zur Registrierkasse „Überprüfen“ springen.
3. Die Kategorie „Änderungen“ suchen, dort den Button „Blattschutz aufheben“ betätigen.
4. Nun muss das Passwort im entsprechenden Aufforderungsfeld eingegeben werden.
5. Mit „OK“ bestätigen.

Um eine Excel Tabelle mit Microsoft Excel wieder zu schützen, wird über den Button „Blatt schützen“ ein neues Passwort kreiert.

Microsoft Excel hält ein Hintertürchen offen

Dumm gelaufen, wenn man eine Excel Tabelle als Vorsichtsmaßnahme mit einem Passwort gesichert hat – und genau das dann vergisst!

Muss man dann die ganze Arbeit von vorne machen und eine neue Excel Tabelle anlegen? Nein! Denn zum Glück kann man mit Microsoft Excel und einem zusätzlichen Tool den Excel Blattschutz aufheben, ohne das Kennwort zu benutzen.

So lässt sich das Excel Passwort entfernen

Wer den Excel Blattschutz aufheben will, ohne das Passwort zu kennen, muss zunächst das Programm 7-Zip gratis downloaden und auf dem PC installieren.

Wenn das alles gemacht wurde, geht man folgendermaßen vor:

  • Den Ordner mit der entsprechenden Excel-Datei öffnen.
  • Per Rechtsklick die Datei über den Befehl „7-Zip > Öffnen“ öffnen.
  • Es wird ein Ordner mit Namen „xl“ gezeigt, der geöffnet werden muss.
  • In diesem Ordner den Begriff „worksheets“ anwählen.
  • Die dann erscheinende Datei „sheet1.xml“ auf den Schreibtisch (Desktop) kopieren.
  • „sheet1.xml“ in einem Textverarbeitungsprogramm öffnen, dabei das Programm 7-Zip geöffnet lassen.
  • Bei Excel 2010 nun mit dem Befehl „Suchen“ (Tastenkombination „Strg + F“) den Begriff „password“ suchen (bei Excel 2013 und Excel 2016 wird „sheetProtection“ als Suchbegriff eingegeben).
  • In der Excel 2010-Datei wird nun der Eintrag mit dem Passwort in Anführungszeichen dargestellt.
  • Das Passwort löschen (nicht die Anführungszeichen!).
  • Die Darstellung muss nun password=„" zeigen. (Ab Excel 2013 muss die Darstellung so „<sheetProtection>“ aussehen).
  • Die Datei „sheet1.xml“ speichern.
  • Als nächstes die Datei m 7-Zip-Archiv an die Stelle kopieren, wo sie sich auch vorher befunden hat.
  • Aufploppendes Wahlfeld mit „Ja“ markieren, das Programm 7-Zip schließen.
  • Jetzt die Datei mit Microsoft Excel öffnen.
  • Nun lässt sich wie oben beschrieben mit wenigen Klicks der Excel Blattschutz aufheben.

Klappt das mit der gesamten Excel-Datei?

Das wäre ja zu schön – vor allem für Leute, die damit unerlaubt Zugriff auf geschützten Dateien hätten. Darum funktionieren die Schritte nur, wenn einzelne Excel-Blätter mit einem Kennwort geschützt sind.

Hilfe – der Button „Blattschutz aufheben“ kann nicht aktiviert werden!

Ist der Button „Blattschutz aufheben“ ausgegraut und kann dadurch nicht angeklickt werden, hat das Dokument wahrscheinlich einen Freigabeschutz. Um das Dokument nun bearbeiten zu können, muss dieser zuerst aufgehoben werden.

  • Dazu zunächst auf Überprüfen > Freigabeschutz aufheben klicken.
  • Anschließend mit Überprüfen > Arbeitsmappe freigeben die Excel Tabelle freigeben.
  • Im nun erscheinenden Fenster bei „Bearbeitung von mehreren Benutzern zur selben Zeit“ zulassen. Dies ermöglicht außerdem das Zusammenführen von Arbeitsmappen.
  • Im nächsten Fenster einfach nur noch mit „Ja“ bestätigen.


Microsoft Office 365 Excel

Word und Excel verknüpfen – Tipps und Tricks

Word und Excel verknüpfen – Tipps und Tricks

Will man Texte auf dem PC schreiben und formatieren, ist Word auf alle Fälle das Programm der Wahl. Und wer Diagramme erstellen und Berechnungen ausführen will, für den ist Microsoft Excel genau richtig. Beides zusammen gibt’s in verschiedenen Paketen von Microsoft Office. Doch will man Tabellen oder Diagramme aus Excel in Word einfügen, kann das mühsam sein – schnell hat sich aufgrund einer unsauberen Anpassung in der Microsoft Excel Quelldatei ein Fehler eingeschlichen. Wie das verhindert werden kann, zeigen wir hier.

