Excel gleichzeitig bearbeiten – so geht's

Oft kann nützlich sein, dass mehrere Personen Excel gleichzeitig bearbeiten. Das Problem dabei: Will man die Excel-Tabelle teilen, kommt es recht häufig zu Konflikten mit dem Programm. In der Regel liegt das daran, dass Sie es versäumt haben, im Vorfeld bestimmte Einstellungen vorzunehmen. Wir erklären Ihnen, welche Konfigurationen erforderlich sind, damit Sie eine Datei in Microsoft Excel mit anderen Personen gleichzeitig bearbeiten können.

Der erste Schritt: Excel für mehrere Besucher freigeben

Sollen mehrere Personen eine Excel-Tabelle oder ein Excel-Dokument gleichzeitig bearbeiten, müssen Sie die entsprechende Datei zunächst freigeben. Damit das reibungslos klappt, muss die Datei auf dem Microsoft-Cloud-Speicher OneDrive abgelegt sein.

Und so gehen Sie dabei vor:

  • Loggen Sie sich zunächst mit Ihren Zugangsdaten bei OneDrive ein.
  • Unter dem Punkt „Eigene Dateien“ klicken Sie dann auf „Neu“.
  • Wählen Sie jetzt „Excel-Arbeitsmappe“.
  • Um eine Excel-Tabelle teilen zu können, klicken Sie im Dokument als nächstes rechts oben auf „Teilen“.
  • Im Dialogfenster können Sie nun den Personen den Link der Arbeitsmappe senden, die das Excel-Dokument gleichzeitig bearbeiten sollen.
  • Mit den Linkeinstellungen können Sie vorab festlegen, welche Rechte die Personen, die den Link erhalten, haben: 1. Personen, die über den Link verfügen, können die Datei aktiv bearbeiten oder 2. die Datei lediglich betrachten.

Kann man Excel auch ohne Cloud gleichzeitig bearbeiten?

Um eine Excel-Datei gemeinsam bearbeiten zu können, benötigt man grundsätzlich eine aktuelle Excel-Version (beispielsweise Microsoft Office 2021 oder ein Microsoft Office 365-Abo). Die Nutzung von OneDrive aber ist nicht zwingend notwendig. Mit Hilfe des Webbrowsers können Sie eine neue Arbeitsmappe auch mit einer SharePoint Online-Bibliothek laden und bearbeiten. Allerdings unterstützt SharePoint nur Websites, die von Microsoft gehostet werden, also keine lokalen Websites.

So lässt sich Excel 365 gleichzeitig bearbeiten

Haben Sie Excel für mehrere Besucher freigeben, ist die Datei für das gleichzeitige Bearbeiten von mehreren Benutzern vorbereitet. In der Statusleiste ist ab sofort erkennbar, wer gerade online ist beziehungsweise wer im Moment an der Datei arbeitet. Änderungen von berechtigten Personen sind ebenfalls sofort ersichtlich.

Tipp: Aktivieren Sie „automatisches Speichern“, damit die Änderungen auch wirklich sicher sind. Hat eine Person die entsprechende Datei schon einmal auf OneDrive gespeichert, geschieht die Sicherung automatisch, Sie müssen nichts mehr weiter tun.

Weitere Tipps und Tricks zum Arbeiten mit Excel

Excel ist ein hervorragendes Tabellen- und Kalkulationsprogramm – wenn man weiß, wie man damit umgehen kann.

Daten der Excel-Tabelle automatisch sortieren

  • Wählen Sie eine Zelle in der Spalte aus, nach der Sie die Sortierung vornehmen möchten.
  • Klicken Sie auf die Registerkarte „Dateien in der Gruppe Sortieren und Filtern“
  • Wählen Sie eine der möglichen Optionen (zum Beispiel: „Sortieren von A bis Z“, Sortieren von ältestem zu neuestem“, Sortieren von klein nach groß“).

Auf diese Weise lässt sich die Excel-Tabelle ganz einfach automatisch sortieren.

Formeln ohne Maus bearbeiten

  • Mit der Taste F2 sollten sich die Inhalte von Zellen im Editiermodus bearbeiten lassen.
  • Dann einfach betätigen.
  • Anschließend mit den Pfeiltasten der Tastatur im Zelleninhalt in die gewünschte Richtung navigieren.

So lassen sich die Formeln in Excel schnell bearbeiten – auch ohne Maus.

Blattschutz aufheben

Grundsätzlich lässt sich der Blattschutz in Excel nur aufheben, wenn man das Passwort kennt. Dann können Sie die geschützte Datei öffnen und zur Registerkarte „Überprüfen“ wechseln. Unter „Änderungen“ können Sie jetzt „Blattschutz aufheben“ anklicken.

Eine Excel-Tabelle in Word einfügen

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Excel-Tabelle in Word einzufügen:

  • Als erstes die gesamte Tabelle oder nur den Bereich markieren, den Sie in ein Word-Dokument einfügen möchten.
  • Jetzt entweder mit Rechtsklick auf der Maus oder mit der Tastenkombination Strg+C „Kopieren“ wählen.
  • Danach lässt sich das Word-Dokument öffnen und die Stelle mit dem Cursor markieren, an der die Tabelle erscheinen soll.
  • Mit dem Befehl „Einfügen“ (rechte Maustaste oder Tastaturkürzel Strg+V) wird die Tabelle platziert.

Word und Excel miteinander verknüpfen

  • Auch wenn Sie Word und Excel verknüpfen wollen, ist es zunächst erforderlich, die Excel-Tabelle zu markieren und zu kopieren (siehe oben).
  • In Word können Sie als nächstes unter dem Reiter „Start“ den Pfeil unter „Einfügen“ anklicken.
  • Im Dropdown-Menü jetzt „Inhalte einfügen“ auswählen.
  • Im neuen Fenster die Option „Verknüpfung einfügen“ wählen.
  • Dann die Funktion „Microsoft Excel Arbeitsmappe Objekt“ auswählen. Fertig.

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