Microsoft Teams Anleitung - Wichtige Funktionen erklärt!

Die Digitalisierung ermöglicht vollkommen neue Geschäftsmodelle und revolutioniert gleichzeitig auch die Art, wie Mitarbeiter miteinander kommunizieren und kooperieren. Microsoft Teams bietet dabei als Bestandteil von Office 365 Unterstützung – und man kann auch externe Dienste einbinden. Online-Meetings, Gruppenchats und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten gehören zu den Standard-Funktionen, die besonders in Zeiten von Corona zahlreiche Vorteile für Arbeitgeber wie -nehmer bieten. Wie man mit Teams effizient zusammenarbeitet und welche Funktionen die Anwendung birgt, wird im Folgenden erklärt.

Gratis zur Corona-Zeit

Im kostenfreien Grundtarif ist Microsoft Teams theoretisch ohne weiteres nutzbar, während einige der essenziellen Funktionen dabei jedoch entweder nur zum Teil oder gar nicht enthalten sind. Micosoft bietet angesichts der aktuellen der Corona-Pandemie derzeit seine sonst kostenpflichtigen Teams-Pakete gratis an – bis 2021. Wer sich momentan bei Teams einloggt, bekommt automatisch eine kostenfreie Lizenz der sonst kostenpflichtigen Funktionen.

Die wichtigsten Funktionen

Office 365

Da in Microsoft Teams die Office 365-Apps direkt inkludiert sind, können die gewohnten Office-Dokumente in Echtzeit und gleichzeitig mit den Kollegen und Projektpartnern bearbeitet werden. Das gestaltet die Zusammenarbeit übersichtlicher. Mit einem der kostenpflichtigen Tarife stehen die Office-Suite als Desktop-Version zur Verfügung.

Integration von Business-Apps

Mehr als 250 Business-Apps kann man in Microsoft Teams einbinden. Dazu gehören zum Beispiel Trello oder Evernote, mit denen sich Projekte direkt planen oder gemeinsame Notizen anlegen lassen. Software zur Erstellung von Umfragen ist ebenfalls inklusive. Mithilfe von Apps kann man Teams um praktische Tools etwa zum Projektmanagement oder zur Kommunikation erweitern.

Telefonkonferenzen

Durch eine Weiterentwicklung von Skype bietet Teams inzwischen auch Audio- und Videochats an. Mit der Konferenz-Funktion können Meetings rein digital stattfinden. Dazu wählt man aus der Liste auf der linken Seite einen Kanal aus und klickt unten beim Chat-Textfeld auf das Kamera-Symbol klicken. Bei Bedarf kann dem Anruf oben ein kurzer Betreff hinzugefügt werden. Zum Starten des Meetings auf „Jetzt besprechen“ klicken. Sobald der Anruf läuft, bekommen die Teilnehmer aus dem Teams-Kanal eine Benachrichtigung und können entscheiden, ob sie an der Videokonferenz teilnehmen wollen.

Chat

Microsoft Teams hat standardmäßig eine eigene Chat-Funktion im Repertoire. Die Chats, an denen bis zu 50 Personen teilnehmen können, lassen sich zwecks besserer Übersichtlichkeit in Gruppen und Kategorien strukturieren.

Newsfeed

Um ganz einfach Informationen mit der Arbeitsgruppe teilen zu können, gibt es den Newsfeed. Dieser ist ganz ähnlich aufgebaut wie ein Social-Media-Feed und listet die aktuellen Neuigkeiten rund um die Arbeitsgruppe oder das Projekt chronologisch auf.

Personalisierung

Textgröße, -abstand oder -format sowie Hintergründe und Gesichtsfilter kann in Teams individuell und je nach Vorliebe anpassen bzw. hinzufügen. Bei Bedarf können Texte auch vorgelesen und Videos mit Live-Untertiteln versehen werden. Des Weiteren kann man mit Bots und Tools Teams noch weiter personalisieren und anpassen.

Cloud-Speicher

Hochgeladene Dateien teilt Teams über eine Cloud. In der Basis-Version verfügt die Cloud über zehn GB Speicherplatz, während die kostenpflichtigen Versionen mehr als ein TB Speicherplatz plus weitere zehn GB Speicher pro gekaufter Lizenz zur Verfügung stellt.

Team erstellen

Unten links auf „Team beitreten oder erstellen“ gehen und „Team erstellen“ wählen – „Team völlig neu erstellen“ oder ein „Team aus einer bestehenden Office 365-Gruppe bzw. eines Teams“ erstellen.
Nach dem Festlegen der Teamart den Teamnamen und die Beschreibung eingeben, dann über „Erstellen“ das Team generieren.

Kanäle und Mitglieder hinzufügen

Im Reiter „Mitglieder“ auf „Mitglied hinzufügen“ klicken, dann die Mailadresse eingeben und festlegen, ob die Person als Mitglied oder Gast agieren darf. Im Anschluss auf „Hinzufügen“ klicken.
Um eine Person zu Microsoft Teams einzuladen, unten links auf „Personen einladen“ klicken.
Methode wählen, mit der man die Person erreichen möchte. In den Reiter „Kanäle“ wechseln und dort auf „Kanal hinzufügen“.
„Kanalname“ und „Beschreibung“ eintragen und bestimmen, ob es sich um einen Standard-Kanal oder einen Privat-Kanal handeln soll. Im Anschluss auf „Hinzufügen“ gehen.

Team verlassen oder Team löschen

Auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Teamnamen klicken und auf „Team verlassen“ gehen. Abschließend mit „Team verlassen“ bestätigen.
Als alleiniger Besitzer des Teams, kann man dieses lediglich löschen. Dazu wieder über das Drei-Punkte-Symbol auf „Team löschen“. Im anschließenden Dialog-Fenster bestätigen, dass alles gelöscht wird und auf „Löschen“ klicken.