Das kann Microsoft Excel

Grundsätzlich handelt es sich bei Microsoft Excel um ein auf Tabellenkalkulationen spezialisiertes Programm, das auf allen wichtigen Geräten und Betriebssystemen installiert werden kann.

Seine Funktionen im Einzelnen:

  • Berechnungen
    Die wichtigsten Rechenarten lassen sich zwischen mehreren Zellen ausführen und durch bekannte Variablen ergänzen.
  • Diagramme und Grafiken
    Numerische Tabellen können in visuelle Daten umgewandelt werden, um zum Beispiel Ergebnisse in einer Präsentation anschaulicher darzustellen.
  • Kalender
    Unter anderem lassen sich damit Zeitpläne und wiederkehrende Ereignisse verwalten.
  • Inventar Management
    Listen mit Inventar und Bereithaltungsort können zur automatischen Kalkulation genutzt werden.
  • Zeiterfassung
    Projektstunden, Mitarbeiterzeiten etc. werden tabellarisch aufgenommen und im Ergebnis zusammengerechnet.
  • Formulare
    Neben vorgefertigten Auswahlmöglichkeiten lassen sich standardisierte Formeln für zahlreiche Einsatzgebiete leicht selbst erstellen.
  • E-Mail Listen
    Um den Überblick, beispielsweise von Newsletter-Empfängern, zu behalten, eignen sich strukturierte Listen mit allen relevanten Daten.
  • Datenanalyse
    Detaillierte Datensätze können unter anderem heruntergeladen und in einem csv-Format gespeichert werden.
  • Buchhaltung
    Ausgaben- und Budgetplanung, Aufzeichnungen und Prognosen werden automatisch berechnet und aktualisiert.

Microsoft Excel
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Microsoft Excel in Word einbinden – so geht’s

Zum funktionalen Verknüpfen beispielsweise von Microsoft Excel Tabellen mit einem Word-Dokument sind mehrere Schritte notwendig:

  • Im Microsoft Excel Dokument wird zunächst der relevante Tabellenbereich markiert und in die Zwischenablage kopiert.
  • Dann wird es im Word-Dokument an der Stelle eingefügt, wo die Tabelle erscheinen soll. Ist die Tabelle bereits im richtigen Format angelegt, muss bei den Einfügeoptionen „Verknüpfen und ursprüngliche Formatierung beibehalten“ gewählt werden. Soll die Tabelle noch frei gestaltet werden können, ist die Option „Verknüpfen und Zielformatvorlagen verwenden“ richtig. 
  • Mit den Reitern „Tabellenentwurf“ und „Layout“ kann eine Anpassung des Tabellendesigns vorgenommen werden.

Microsoft 365

Mit dem Abonnementdienst Microsoft 365 wird sichergestellt, dass stets die aktuellsten Tools von Microsoft zur Verfügung stehen. 

Unterschieden wird zwischen Microsoft 365-Plänen für den privaten Gebrauch sowie für Unternehmen, Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen. Die Pläne enthalten die wichtigsten Office-Desktop-Apps sowie einen zusätzlichen Onlinespeicher und mit der Cloud verbundene Features für die Zusammenarbeit an Dateien in Echtzeit.

Die gebräuchlichsten für den Privatgebrauch sind:

  • Microsoft 365 Family für bis zu 6 Personen. Inklusive KI-gestützte Apps, pro Person 1 TB Cloudspeicher und erweiterte Sicherheit für alle Ihre Geräte.
  • Microsoft 365 Single mit den gleichen Funktionen wie Family, allerdings nur für ein Gerät.

In allen Versionen sind Word, Microsoft Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access und Publisher enthalten.

Microsoft 365 Mac

Für Apple-Anwender steht Microsoft 365 Mac zur Verfügung. Auch hier lässt es sich einfach mit Word, Outlook, Microsoft Excel, PowerPoint oder OneNote arbeiten.

Microsoft 365 Mac wurde speziell zur Unterstützung der typischen Mac-Funktionen wie Dunkelmodus, Kamera-Übergabe in macOS oder Touch Bar entwickelt.

Microsoft 365 Mac
© PixieMe, stock.adobe.com

Microsoft Office 2019 – die bessere Wahl?

Microsoft Office kaufen statt abonnieren? Kein Problem! Dafür wurde Microsoft Office 2019 entwickelt. Die Office-Apps wie Word, Outlook oder Microsoft Excel sowohl für PC als auch für Mac werden nur einmalig bezahlt. Nach dem Kauf kann die Software entweder installiert oder die Microsoft Office Download Funktion genutzt werden.

Nachteil: Im Kauf sind keine Upgrades enthalten. Werden diese später gewünscht, muss eine neue Hauptversion von Microsoft Office zum vollen Preis gekauft werden.

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