In Word Textmarken einfügen und löschen – so geht's!

Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel findet sich unter anderem im Microsoft Office 2021 Standard unter Windows 11 Home. Zahlen und Texte lassen sich damit in tabellarischer Form darstellen und auswerten. So kann man beispielsweise Werte berechnen oder Statistiken erstellen. Alle Eingaben werden in Zellen dargestellt, die auf bestimmte Art formatiert werden können. Auch eine „bedingte Formatierung“ lässt sich in Excel ganz einfach einrichten. Wie, das zeigen wir hier.

Wozu ist eine bedingte Formatierung in Excel gut?

Mithilfe der „bedingten Formatierung“ kann man in Excel bestimmte Bereiche automatisch formatieren. Einzelne Zellen oder auch ganze Zeilen können farblich kennzeichnet werden, auch lassen sich beispielsweise Zahlen durch Text ersetzen.

Hauptsächlich wird die bedingte Formatierung für drei Bereiche angewendet:

  1. Visualisierung von Werten in einem Zellbereich: Zahlen werden dabei in einen relativen Bezug zueinander gestellt. Dadurch werden Werte, die beispielsweise negativ oder kleiner oder größer als die restlichen Zahlen sind, schnell erkannt.
  2. Kontrolle von Abweichungen innerhalb der Daten: Jede einzelne Zelle kann nach vorgegebenen Regeln und Bedingungen zum Beispiel auf bestimmte Schwellenwerte hin überprüft werden.
  3. Dopplungen erkennen: Auch doppelte oder eindeutige Werte lassen sich mit der bedingten Formatierung schnell ermitteln.

Zu diesem Zweck stehen in Excel diverse Formeln zur Verfügung. Je nach Ziel ändert sich auch die Formatierungs-Formel. Es lassen sich auch Zahlen als Text darstellen oder jeder Wert formatieren, für den eine bestimmte Formel gilt.

Als Beispiel haben wir hier einmal einige Funktionen ausgewählt, die mit einer bedingten Formatierung realisierbar sind.

Farbskala in Excel verwenden

Mit dem Kalkulationsprogramm Excel können im Microsoft Office 365 Home (beispielsweise unter Windows 11 Pro N) Zellen farblich gekennzeichnet werden. Dafür gibt es eine bestimmte Formel:

  • Einen Bereich in der Tabelle auswählen
  • Unter „Start“ auf „Bedingte Formatierung“ und „Neue Regel …“ klicken
  • Unter dem Regeltyp „Alle Zellen basierend auf Ihren Werten formatieren“ den Formatstil „2-Farben-Skala“ wählen
  • Es wird nun für Minimum „Niedrigster Wert“ und für Maximum „Höchster Wert“ gewählt.
  • Die vordefinierten Farben können nun entsprechend geändert werden.
  • Mit „OK“ bestätigen.

Balken und Symbolsätze: Daten grafisch darstellen

Eine übersichtliche Möglichkeit, die verschiedenen bedingten Werte in Excel darzustellen, sind Balken und Symbolsätze. Mit dieser bedingten Formatierung kann man die

  1. Balken: Unter „Bedingte Formatierung“ auf „Datenbalken“ klicken, um die Formatierung für eine ganze Zeile oder einzelne Zellen zu aktivieren. Jetzt können Vorlagen ausgewählt oder unter „Weitere Regeln“ mehr Optionen wie Farbfüllungen oder Rahmen individuell angepasst werden.
  2. Symbolsätze: Klicken Sie unter „Bedingte Formatierung“ auf den Unterpunkt „Symbolsätze“, um einen bestimmten Symbolsatz (auf eine ganze Zeile oder einzelne Zellen) anzuwenden

Übrigens: Excel gibt es auch im praktischen Microsoft 365 Family-Paket, als Microsoft 365 Business Premium oder Microsoft Office 2021 Home and Business.

Bestimmte Werte hervorheben

Excel bietet seinen Usern die Möglichkeit, bestimmte Zellen farbig hervorzuheben. So können etwa beispielsweise alle Zahlen unter dem vorgegebenen Wert „1.000“ farblich markiert werden.

Die Vorgehensweise:

  • In einem markierten Bereich der Tabelle unter „Bedingte Formatierung“ auf „Regeln zum Hervorheben der Zellen“ klicken.
  • Hier dann „Kleiner als“ wählen und den entsprechenden Wert eintragen. Zur Wahl stehen außerdem die Befehle „Größer als“ oder „Zwischen“, mit denen ebenfalls Werte oder ein Wertebereich angegeben werden können.
  • Mit dem Dropdown-Menü die Farbe auswählen, in der die entsprechenden Werte hervorgehoben werden sollen.
  • Mit „OK“ bestätigen.

Excel bedingte Formatierung kopieren

Sollen die Formatierungen einer Zelle auf eine andere übertragen werden, lässt sich die Excel bedingte Formatierung kopieren:

  • Auf die Zelle klicken, von der man die Excel bedingte Formatierung kopieren möchte.
  • Mit einem Rechtsklick die Option „Kopieren“ wählen oder die Tastenkombination Strg + C drücken.
  • Nun auf die erste Zelle des Zielbereichs klicken, in den die bedingte Formatierung kopiert werden soll.
  • Wiederum mit einem Rechtsklick die Option „Einfügen“ wählen.

Übrigens: Excel funktioniert am besten in Kombination mit dem neuesten Betriebssystem (aktuell Windows 11) wie zum Beispiel:

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